Definizione di database
In SunSystems un database rappresenta un'entità operativa. Per la contabilità di una piccola azienda è probabilmente sufficiente un database, ma una multinazionale necessita di un database apposito per ogni singola consociata o unità operativa. Più database possono essere gestiti all'interno di un unico database fisico.
La decisione di impiegare database differenti per un'azienda che abbia, ad esempio, quattro uffici in località diverse può non essere immediata. Alcuni dei fattori da considerare sono:
- se in base alle normative di legge gli uffici devono presentare documenti contabili e fiscali separati
- se ciascun ufficio gestisce i propri conti clienti, fornitori e terzi
- se tutti gli uffici utilizzano la stessa valuta base e la stessa valuta report (ove necessaria)
- se tutti gli uffici utilizzano la stessa valuta 4
Poiché per ogni database occorre operare alcune importanti scelte di elaborazione dei dati, anche questo fatto può costituire un elemento di decisione nella scelta fra uno o più database.
Le scelte operative più rilevanti sono connesse alle modalità di utilizzo delle funzionalità multivaluta. Per ogni conto, è possibile inserire nelle registrazioni fino a quattro valori valutari. La configurazione del database determina le regole che disciplinano l'utilizzo di tali valori, ovvero:
- identificazione della valuta base e impostazione delle regole di inserimento e quadratura per tale valuta
- identificazione della valuta pivot, che determina i tassi e le modalità di conversione delle valute
- definizione delle regole di inserimento e quadratura per i valori della valuta registrazione
- definizione delle modalità di utilizzo della terza valuta disponibile (può trattarsi della seconda valuta base o della valuta report) e delle relative regole di inserimento e quadratura
- definizione delle regole di inserimento e quadratura per i valori della valuta 4 (che può essere fissa e impiegata come ulteriore valuta report o impostata come valuta variabile, ad esempio come valuta bancaria)
- definizione delle regole di inserimento per il valore conto d'ordine disponibile nelle registrazioni
Altre scelte operative includono:
- definizione del formato di inserimento della data
- definizione del numero massimo di periodi contabili
- definizione del formato numerico, ad esempio il separatore decimale