Assegnazione e controllo dei numeri di registrazione contabile

In SunSystems viene assegnato un numero univoco a ogni registrazione contabilizzata nell'archivio contabile di Dati finanziari. La funzione di contabilizzazione di SunSystems attribuisce alla registrazione il primo numero disponibile prima della contabilizzazione. Il numero viene riportato in tutte le righe della registrazione.

Identificazione dei numeri di registrazione contabile

Il Report revisione contabilizzazioni (REPJNA) elenca i numeri assegnati indipendentemente dallo stato della contabilizzazione. Le funzioni Report registrazioni contabili e Consultazione registrazione contabile consentono rispettivamente di stampare e di visualizzare le registrazioni in base al numero.

Modalità di assegnazione dei numeri

All'avvio di un processo di contabilizzazione tramite una funzione di SunSystems, viene individuato e riservato per la registrazione il primo numero disponibile. Tutti i numeri assegnati sono riportati e controllati nella tabella Revisione contabilizzazioni.

All'assegnazione di un numero da parte di una funzione di contabilizzazione, in questa tabella vengono aggiunti tutti i dettagli del processo di contabilizzazione, ovvero:

  • Tipo di registrazione contabile
  • Descrizione
  • Data e ora di assegnazione del numero
  • ID dell'operatore responsabile della registrazione
  • Indicatore di contabilizzazione provvisoria
  • Stato corrente

Dopo la contabilizzazione, al numero di registrazione viene assegnato lo stato Contabilizzato.

Se la contabilizzazione non viene eseguita, al numero verrà assegnato uno stato corrispondente al motivo della mancata contabilizzazione, ad esempio l'esito negativo della convalida finale o il verificarsi di errori di hardware o di software. In questo caso, il numero resta associato alla registrazione iniziale, anche se questa non viene contabilizzata, determinando di conseguenza un'interruzione nella sequenza della numerazione delle registrazioni contabilizzate. Per questo motivo i numeri di registrazione presenti nell'archivio contabile possono non essere consecutivi. I numeri 'mancanti' possono essere individuati nella tabella Revisione contabilizzazioni.

Nota: Se si desidera che i numeri delle registrazioni contabili siano sempre consecutivi, è possibile configurare SunSystems in modo che utilizzi i numeri delle registrazioni non contabilizzate. A tal fine, scegliere Sì per l'opzione Usa numeri registrazioni contabili omessi nella scheda Opzioni di Impostazione archivio contabile (LES).

Codici di stato della tabella di revisione delle contabilizzazioni

Per indicare lo stato delle registrazioni contabili è possibile assegnare a un numero i codici di stato seguenti:

Stato Valore Significato o esempio
0 Registrazione contabile incompleta La contabilizzazione è ancora in corso
1 Registrazione contabilizzata correttamente Il processo di contabilizzazione è stato completato
2 Errore budget La registrazione è stata respinta durante il controllo della spesa o degli impegni di acquisto
3 Errore dati La registrazione è stata respinta a causa di dati non validi (ad esempio, è stato omesso il codice del conto)
4 Errore database La registrazione è stata respinta a causa di un errore di database o di un file danneggiato
5 Contabilizzazione imposta - tutto respinto La registrazione non è stata contabilizzata da Importazione archivio contabile perché tutte le righe sono state respinte
9 Non completata (altro) La registrazione non è stata contabilizzata a causa di un altro errore