Definizione del controllo degli impegni

Gestione degli impegni

La gestione degli impegni consente di disporre di informazioni aggiornate in tempo reale riguardo ai flussi di cassa in entrata e in uscita. Registrando gli ordini di acquisto emessi come impegni attribuiti a un budget, è possibile controllare le spese effettivamente sostenute e le eventuali spese accettate ma non ancora sostenute.

Questo metodo per il controllo della spesa risulta più rigido, perché il budget disponibile per un conto viene ridotto al momento dell'emissione di un ordine di acquisto invece che al momento della spesa effettiva al ricevimento della fattura.

La gestione degli impegni si articola in due fasi:

• Controllo degli impegni in eccesso: controllo specifico effettuato soltanto per gli ordini di acquisto, che può essere attivato o disattivato. All'inserimento di un ordine di acquisto il sistema controlla se il budget disponibile è sufficiente.
• Registrazione degli impegni di spesa rispetto al budget: viene riservata una parte del budget corrispondente all'importo dell'ordine di acquisto autorizzato. Tale importo può quindi essere utilizzato come parte del controllo della spesa nelle registrazioni contabili e nelle fatture di acquisto nonché nel controllo degli impegni.

Registrazione degli impegni di spesa rispetto a un budget

I budget di SunSystems sono costituiti da tre parti:

• Importo del budget: il budget concesso per una definizione di controllo del budget (combinazione di conto e codice di analisi).
• Spesa effettiva: la spesa effettiva rispetto al budget. Questo valore viene ricavato dalle registrazioni contabili o dalle registrazioni delle fatture di acquisto nel modulo Evasione ordini di SunSystems.
• Impegni di spesa: l'ammontare delle spese autorizzate derivanti dagli ordini di acquisto, che viene riservato nell'ambito del budget disponibile.

Quando si inserisce un ordine di acquisto in Evasione ordini e il controllo del budget è attivato, il sistema aggiorna l'impegno di spesa del budget. La combinazione di conto e codici di analisi da aggiornare corrisponde al conto e ai codici di analisi contenuti nella riga dell'ordine di acquisto.

Una riga di ordine di acquisto può contenere diversi valori (quantità, prezzo unitario, valore netto, valore lordo, imposte), che sono gestiti come etichette valore. L'etichetta valore specifica da utilizzare per l'aggiornamento dell'importo di spesa deve essere definita nella maschera Impostazioni valori definizioni tipo acquisto con l'indicatore Valore budget impegni. Tutti i valori di budget devono essere mantenuti nella valuta base.

Un ordine di acquisto può consistere di due fasi, l'inserimento e la conferma. La fase in cui viene aggiornato il budget deve essere specificata in Impostazione processo di acquisto (PBS) mediante l'indicatore Fase impegno.

Utilizzo dell'impegno di spesa

All'inserimento di una registrazione contabile, di una fattura di acquisto o di un ordine di acquisto, il sistema può effettuare un controllo del budget per determinare i fondi disponibili. Quando si applica il controllo degli impegni, il budget disponibile viene calcolato nel modo seguente:

• Se il valore di una registrazione eccede il budget disponibile, la registrazione non supera il controllo e viene trattenuta.

  Per impedire il controllo dell'impegno di spesa all'inserimento delle registrazioni contabili, deselezionare la casella Includi impegno in Controllo budget (BCS).

Controllo dell'impegno in eccesso negli ordini di acquisto di Evasione ordini

Il controllo degli impegni è una funzionalità aggiuntiva utilizzata nell'inserimento degli ordini di acquisto, che viene attivata in Impostazione processo di acquisto (PBS) tramite la casella Controllo impegno in eccesso. All'inserimento di un ordine di acquisto, il sistema controlla se il budget disponibile è sufficiente applicando la formula riportata sopra. Se il budget disponibile è sufficiente l'ordine può procedere, altrimenti viene trattenuto ed è visualizzato un avviso.

È possibile applicare delle opzioni alternative durante il controllo degli impegni. In Impostazione processo di acquisto (PBS) può essere impostato un valore o una percentuale di tolleranza che, se necessario, possono essere sostituiti dalle tolleranze definite in Gestione utenti o Console di protezione per il gruppo di operatori. Se il budget disponibile è insufficiente, il sistema applica le tolleranze. Se i valori rientrano nei limiti di tolleranza, viene visualizzato un avviso ma è possibile procedere, altrimenti viene visualizzato un avviso e l'ordine è trattenuto.

Se si utilizza il controllo degli impegni, quando si abbina una fattura di acquisto a un ordine di acquisto, l'impegno di spesa è diminuito e la spesa effettiva è incrementata dello stesso importo per quella combinazione di conto e codici di analisi. In altri termini, l'impegno di spesa è convertito in spesa effettiva.