O que é verificação de gasto?
Um orçamento do SunSystems tem três partes:
- Valor de orçamento - o orçamento permitido para uma definição de verificação de orçamento (combinação de conta/análise).
- Gasto real - o gasto real em relação ao orçamento. Esse valor pode ser proveniente de transações diretas do razão ou de transações de fatura de compra do Gerenciamento de Pedidos do SunSystems.
- Gasto comprometido - o gasto aprovado de pedidos de compra, reservado no orçamento disponível.
A 'Verificação de gasto' monitora o gasto real em uma combinação de conta/análise em relação a um orçamento definido. A verificação de gasto é usada no Financeiro e poderá se aplicar às contas selecionadas, se um registro de Configuração de verificação de orçamento (BCS) tiver sido definido para cada combinação de conta/análise. Ela poderá também ser usada no Gerenciamento de Pedidos, quando as faturas de compra são inseridas, caso isso seja exigido na Configuração de gestão de compras (PBS).
A verificação de gasto verifica as transações do razão inseridas no Financeiro para essas contas. Isso inclui transações inseridas usando a 'Entrada do razão' (LE) ou a 'Importação do razão' (LIM) e outras geradas por outras funções do Financeiro. Se você usa o módulo Compra do Gerenciamento de Pedidos do SunSystems, ela pode também ser usada para verificar os valores nas linhas de fatura quando são inseridas.
Se uma transação for inserida para uma conta que requer verificação de gasto, o gasto real total da conta é comparado com o orçamento alocado. Será exibido um aviso se a transação exceder o orçamento da conta. Você poderá ignorá-lo, dependendo do seu grupo de operadores ou das tolerâncias globais.
Ao usar a verificação de gasto, o orçamento disponível em uma conta é calculado como segue:
- orçamento disponível = orçamento - gasto real - gasto comprometido
Como os valores real e de orçamento são calculados?
O valor de gasto real é a soma das transações contabilizadas no período para a conta.
O cálculo do valor de orçamento da conta é mais complexo. Ele é determinado pela definição de verificação de orçamento configurada para a conta. O orçamento pode ser definido em níveis diferentes para uma conta e pode ser criado a partir de uma combinação de contas de orçamento. O valor de orçamento é também determinado pelo 'Método de navegação no orçamento' definido para a verificação de orçamento. Ele identifica os períodos contábeis usados para calcular o valor de orçamento.
Atualização de orçamento nas faturas de compra do Gerenciamento de Pedidos
Quando você insere uma fatura de compra no Gerenciamento de Pedidos e a verificação orçamentária está sendo usada, o valor de gasto do orçamento é atualizado como se fosse uma transação do razão. Isso significa que quando uma fatura é inserida, o valor de gasto real aumenta. A conta a ser usada é a conta inserida na linha de fatura de compra. A análise a ser usada é a análise da linha de fatura de compra.
Uma linha de fatura de compra pode conter vários valores (por exemplo, quantidade, preço unitário, líquido, impostos, bruto) e estes são retidos como legendas de valor. A legenda de valor exato a ser usada para atualizar o valor de gasto precisa ser especificada no formulário Configuração de valores de definição de tipo de compra, usando a opção Valor de orçamento de gasto. Todos os valores de orçamento devem ser retidos na moeda base.
Uma fatura de compra pode ter várias fases, entrada de fatura, conciliação de fatura (com um pedido de compra) e confirmação de fatura. A fase em que a fatura atualiza o orçamento precisa ser especificada na Configuração de gestão de compras (PBS), usando o sinalizador Fase de gasto. Isso se aplicará a todas as faturas e poderá ser substituído em Tipos de compra (PTS), se for necessário para um tipo de compra específico.
Verificação de gasto excedente nas faturas de compra do Gerenciamento de Pedidos
'Verificação de gasto excedente' é uma funcionalidade adicional usada ao inserir uma fatura de compra. Essa funcionalidade é ativada na Configuração de gestão de compras (PBS) e é igual à verificação de gasto excedente nas transações do Financeiro. Quando uma fatura é inserida, o orçamento disponível é verificado usando a fórmula acima. Se houver orçamento disponível, será permitida a continuidade da fatura. Caso contrário, a fatura será retida e não poderá ser processada. Será exibida uma mensagem de aviso.
Na execução da verificação de gasto excedente, é possível usar substituições. Na 'Configuração de gestão de compras' (PBS), é possível definir um valor exato de tolerância ou uma porcentagem de tolerância. Se necessário, é possível substituir esses valores e tolerâncias pelas tolerâncias configuradas para o grupo de operadores no Console de Segurança ou no Gerenciador de Usuários. Se não houver orçamento disponível, o sistema aplicará as tolerâncias. Se a transação estiver dentro da tolerância, você será avisado, mas poderá continuar o processamento. Se ela estiver fora da tolerância, será exibido um aviso e a fatura será retida.
Se você estiver usando a verificação de compromisso, ao conciliar uma fatura de compra com um pedido de compra, o gasto comprometido será reduzido e o gasto real será incrementado pelo mesmo valor para a combinação de conta e código de análise. Dessa forma, o gasto comprometido será convertido em gasto real.