Controlli di convalida per le registrazioni dell’archivio contabile

Controlli per l'integrità dei dati e dell'archivio contabile

Si tratta di controlli generici eseguiti per tutte le registrazioni dell'archivio contabile:

• Controlli dati standard: il sistema ricerca i valori rilevanti in tutti i campi. Per i campi relativi alla data e al valore viene verificata la corrispondenza del formato stabilito in Impostazione database.
• Regole di contabilizzazione: è possibile inserire fino a quattro valori per ogni registrazione. Tali regole stabiliscono i valori obbligatori, quelli facoltativi, quelli da includere nel calcolo e così via. Le regole predefinite per ciascun database possono essere modificate in base al tipo di registrazione contabile.
• Controlli di quadratura: la valuta base e il periodo di ogni registrazione deve essere in pareggio. È possibile scegliere di quadrare le registrazioni anche in altre valute (ad esempio, la valuta registrazione) o in base ad altri campi (ad esempio, il riferimento registrazione).
• Controlli data e periodo: tutte le registrazioni devono avere periodi e date contabili validi. È possibile stabilire e modificare i periodi permessi.
• Controlli valuta: è possibile impostare i valori valutari obbligatori e facoltativi, i tassi di conversione da applicare, i controlli per la tolleranza alle variazioni di cambio e così via.

Controlli di analisi e contabili definiti dall'utente

In aggiunta ai controlli standard, il sistema permette di applicare regole di convalida aggiuntive mediante le funzionalità standard del modulo Dati finanziari:

• Controlli conto: le registrazioni contabili predefinite consentono di controllare il tipo di conto riportato sulla registrazione (ad esempio, per controllare che una fattura sia contabilizzata esclusivamente nei conti di tipo cliente, fornitore o terzi).
• Controlli analisi: è possibile determinare i tipi e i codici di analisi da assegnare a determinati conti e/o tipi di registrazione contabile.
• Controlli budget: per amministrare e monitorare le spese, è possibile definire controlli flessibili per il budget e gli impegni.

Verifica delle regole attività complesse

La funzionalità Gestione elaborazione di SunSystems consente di applicare alle registrazioni dell’archivio contabile regole di convalida più complesse. È possibile utilizzare tabelle specifiche per definire i rapporti tra i campi dati e i valori validi in base a una combinazione di fattori (per stabilire, ad esempio, le circostanze in cui un codice di analisi è necessario per un conto).