Definizione delle registrazioni contabili
Per la contabilizzazione delle registrazioni di tipo contabile nei conti del modulo Dati finanziari sono disponibili diverse opzioni di registrazione. La forma più semplice consiste nella creazione di una registrazione singola, che consente l'annotazione di un importo a debito o a credito in un conto in corrispondenza di un determinato periodo contabile.
Le registrazioni contabili sono utilizzate per l'annotazione di transazioni diverse: fatture di vendita e di acquisto, entrate di cassa, pagamenti in contanti, spese, movimenti relativi ad attività e passività, ammortamenti e altre ancora.
Ogni registrazione contabile può contenere numerosi campi di dati predefiniti e diversi campi descrittivi e di data definiti dall'utente. Vedere “Impostazione di campi aggiuntivi”.
Registrazioni in partita doppia
Il modulo Dati finanziari di SunSystems garantisce la quadratura costante dell'archivio contabile imponendo il pareggio delle registrazioni prima della contabilizzazione. Per il pareggio è necessario che il totale degli importi in Dare di un periodo contabile sia equivalente al totale degli importi in Avere delle registrazioni contabilizzate per quel periodo.
Di conseguenza, ciascuna registrazione contabile dovrà prevedere almeno due righe.
Nelle installazioni multivaluta è possibile specificare fino a quattro valori valutari per ciascuna registrazione: valuta base, valuta registrazione, seconda valuta base/valuta report e valuta 4. È possibile attribuire alle registrazioni anche valori di tipo conto d’ordine.
Se i valori della valuta base non sono in pareggio, il sistema impedisce di eseguire la contabilizzazione. Le regole di contabilizzazione impostate per il database determinano quale altro valore valutario deve essere in pareggio. SunSystems può imporre la quadratura di una registrazione mediante la contabilizzazione automatica di un importo di quadratura in un conto selezionato. Vedere “Quadratura delle registrazioni contabili”.