Czym jest kontrola zobowiązań?

Kontrola zobowiązań w SunSystems to proces porównywania zatwierdzonej kwoty wydatków znajdującej się na zamówieniu zakupu z budżetem dostępnym na kontach księgowych i kodami analizy powiązanymi z danym zamówieniem.

Kontrola zobowiązań jest dostępna wyłącznie podczas korzystania z modułu zakupów funkcji Realizacji zamówień SunSystems.

Uwaga:  Kontrola zobowiązań nie jest powiązana z księgą zobowiązań. Są one konfigurowane odrębnie i działają niezależnie od siebie. Kontrola budżetowa wydatków zatwierdzonych działa w sposób niezależny od księgowań do księgi zobowiązań, nawet jeśli księgowania skonfigurowano tak, by działały jednocześnie z użyciem tych samych wartości.

Czym jest księgowanie zobowiązań?

Księgowanie zobowiązań pozwala dostarczyć organizacjom informacji dotyczących przewidywanych przepływów finansowych oraz sposobów ich rozdysponowania. Zapisując wszystkie utworzone zamówienia zakupu jako zobowiązania budżetowe, użytkownik ma możliwość kontroli nie tylko bieżących wydatków budżetowych, lecz także wszelkich pozostałych wydatków zatwierdzonych, które w przyszłości staną się wydatkami bieżącymi.

Jest to znacznie dokładniejsza metoda kontroli wydatków, ponieważ pozwala ona zmniejszyć wielkość dostępnego budżetu konta podczas tworzenia zamówienia zakupu na podstawie konta, zamiast czekać, aż bieżący wydatek zostanie zrealizowany po otrzymaniu faktury.

Księgowanie zobowiązań przebiega w dwóch etapach:

  • Kontrola limitu zobowiązań – kontrola wykonywana wyłącznie w przypadku zamówień zakupu; opcję tę można włączyć lub wyłączyć. Podczas wprowadzania zamówienia zakupu, system sprawdza dostępność budżetu.
  • Zapis zatwierdzonych wydatków do budżetu – jeśli zatwierdzono zamówienia zakupu, odpowiednia część budżetu zostanie zarezerwowana na jego realizację. Kwota ta może następnie zostać użyta jako część kontroli wydatków w zapisie do księgi oraz w operacjach dotyczących faktur zakupu. Można także jej użyć podczas kontroli zobowiązań.

Rejestrowanie wydatku zatwierdzonego w stosunku do budżetu

Budżet SunSystems zbudowany jest z trzech elementów:

  • Wartość budżetu – budżet zaplanowany w definicji kontroli budżetu (konto/kombinacja kodów analitycznych).
  • Rzeczywista wartość wydatków – rzeczywista wartość wydatków w stosunku do budżetu. Obliczana jest bezpośrednio z operacji księgowych oraz z operacji zakupów fakturowanych w module Realizacja zamówień SunSystems.
  • Zatwierdzone wydatki – zatwierdzone wydatki pochodzące z zamówień zakupu, zarezerwowane w dostępnym budżecie.

Jeśli funkcja kontroli budżetu jest dostępna, podczas wprowadzania faktury zakupu w module Realizacja zamówień system aktualizuje kwotę zatwierdzonego wydatku w budżecie. Aktualizowana kombinacja konta/analizy zależy od danych konta i analizy wprowadzonych w wierszu zamówienia zakupu.

Uwaga:  Funkcja kontroli budżetu musi być zainstalowana. Definicja kontroli budżetu musi zostać utworzona dla danej kombinacji konta i analizy; należy także zaznaczyć opcję Włącz zobowiązania.

Wiersz zamówienia zakupu może zawierać różne wartości, takie jak ilość, cena jednostkowa, wartość netto, wartość podatku, wartość brutto. Są one zapisywane jako etykiety wartości. Etykietę wartości używaną podczas aktualizacji kwoty wydatków należy zdefiniować przy pomocy formatki Ustawień wartości definicji typu zakupu, używając w tym celu flagi Wartość zobowiązania budżetowego. Wszystkie wartości budżetu muszą być przechowywane w walucie podstawowej.

Zamówienie zakupu może składać się z dwóch etapów: wprowadzania zamówienia i potwierdzenia zamówienia. Etap, na którym budżet zostanie zaktualizowany w oparciu o zamówienie, należy określić przy pomocy Ustawień obsługi zakupu (PBS), używając w tym celu znacznika Etap zobowiązań.

Kiedy stosuje się Zatwierdzone wydatki?

Podczas wprowadzania operacji księgowej, takie jak faktura lub zamówienie zakupu, system może wykonać kontrolę budżetu, co pozwala uzyskać informacje o dostępnych środkach finansowych. Podczas używania Księgowania zobowiązań dostępny budżet obliczany jest w następujący sposób:

  • Jeśli wartość operacji przekracza wielkość dostępnego budżetu, kontrola budżetu wykryje tę niezgodność, a operacja zostanie wstrzymana.

    Chcąc zignorować zatwierdzone wydatki podczas wprowadzania operacji księgi finansowej, w Ustawieniach kontroli budżetu (BCS) należy wyłączyć pole Włącz zobowiązania.

Kontrola limitu zobowiązań zamówień zakupu w module Realizacji Zamówień

Kontrola zobowiązań jest dodatkową funkcją używaną podczas wprowadzania zamówień zakupu. Aby włączyć tę funkcję, w Ustawieniach obsługi zakupu (PBS) należy zaznaczyć pole Kontrola limitu zobowiązań. Podczas wprowadzania zamówienia zakupu, system sprawdza dostępność budżetu, używając w tym celu przedstawionej powyżej zależności. W przypadku, gdy wymagany budżet będzie dostępny, zamówienie będzie mogło być nadal przetwarzane. W przeciwnym razie, zamówienie zostanie wstrzymane, a jego dalsze przeważanie nie będzie możliwe. W tym przypadku wyświetli się ostrzeżenie.

Podczas wykonywania kontroli zobowiązań można używać funkcji pomijania. Dokładną lub procentową wartość tolerancji można określić w Konfiguracji obsługi zakupów (PBS). W razie konieczności mogą one zostać zastąpione wartościami tolerancji określonymi dla grupy operatorów za pomocą Konsoli zabezpieczeń lub Menedżera użytkowników. W przypadku braku dostępnego budżetu wartość tolerancji jest określana przez system. Jeśli wartość znajduje się z zakresie tolerancji, wyświetli się stosowny komunikat, jednak proces będzie kontynuowany. Jeśli wykroczy ona poza zakres tolerancji, wyświetli się ostrzeżenie, a zamówienie zostanie wstrzymane.

W kontroli zobowiązań, jeśli faktura zakupu zostanie dopasowana do zamówienia zakupu, zatwierdzony wydatek zostanie zmniejszony, a wartość wydatku bieżącego kombinacji konta i kodu analitycznego zostanie zwiększona o tę samą kwotę. W ten sposób wydatki zatwierdzone są przekształcane w wydatki bieżące.