Definizione di controllo del budget
Un controllo budget specifica le regole per il controllo del budget di uno o più conti e identifica il budget ad essi assegnato.
Durante l'inserimento di una registrazione dell'archivio contabile, di una fattura di acquisto o di un ordine di acquisto, le funzionalità di controllo della spesa e degli impegni verificano che siano disponibili i fondi necessari a coprire l'importo della registrazione. Il sistema ricerca tutte le impostazioni di controllo del budget per determinare:
- La collocazione del conto budget
- L'eventuale controllo degli impegni
I valori relativi al budget sono contenuti in un archivio contabile budget separato per un database. In genere, i valori di budget sono registrati nell'archivio B, mentre le spese effettive sono registrate nell'archivio A.
Tali valori budget possono essere applicati a livelli diversi, a seconda dei controlli finanziari aziendali. Un budget può essere assegnato a:
- Conti individuali
- Intervalli di conti
- Codici di analisi all'interno di un conto o di un intervallo di conti
Un controllo del budget collega un conto dell'archivio contabile reale al conto corrispondente dell'archivio budget. È possibile collegare più conti reali al medesimo conto budget e anche identificare più codici di analisi, se il budget è gestito a livello di codici di analisi.
I controlli sono impostati mediante Controllo budget (BCS).
Un conto può essere controllato rispetto a più budget allocati a livello di codice di analisi e di conto. Ad esempio, un budget di marketing può essere allocato tra più reparti a livello di codice analisi, ma in caso di esaurimento del budget per un reparto, è possibile utilizzare i fondi allocati a livello di conto.