Livelli per l'impostazione del budget
Controllo budget (BCS) consente di definire le regole per il controllo del budget dei conti per i quali sono previsti stanziamenti di fondi. È possibile definire un controllo per collegare i conti reali e quelli relativi al budget.
Per stabilire questi controlli è possibile procedere nei modi seguenti:
- A livello di conto, collegando un conto reale a un conto budget (ad esempio, per rapportare il conto relativo ai costi di manutenzione di un edificio al budget ad esso allocato)
- A livello di riepilogo, collegando più conti reali a un conto budget (ad esempio, per rapportare diversi conti pubblicitari al budget pubblicitario allocato)
- A livello di conto/codice di analisi, collegando uno o più conti reali a un conto di tipo budget i cui valori sono ripartiti in base a codici di analisi
È inoltre possibile stabilire se includere nel controllo della spesa anche l'impegno di spesa totale.
Controllo dei budget a livello di conto
È possibile definire un budget per ogni codice nel piano dei conti, riportando i valori di budget nel conto corrispondente nell'archivio contabile dei budget.
In alternativa, il budget di un conto dell'archivio contabile reale può essere riportato in un conto diverso nell'archivio contabile dei budget.
Controllo dei budget a livello di riepilogo
È possibile definire un budget generale e utilizzarlo per controllare la spesa di una serie di conti reali. Ad esempio, nel caso di più conti pubblicitari dell'archivio contabile reale regolati da un unico budget pubblicitario.
Specificare il valore del budget in un conto dell'archivio contabile budget in corrispondenza dei conti reali. Ad esempio, nel primo conto del gruppo di conti. Definire il controllo budget che stabilisce una relazione tra il gruppo di conti reali e il conto relativo allo stanziamento totale del budget.
Controllo dei budget a livello di codice di analisi
È possibile registrare e controllare i valori relativi ai budget a livello di codice di analisi in un conto di tipo budget. Ad esempio, per creare e controllare un budget di marketing in base ai reparti aziendali, è sufficiente associare alle registrazioni contabili tipi di analisi che identifichino i singoli reparti.
Durante l'inserimento di una registrazione contabile per la combinazione di codice di analisi/conto, il valore della registrazione viene rapportato al budget specificato per la stessa combinazione nell'archivio contabile budget.
È possibile applicare controlli budget diversi in base ai codici di analisi. Quando si definiscono i codici di analisi per un determinato tipo in Codici analisi (ANC), l'opzione Controllo budget determina se tale controllo verrà applicato e in quale modalità.
Se il budget viene specificato a livello di codice di analisi, è possibile impostare le opzioni di controllo seguenti:
- Controllo budget non richiesto: nessun controllo del budget per il codice di analisi. Ad esempio, il budget per il marketing è ripartito tra i vari reparti aziendali ma non sono disponibili stanziamenti per il reparto X. In tal caso, non è necessario eseguire il controllo del budget durante l'inserimento dei costi di marketing per il reparto.
- Consenti controllo budget: controllo del budget per la combinazione di codice di analisi/conto. Ad esempio, dopo l'esaurimento del budget assegnato al reparto A, il sistema esegue una ricerca nel conto relativo al marketing per stabilire se sono disponibili fondi sufficienti. L'avviso relativo al superamento del budget viene visualizzato solo dopo l'esaurimento di entrambi i budget. È possibile richiamare questo controllo se è impostata l'opzione Controllo budget combinato per il codice di analisi in Codici analisi (ANC).
- Consenti controllo budget solo a livello conto: controllo del budget per il conto. Ad esempio, nel caso in cui non sia stato stanziato un budget di marketing per il reparto Z, ma sia previsto un budget di emergenza per le spese di marketing. I costi di marketing sostenuti per il reparto Z verranno rapportati al budget di emergenza disponibile per il conto. In caso di superamento dei fondi disponibili per il conto di marketing, viene visualizzato un messaggio di avviso.