Definizione del controllo della spesa
I budget di SunSystems sono costituiti da tre parti:
- Importo del budget: il budget concesso per una definizione di controllo del budget (combinazione di conto e codice di analisi).
- Spesa effettiva: la spesa effettiva rispetto al budget. Questo valore viene ricavato direttamente dalle registrazioni contabili o dalle registrazioni delle fatture di acquisto nel modulo Evasione ordini di SunSystems.
- Impegni di spesa: l'ammontare delle spese autorizzate derivanti dagli ordini di acquisto, che viene riservato nell'ambito del budget disponibile.
Il controllo della spesa rapporta la spesa effettiva di una combinazione di conto/codici di analisi a un budget prestabilito. Il controllo della spesa è utilizzato nel modulo Dati finanziari e può essere applicato ai conti selezionati se in Controllo budget (BCS) è stato definito un record per ogni combinazione di conto/codici di analisi. Può inoltre essere impiegato in Evasioni ordini durante l'inserimento di fatture di acquisto, se così è previsto in Impostazione processo di acquisto (PBS).
La funzionalità verifica le registrazioni contabili inserite nel modulo Dati finanziari per i conti specificati, sia quelle inserite mediante Registrazioni archivio contabile (LEN) o Importazione archivio contabile (LIM) sia quelle generate automaticamente da altre funzioni di Dati finanziari. Se si utilizza il modulo Evasione ordini di SunSystems per gli acquisti, è possibile anche verificare i valori delle righe delle fatture al momento dell'inserimento.
All'inserimento di registrazioni in un conto sottoposto al controllo della spesa, viene eseguito un confronto tra il totale della spesa effettiva del conto e il budget allocato. Se la registrazione eccede il budget viene visualizzato un messaggio di avviso, che può essere ignorato a seconda delle impostazioni di tolleranza del gruppo di utenti o globali.
Quando si applica il controllo della spesa, il budget disponibile per un conto viene calcolato nel modo seguente:
- Budget disponibile = budget - spesa effettiva - impegno di spesa
Calcolo del budget e degli importi reali
L'importo della spesa effettiva è costituito dalla somma delle registrazioni contabilizzate in un conto in un determinato periodo.
Il calcolo dell'importo del budget per il conto rappresenta un'operazione più complessa, regolata dalla definizione di controllo del budget prevista per il conto. Il budget può essere impostato a livelli diversi per un conto e può essere costituito da una combinazione di conti di tipo budget. L'importo del budget è determinato anche dalla modalità di controllo budget impostata, che identifica i periodi contabili utilizzati per calcolare l'importo del budget.
Aggiornamento del budget nelle fatture di acquisto di Evasione ordini
Se è previsto il controllo del budget, all'inserimento di una fattura di acquisto in Evasione ordini, l'importo della spesa del budget viene aggiornato esattamente come se si trattasse di una registrazione contabile. In altri termini, all'inserimento di una fattura viene incrementato l'importo della spesa effettiva. Il conto da utilizzare è il conto inserito nella riga della fattura di acquisto. L'analisi da utilizzare è l'analisi della riga della fattura di acquisto.
Una riga di fattura di acquisto può contenere diversi valori (quantità, prezzo unitario, valore netto, valore lordo, imposte), che sono gestiti come etichette di valore. L'etichetta di valore specifica da utilizzare per l'aggiornamento dell'importo di spesa deve essere definita nella maschera Impostazione valori definizioni tipo acquisto con l'indicatore Valore budget spesa. Tutti i valori di budget devono essere mantenuti nella valuta base.
Per una fattura di acquisto possono essere previste diverse fasi: inserimento, abbinamento (a un ordine di acquisto) e conferma. La fase in cui viene aggiornato il budget deve essere specificata in Impostazione processo di acquisto (PBS) mediante l'indicatore Fase spesa. Questa impostazione si applica a tutte le fatture ma, se necessario, può essere sostituita per determinati tipi di acquisto in Tipi acquisto (PTS).
Controllo della spesa in eccesso nelle fatture di acquisto di Evasione ordini
Il controllo della spesa in eccesso è una funzionalità aggiuntiva utilizzata nell'inserimento delle fatture di acquisto. Viene attivata in Impostazione processo di acquisto (PBS) ed equivale al controllo della spesa in eccesso per le registrazioni di Dati finanziari. All'inserimento di una fattura, viene controllato il budget disponibile mediante la formula riportata sopra. Se il budget disponibile è sufficiente la fattura può procedere, altrimenti viene trattenuta ed è visualizzato un avviso.
È possibile applicare delle opzioni alternative durante il controllo della spesa in eccesso. In Impostazione processo di acquisto (PBS) può essere impostato un valore o una percentuale di tolleranza che, se necessario, possono essere sostituiti dalle tolleranze definite in Gestione utenti o Console di protezione per il gruppo di operatori. Se il budget disponibile è insufficiente, il sistema applica le tolleranze. Se i valori rientrano nei limiti di tolleranza, viene visualizzato un avviso ma è possibile procedere, altrimenti viene visualizzato un avviso e la fattura è trattenuta.
Se si utilizza il controllo degli impegni, quando si abbina una fattura di acquisto a un ordine di acquisto, l'impegno di spesa è diminuito e la spesa effettiva è incrementata dello stesso importo per quella combinazione di conto e codici di analisi. In altri termini, l'impegno di spesa è convertito in spesa effettiva.