Como as transações são verificadas em relação ao orçamento disponível?

Quando ocorre a verificação de orçamento?

A verificação de orçamento é realizada para as transações do razão se você definir quaisquer verificações de orçamento para as combinações conta/análise em Configuração da verificação do orçamento (BCS). Para as mesmas combinações de conta/análise, a verificação de orçamento também é feita para faturas de compra, se a opção Verificação de gastos excedentes estiver selecionada em Configuração de gestão de compras (PBS); ou para pedidos de compra se a opção Verificação compromisso excedente estiver selecionada em Configuração de gestão de compras (PBS). Assim, quando as transações reais forem inseridas, o processo de verificação de orçamento validará cada transação para assegurar que atendam aos controles orçamentários definidos.

A verificação de orçamento começa localizando a definição de verificação de orçamento para a conta mencionada na transação. Trata-se do código de conta no razão, no pedido de compra ou na linha de fatura de compra. O sistema usa esse código de conta para verificar se ele está dentro de qualquer faixa de códigos de conta na configuração da verificação de orçamento.

Se essa conta não estiver coberta por uma verificação de orçamento, a transação será aceita sem verificação de orçamento.

Se uma verificação de orçamento se aplicar à conta, a definição de verificação de orçamento identificará a conta de orçamento e quaisquer códigos de análise opcionais, que contenham o orçamento para a conta.

Orçamento disponível

Valores de orçamento são retidos como combinações únicas, conforme demonstrado a seguir:

• Código da conta
• Período
• Código de análise 1 (opcional - depende de Configuração de Verificação de Orçamento)
• Código de análise 2 (opcional - depende de Configuração de Verificação de Orçamento)
• Código de análise 3 (opcional - depende de Configuração de Verificação de Orçamento)
• Código de análise 4 (opcional - depende de Configuração de Verificação de Orçamento)
• Código de Análise 5 (opcional - dependente de Configuração de Verificação de Orçamento).

A verificação de orçamento calcula o orçamento restante disponível para a conta, o código de análise e a combinação de período para verificar se ainda existem fundos suficientes disponíveis para atender a transação. Para cada combinação, o orçamento disponível é calculado da seguinte forma:

Orçamento disponível = orçamento - gasto comprometido - gasto real

Todos os valores de orçamento são retidos na moeda base.

O que é uma transação?

O processo de orçamento verifica cada transação individualmente à medida que você a insere, para assegurar que ela não exceda o orçamento disponível para os códigos de conta e análise. Uma transação é um pedido de compra, uma fatura de compra ou uma certa transação do razão, como entrada do razão, importação do razão etc.

Para pedidos ou faturas de compra, a verificação de orçamento pode ser feita linha por linha ou em todo o documento, dependendo das configurações de Tipos de compra (PTS) ou de Configuração de gestão de compras (PBS).

Métodos de navegação

Quando uma transação é inserida, ela consome o orçamento a partir do período atual. Ou seja, para pedidos e faturas de compra, trata-se do período de compras atual; para as transações do razão, trata-se do atual período financeiro.

O orçamento disponível é verificado e consumido primeiro para esse período. Se não houver orçamento suficiente para esse período, o orçamento será consumido de outros períodos, dependendo do método de navegação definido. Ele é definido usando-se um código de análise ou em Configuração de verificação de orçamento (BCS).

As seguintes tabelas mostram exemplos de como métodos diferentes de navegação consomem orçamentos de formas diferenciadas, e a ordem em que esses orçamentos são consumidos:

Suponha que o período atual seja 03/2012 e que uma transação de USD 100 seja inserida.

Suponha que o período atual seja 03/2012 e que uma transação de USD 150 seja inserida.

Em Configuração de verificação de orçamento (BCS), é possível definir se um único ano ou se vários anos serão utilizados. "Um único ano" significa que a verificação de orçamento utiliza apenas períodos no ano atual, ao passo que "vários anos" significa que a verificação de orçamento usa períodos de todos os anos.

