Que sont les unités de gestion ?

Dans SunSystems, une unité de gestion correspond à une entité opérationnelle. Si vous gérez la comptabilité d'une société unique, une seule unité de gestion suffit. En revanche, dans une multinationale, plusieurs unités de gestion peuvent s'avérer nécessaires (une par société légale ou unité opérationnelle). Vous pouvez gérer plusieurs unités de gestion au sein d'une même base de données physique.

Si, par exemple, votre organisation dispose de quatre bureaux implantés dans des pays différents, il risque d'être difficile de décider si chacun d'eux doit fonctionner séparément avec une unité de gestion distincte. Pour vous aider à prendre une décision, tenez compte des éléments suivants :

• Ces bureaux produisent-ils des comptes statutaires séparés ?
• Chaque bureau gère-t-il ses propres comptes client/débiteur et fournisseur/créditeur ?
• Utilisent-ils tous les mêmes devise de base et deuxième devise de base/reporting (le cas échéant) ?
• Travaillent-ils avec la même quatrième devise ?

Vous devez prendre plusieurs décisions de traitement fondamentales pour chaque unité de gestion. Celles-ci vous aideront peut-être aussi à déterminer si une entité opérationnelle requiert une unité de gestion distincte.

La principale décision relative à une unité de gestion concerne le mode d'utilisation des fonctionnalités multidevises. Chaque transaction peut comprendre jusqu'à quatre valeurs distinctes. Les règles qui définissent l'utilisation de ces valeurs s'appliquent au niveau de l'unité de gestion. Elles incluent :

• l'identification de la devise de base et la définition de ses règles de saisie et d'équilibrage.
• l'identification de la devise pivot, qui détermine comment sont définis les taux de change et comment sont effectuées les conversions de devises.
• la définition des règles de saisie et d'équilibrage des valeurs en devise de transaction.
• la définition de l'utilisation de la troisième valeur en devise disponible (c'est-à-dire deuxième devise de base ou devise de reporting) ainsi que les règles de saisie et d'équilibrage connexes.
• la définition des règles de saisie et d'équilibrage des valeurs en quatrième devise (elle peut être fixe et utilisée comme devise reporting supplémentaire ou implémentée comme devise variable, par exemple devise banque).
• la définition des règles de saisie de la quatrième valeur, valeur hors bilan, disponible sur les transactions.

Les autres décisions opérationnelles comprennent :

• la définition du format de saisie de la date.
• la définition du nombre maximum de périodes comptables.
• la définition du format des nombres, comme par exemple le séparateur de décimales à utiliser.