Modalità di esecuzione della riconciliazione automatica

Abbinamento secondo criteri diversi dall'importo

Nel caso in cui i criteri di abbinamento definiti in Profilo riconciliazione o in un gruppo di regole non comprendano l'importo della registrazione e l'opzione Consolidamento importi non sia attiva, il sistema eseguirà l'operazione esclusivamente sulla base delle informazioni disponibili. L'importo delle singole registrazioni verrà ignorato. Di conseguenza, tale metodo abbina le registrazioni nei modi seguenti:

• Una a una: abbinamento di una registrazione di ciascun gruppo (conto di riconciliazione).
• Da una a molte: abbinamento di una registrazione di un gruppo a molte registrazioni di un altro gruppo.
• Da molte a molte: abbinamento di più registrazioni di un gruppo a più registrazioni di un altro gruppo.

Con questo metodo il totale delle registrazioni riconciliate di ciascun gruppo risulterà raramente in pareggio e potrebbe essere necessario eseguire manualmente delle modifiche prima della contabilizzazione.

Abbinamento secondo l'importo e altri criteri

Nel caso in cui i criteri di abbinamento definiti in Profilo riconciliazione o in un gruppo di regole comprendano un campo relativo all'importo, il sistema abbinerà le registrazioni una a una solo nei casi in cui l'importo di ciascuna risulti in pareggio prima della riconciliazione.

Per utilizzare tale metodo di abbinamento, è necessario che l'opzione Consolidamento importi non sia attiva.

Nel profilo di riconciliazione è possibile impostare un importo o una percentuale di tolleranza. In tal modo, sarà possibile eseguire la riconciliazione di due registrazioni se i rispettivi importi rientrano nella tolleranza stabilita. Se la tolleranza è rispettata, la registrazione maggiore verrà divisa in due. Una parte conterrà l'importo esatto necessario per eseguire l'abbinamento e verrà riconciliata automaticamente. L'altra parte, con l'importo minore, non sarà riconciliata.

Tale metodo comporta la riconciliazione di solo due registrazioni, una per ogni gruppo.

Abbinamento consolidato secondo l'importo e altri criteri

Questo metodo permette di abbinare più registrazioni appartenenti alla stessa riconciliazione, a condizione che rientrino nei criteri di selezione e i totali risultino in pareggio. Ad esempio, una registrazione di pagamento del conto di riconciliazione potrà essere abbinata a più fatture di importi minori.

Per utilizzare tale metodo di abbinamento, è necessario che l'opzione Consolidamento importi sia attiva.

I criteri di selezione dovranno comprendere almeno un campo di abbinamento e nessun campo relativo all’importo, che verrà incluso automaticamente. Mediante i criteri di abbinamento sarà possibile identificare le registrazioni abbinabili di ogni sezione della maschera. I valori delle registrazioni di ogni gruppo verranno in seguito consolidati e il totale di ciascun gruppo verrà utilizzato per eseguire la riconciliazione automatica. Il sistema eseguirà la riconciliazione del totale minore.

Il sistema inizierà il processo della riconciliazione automatica dalla registrazione con la data meno recente. Verranno riconciliate tutte le registrazioni di ciascun gruppo fino al raggiungimento dell'importo del totale minore. Eventuali registrazioni parzialmente riconciliate appartenenti al gruppo di valore maggiore verranno separate per permettere una riconciliazione esatta, mentre l'importo rimanente non verrà elaborato.

Esempio:

Criteri di abbinamento: Reparto (Analisi archivio contabile 1)

Prima della riconciliazione automatica

Gruppo registrazioni 1 (Parte superiore della maschera)

Gruppo registrazioni 2 (Parte inferiore della maschera)

Dopo la riconciliazione automatica

Gruppo registrazioni 1

Gruppo registrazioni 2