Verifica delle registrazioni rispetto a un budget

Nota: Il controllo del budget e la contabilizzazione non sono correlati. Le due funzionalità sono impostate e operano separatamente l'una dall'altra. Questo argomento riguarda la funzionalità di controllo del budget e non quella di contabilizzazione. Gli importi di controllo del budget relativi agli impegni di spesa e alle spese effettive sono indipendenti dalle contabilizzazioni nell'archivio degli impegni o nell'archivio reale. Sebbene sia possibile configurare il sistema in modo che le due funzionalità vengano eseguite contemporaneamente e utilizzino gli stessi valori, è importante tenere presente questa distinzione.

Casi in cui viene effettuato il controllo del budget

Il controllo del budget è applicato alle registrazioni contabili se in Controllo budget (BCS) sono previsti controlli per determinate combinazioni di conto e codici di analisi. Inoltre, se in Impostazione processo di acquisto (PBS) è selezionata l’opzione Controllo spesa in eccesso o Controllo impegno in eccesso, per tali combinazioni vengono anche controllate, rispettivamente, le fatture di acquisto e gli ordini di acquisto. Quindi, all'inserimento delle registrazioni effettive, il controllo del budget convalida ciascuna registrazione per garantire il rispetto dei limiti di budget stabiliti.

La prima fase del controllo del budget consiste nella ricerca della definizione budget relativa al conto associato alla registrazione, ovvero il codice conto contenuto nella registrazione dell'archivio o nella riga dell'ordine o della fattura di acquisto. Il sistema verifica se il codice rientra in uno degli intervalli di conti per i quali è previsto un controllo del budget.

Se per un conto non è previsto il controllo del budget, la registrazione viene accettata senza essere sottoposta a verifiche.

In caso contrario, attraverso la definizione del controllo del budget il sistema risalirà al conto e agli eventuali codici di analisi contenenti il budget allocato al conto.

Budget disponibile

Gli importi del budget sono dati da combinazioni uniche dei seguenti elementi:

Codice conto
Periodo
Codice analisi 1 (facoltativo, dipende da Impostazione controllo budget)
Codice analisi 2 (facoltativo, dipende da Impostazione controllo budget)
Codice analisi 3 (facoltativo, dipende da Impostazione controllo budget)
Codice analisi 4 (facoltativo, dipende da Impostazione controllo budget)
Codice analisi 5 (facoltativo, dipende da Impostazione controllo budget)

La funzionalità calcola il budget residuo per la combinazione di conto, codice di analisi e periodo e verifica che i fondi disponibili siano sufficienti a coprire la registrazione. Per ciascuna combinazione, il budget disponibile viene calcolato nel modo seguente:

Budget disponibile = budget - impegni di spesa - spesa effettiva

Tutti gli importi del budget devono essere mantenuti nella valuta base.

Tipi di registrazioni controllate

Il controllo del budget viene effettuato al momento dell'inserimento nel sistema di ogni registrazione, per verificare che questa non ecceda il budget disponibile per la combinazione di conto e codici di analisi. Le registrazioni controllate sono ordini e fatture di acquisto e determinate registrazioni contabili, ad esempio quelle eseguite in Registrazioni archivio contabile e Importazione archivio contabile.

Per gli ordini o le fatture di acquisto, il controllo può essere effettuato riga per riga o per l'intera registrazione, a seconda della scelta operata in Tipi acquisto (PTS) o Impostazione processo di acquisto (PBS).

Modalità di controllo

All'inserimento di una registrazione, viene prima consumato il budget del periodo corrente, ovvero il periodo di acquisto per gli ordini e le fatture e il periodo fiscale per le registrazioni contabili.

Il controllo fa riferimento innanzitutto al budget di questo periodo. Se il budget disponibile in tale periodo è insufficiente, vengono controllati gli altri periodi nell'ordine previsto dalla modalità di controllo scelta. Tale metodo è definito mediante un codice di analisi o in Controllo budget (BCS).

Le seguenti tabelle riportano diversi esempi di utilizzo del budget e l'ordine in cui viene consumato.

Si presume che il periodo corrente sia 03/2012 e che venga inserita una registrazione di 100 EUR.

						Budget consumato
Conto	Periodo	Budget	Impegni di spesa	Spesa	Budget disponibile	Periodo corrente
A	01/2012	100 EUR	20 EUR	30 EUR	50 EUR
A	02/2012	100 EUR	30 EUR	40 EUR	30 EUR
A	03/2012 (periodo corrente)	100 EUR	20 EUR	30 EUR	50 EUR	50 EUR mancanti
A	04/2012	100 EUR	10 EUR	30 EUR	60 EUR
A	05/2012	100 EUR	40 EUR	30 EUR	30 EUR

Si presume che il periodo corrente sia 03/2012 e che venga inserita una registrazione di 150 EUR.

