Como funciona a reconciliação automática?

Conciliar com base em critérios diferentes do valor

Se os critérios de conciliação definidos no Perfil de reconciliação ou determinados em um conjunto de regras não incluírem o valor da transação como um dos critérios de conciliação e a opção Consolidar valores não estiver configurada, a conciliação será baseada somente nos critérios selecionados. O valor de cada transação será ignorado. Como resultado, esse método conciliará transações das seguintes formas:

• uma a uma, ou seja, conciliando uma única transação em cada conjunto (Conta de reconciliação).
• uma a muitas, ou seja, conciliando uma única transação em um conjunto a muitas transações no outro conjunto.
• muitas a muitas, ou seja, conciliando várias transações em um conjunto com várias transações no outro conjunto.

Usando esse método, o total de transações reconciliadas em cada conjunto dificilmente será balanceado, portanto, a intervenção manual talvez seja necessária para que a conciliação possa ser contabilizada.

Conciliar com base no valor e em outros critérios

Se os critérios de conciliação definidos no Perfil de reconciliação ou determinados em uma regra definida incluírem um campo de valor como um dos critérios de conciliação, a conciliação será executada na base de um-a-um somente onde o valor de cada transação precisar conciliar exatamente para que as duas transações possam ser reconciliadas.

A opção Consolidar valores não deve estar configurada se desejar usar esse método de conciliação.

Um valor ou porcentagem de tolerância pode ser definido no Perfil de reconciliação. Isso permite que duas transações sejam reconciliadas se os dois valores estiverem dentro dessa tolerância. Nesse caso, a maior das transações é dividida em duas transações. Uma das transações divididas conterá o valor exato exigido para conciliar e será reconciliada automaticamente. A segunda transação dividida, para o valor menor, permanecerá não reconciliada na conta.

Usando esse método, somente duas transações poderão ser reconciliadas juntamente, uma em cada conjunto.

Conciliar com base no valor e em outros critérios

O método de conciliação consolidada por reconciliação automática permite que várias transações em cada conjunto de reconciliação sejam conciliadas juntamente, desde que atendam aos requisitos de conciliação, e assegura que os totais conciliados sejam balanceados. Por exemplo, ele permite que uma única transação de pagamento na Conta de reconciliação seja conciliada com várias faturas de valores menores.

A opção Consolidar valores deve estar configurada se desejar usar esse método de conciliação.

Os critérios de conciliação devem incluir no mínimo um campo de conciliação e não devem incluir um campo de valor. Isso porque o campo de valor é incluído automaticamente. Os critérios de conciliação são usados para identificar o conjunto de transações disponível para conciliação em cada seção da janela. Os valores dessas transações em cada conjunto são consolidados e o total de cada conjunto é usado para determinar o processo automático de reconciliação. O menor desses totais é o valor total que será reconciliado.

A 'Reconciliação automática' processa as transações em cada conjunto por ordem de data de transação, selecionando primeiramente a transação mais antiga. Ela reconcilia as transações em cada conjunto até que o conjunto com total menor tenha sido completamente reconciliado. Qualquer transação parcialmente reconciliada no conjunto de valor maior é dividida para permitir a reconciliação exata e o restante das transações divididas permanece não reconciliado.

Esse processo é melhor explicado usando-se um exemplo:

Critérios de conciliação: Departamento (Análise do razão 1)

Antes da reconciliação automática

Conjunto de transações 1 (Parte superior da janela)

Conjunto de transações 2 (Parte inferior da janela)

Depois da reconciliação automática

Conjunto de transações 1

Conjunto de transações 2