O que é verificação de compromisso?

O que é contabilidade de compromisso?

Contabilidade de compromisso é um meio de fornecer às organizações informações oportunas referentes ao seu fluxo de caixa antecipado e padrões de gastos. Ao registrar todos os pedidos de compra gerados como compromissos para um orçamento, você pode controlar não apenas o gasto real em relação ao orçamento, mas também qualquer gasto com o qual se comprometeu e que torna-se gasto real futuro.

Este é um método muito mais rígido de controlar gastos, porque reduz o orçamento disponível de uma conta quando um pedido de compra é gerado para a conta, em vez de esperar até o gasto real ser exposto quando uma fatura for recebida.

A contabilidade de compromisso tem duas partes:

• Verificação de compromisso excedente - verificação específica executada somente nos pedidos de compra e pode ser ativada ou desativada. Quando você insere um pedido de compra, o sistema verifica se existe orçamento disponível.
• Registrar o gasto comprometido em relação ao orçamento - quando o pedido de compra é aprovado, a parte correspondente do orçamento é reservada. Esse valor pode ser usado depois como parte da verificação de gasto na entrada do razão e nas transações de fatura de compra. Pode ser usado também na verificação de compromisso.

Registrar gasto comprometido em relação ao orçamento

Um orçamento do SunSystems tem três partes:

• Valor de orçamento - o orçamento permitido para uma definição de verificação de orçamento (combinação de conta/análise).
• Gasto real - o gasto real em relação ao orçamento. Esse valor pode ter origem em transações diretas do razão ou em transações de fatura de compra do Gerenciamento de Pedidos do SunSystems.
• Gasto comprometido - o gasto aprovado de pedidos de compra, reservado no orçamento disponível.

Quando você inserir um pedido de compra no Gerenciamento de Pedidos e a verificação de orçamento estiver instalada, o sistema atualizará o valor de gasto comprometido do orçamento. A combinação de conta/análise a ser atualizada é a conta e a análise inseridas na linha de pedido de compra.

Uma linha de pedido de compra pode conter vários valores (por exemplo, quantidade, preço unitário, líquido, impostos, bruto) e estes são retidos como legendas de valor. A legenda de valor exato a ser usada para atualizar o valor de gasto precisa ser especificada no formulário Configuração de valores de definição de tipo de compra, usando o sinalizador Valor de orçamento de compromisso. Todos os valores de orçamento devem ser retidos na moeda base.

Um pedido de compra pode ter até duas fases, entrada de pedido e confirmação de pedido. A fase em que o pedido atualiza o orçamento precisa ser especificada na Configuração de gestão de compras (PBS), usando o sinalizador Fase de compromisso.

Onde é usado o gasto comprometido?

Quando você insere uma transação do razão, uma fatura de compra ou um pedido de compra, o sistema pode executar uma verificação de orçamento para constatar se há fundos disponíveis para o orçamento. Se a 'Contabilidade de compromisso' estiver sendo usada, o orçamento disponível será calculado desta forma:

• Se o valor da transação exceder o orçamento disponível, a transação não será aprovada na verificação de orçamento e será retida.

  Para que o gasto comprometido seja ignorado ao inserir transações financeiras do razão, desmarque a caixa de seleção Incluir compromisso no registro da Configuração de verificação de orçamento (BCS).

Verificação de compromisso excedente nos pedidos de compra do Gerenciamento de Pedidos

'Verificação de compromisso' é uma funcionalidade adicional usada ao inserir um pedido de compra. Essa funcionalidade é ativada na Configuração de gestão de compras (PBS), marcando a caixa de seleção Verificação de compromisso excedente. Quando você insere um pedido de compra, o sistema verifica se existe orçamento disponível, usando a fórmula acima. Se houver orçamento disponível, será permitida a continuidade do pedido. Caso contrário, o pedido será retido e não poderá ser processado. Será exibida uma mensagem de aviso.

Na execução da verificação de compromisso, é possível usar substituições. Na 'Configuração de gestão de compras' (PBS), é possível definir um valor exato de tolerância ou uma porcentagem de tolerância. Se necessário, essas tolerâncias podem ser substituídas pelas tolerâncias do grupo de operadores, definidas no Console de Segurança ou no Gerenciador de Usuários. Se não houver orçamento disponível, o sistema aplicará as tolerâncias. Se estiver dentro do limite de tolerância, você será avisado, mas poderá continuar a operação. Se estiver fora do limite de tolerância, será exibido um aviso e o pedido será retido.

Se você estiver usando a verificação de compromisso, ao conciliar uma fatura de compra com um pedido de compra, o gasto comprometido será reduzido e o gasto real será incrementado pelo mesmo valor para a combinação de conta e código de análise. Dessa forma, o gasto comprometido será convertido em gasto real.