						Budget consumato
Conto	Periodo	Budget	Impegni di spesa	Spesa	Budget disponibile	Precedenti e futuri - precedenti prima
A	01/2012	100 EUR	20 EUR	30 EUR	50 EUR	50 EUR del terzo
A	02/2012	100 EUR	30 EUR	40 EUR	30 EUR	30 EUR del secondo
A	03/2012 (periodo corrente)	100 EUR	20 EUR	30 EUR	50 EUR	50 EUR del primo
A	04/2012	100 EUR	10 EUR	30 EUR	60 EUR	20 EUR del quarto
A	05/2012	100 EUR	40 EUR	30 EUR	30 EUR

In Controllo budget (BCS) è possibile specificare se utilizzare il budget di un solo anno o di più anni. Nel primo caso vengono controllati soltanto i periodi dell'anno corrente, mentre nel secondo vengono controllati i periodi di tutti gli anni.

Tolleranze

Se l'importo della registrazione eccede il budget disponibile, il sistema tiene conto dell'importo o della percentuale di tolleranza stabiliti in Impostazione archivio contabile (LES) o Impostazione processo di acquisto (PBS). Se il disavanzo è compreso nei limiti di tolleranza consentiti, la registrazione è autorizzata e viene visualizzato un messaggio di avviso.

In Autorizzazioni varie di Gestione utenti o Console di protezione è possibile consentire agli utenti di ignorare il messaggio di avviso e contabilizzare le registrazioni anche in caso di budget insufficiente.

Esito negativo del controllo

Le registrazioni che non superano il controllo del budget sono trattenute e determinano la visualizzazione di un messaggio. Per ottenere il rilascio della registrazione sono disponibili i seguenti metodi:

Ridurre il valore della registrazione in modo che rientri nel budget disponibile.
Attribuire all’utente una maggiore tolleranza per l’elaborazione della registrazione.
Aumentare l'importo del budget destinato alla combinazione di conto, codice di analisi e periodo. Ciò può essere ottenuto mediante la riallocazione dei budget.
Utilizzare una diversa combinazione di conto, codice di analisi e periodo a seconda della modalità di controllo.

Se nessuno di questi metodi è utile al rilascio della registrazione, questa non può essere elaborata e deve essere annullata.

Ordini e fatture di acquisto

Un ordine di acquisto aggiorna l'importo degli impegni di spesa. Quando una fattura è abbinata a un ordine di acquisto e supera il controllo del budget, vengono effettuate le seguenti operazioni:

Viene ridotto l'importo dell'impegno di spesa per i periodi dei quali è stato consumato il budget.
Viene aumentato l'importo della spesa effettiva per i periodi dei quali è stato consumato il budget.

Un ordine di acquisto riserva il budget di uno o più periodi specifici. Quando la fattura corrispondente viene elaborata, l'importo viene trasformato da riservato a effettivo per quel periodo, a prescindere dal periodo di elaborazione della fattura.

Ad esempio, un ordine di acquisto riserva il valore del budget relativo ai periodi 03/2006 e 04/2006. L'importo riservato viene ascritto ai periodi 03/2006 e 04/2006. Nel periodo 06/2006 viene ricevuta la fattura corrispondente all'ordine e abbinata a questo. L'importo riservato viene dedotto dai periodi 03/2006 e 04/2006 e sostituito da una spesa effettiva di pari valore per questi periodi, non per il periodo 06/2006.

Ricerca del controllo del budget per un conto

La definizione di controllo budget identifica il conto contenente il budget assegnato al conto di una registrazione. Il sistema ricerca la definizione più adeguata per il conto in base alla procedura seguente.

Inizialmente, ricerca una definizione destinata unicamente al conto indicato nella registrazione. In assenza di questa, ricerca una definizione assegnata all'intervallo di conti nel quale è compreso il conto della registrazione.

Ciò consente di escludere determinati conti dal budget totale allocato a un gruppo di conti. Ad esempio, nel caso di un budget totale stanziato per i servizi pubblicitari e prevalentemente destinato alla pubblicità televisiva, è possibile impostare controlli del budget specifici per il conto della pubblicità televisiva e attribuire il budget allocato solo a quel conto, prevedendo un secondo controllo del budget per gli altri conti pubblicitari. È possibile che l'intervallo di conti definiti nel secondo controllo del budget faccia riferimento al conto della pubblicità televisiva, ma ai fini del controllo ciò non rappresenta un problema. Durante l'inserimento delle registrazioni del conto per la TV, il controllo farà riferimento ai criteri definiti per il conto della pubblicità televisiva. Durante l'inserimento delle registrazioni relative agli altri conti pubblicitari, non rilevando parametri specifici ad essi relativi, il sistema utilizzerà le impostazioni stabilite per l'intervallo dei conti pubblicitari.

Se si assegna una definizione di controllo budget a una combinazione di conti e codici di analisi per la quale non è previsto un budget, il sistema crea un budget pari a zero. Ciò implica che ogni registrazione contabilizzata con quella combinazione di conti e codici di analisi verrà considerata come eccedente il budget.

Se si sceglie l'opzione Controllo budget combinato in Codici analisi (ANC), le registrazioni verranno contabilizzate in corrispondenza del budget più specifico disponibile. Se questo viene superato, ne verrà utilizzato uno più generale, se disponibile.

Nota: Se una registrazione viene stornata da un'altra, lo storno verrà riportato nel budget meno specifico disponibile. È quindi possibile che lo storno di una registrazione non produca l'effetto contrario a quello della registrazione originale sui valori del budget. Per ottenere la rettifica del budget originariamente interessato, è necessario modificare gli ordini nel modulo degli acquisti e le registrazioni provvisorie nel modulo Dati finanziari.