Tolerâncias

Se o valor da transação exceder o orçamento disponível, a porcentagem de tolerância do orçamento ou o valor definido em Configuração do razão (LES) ou Configuração da gestão de compras (PBS) será levado em conta. Se o déficit orçamentário estiver dentro da tolerância permitida, a transação será liberada e uma mensagem de aviso será exibida.

A função Permissões diversas, disponível no Console de Segurança ou no Gerenciador de Usuários, permite que os operadores ignorem o aviso de gasto excedente e contabilizem transações, mesmo que o orçamento disponível seja insuficiente.

Falha na verificação de orçamento

Se uma transação falhar na verificação de orçamento, ela será retida e uma mensagem será exibida. Uma transação pode passar a verificação de orçamento com um dos seguintes métodos:

• Reduzir o valor da transação, de forma que ela seja inferior ao orçamento disponível.
• Permitir que o usuário com maior substituição de tolerância processe a transação.
• Aumentar o valor de orçamento para a combinação conta/análise/período. Isso pode ser feito com a realocação de orçamentos.
• Usar uma combinação diferente de conta/análise/período dependendo do método de navegação.

Se nenhum dos métodos acima puder ser usado para liberar a transação, ela não poderá ser processada e deverá ser cancelada.

Pedidos de compra e faturas de compra

Um pedido de compra atualiza o valor de gasto comprometido. Quando uma fatura é conciliada com um pedido de compra e passa da fase de verificação de orçamento, ocorre o seguinte:

• O valor de gasto comprometido é reduzido para os períodos cujo orçamento seja utilizado.
• O valor de gasto real é aumentado para os períodos cujo orçamento seja utilizado.

Um pedido de compra reserva orçamento de um período (ou períodos) específico. Quando a fatura correspondente é processada, o valor é modificado de um valor de orçamento reservado para um valor de gasto para tal período, independentemente do período no qual a fatura é processada.

Por exemplo, um pedido de compra reserva orçamento dos períodos 03/2006 e 04/2006. O valor reservado do orçamento é registrado nos períodos 03/2006 e 04/2006. Uma fatura é recebida no período 06/2006 e é conciliada com o pedido de compra. O valor reservado de orçamento é reduzido para os períodos 03/2006 e 04/2006, e o gasto é aumentado nesses períodos, e não no período 06/2006.

Localizar a verificação de orçamento para uma conta

Uma definição de verificação de orçamento identifica a conta de orçamento que precisa ser verificada para a conta mencionada na transação. O processo de verificação de orçamento procura a definição de verificação de orçamento mais apropriada para a conta.

Inicialmente, é feita uma pesquisa para localizar uma verificação de orçamento que se relacione somente com a conta mencionada na transação. Caso não seja encontrada, é feita uma pesquisa na verificação de orçamento que foi definida para a faixa de contas que inclui a conta da transação.

Isso permite que você exclua contas selecionadas para o orçamento total definido para uma faixa de contas. Por exemplo, você pode ter um orçamento total alocado para propaganda que inclua um valor alto para propaganda de TV. Você pode configurar uma verificação de orçamento específica para a conta de gasto com propaganda de TV e entrar o orçamento alocado só para esta conta. Você pode então configurar uma outra verificação de orçamento para as contas restantes de propaganda. A faixa de contas atribuída para esta verificação de orçamento pode fazer referência à conta de propaganda, mas isso é irrelevante. Quando uma transação é inserida para a conta de propaganda de TV, o processo de verificação usa a verificação de orçamento para a conta Propaganda TV. Quando uma transação é inserida para qualquer outra conta de gasto de propaganda, o processo de verificação não encontra uma verificação de orçamento específica para a conta e usa, então, a verificação de orçamento que se refere à faixa de contas de propaganda.

Se você criar uma verificação de orçamento para uma combinação de códigos de conta e códigos de análise que não tenha orçamento, um orçamento zero é criado. Isso significa que toda transação contabilizada para aquela combinação de códigos de conta e códigos de análise é tratada como um orçamento excedido.

Se você tiver definido a opção Verificação de orçamento combinado em Códigos de análise (ANC), as transações serão contabilizadas em relação ao orçamento mais específico disponível. Se ele tiver sido excedido, um orçamento menos específico será usado, se disponível.