Czym jest kontrola wydatków?
Budżet SunSystems zbudowany jest z trzech elementów:
- Wartość budżetu – budżet zaplanowany w definicji kontroli budżetu (konto/kombinacja kodów analitycznych).
- Rzeczywista wartość wydatków – rzeczywista wartość wydatków w stosunku do budżetu. Obliczana jest bezpośrednio z operacji księgowych oraz z operacji zakupów fakturowanych w module Logistyka SunSystems.
- Zatwierdzone wydatki – zatwierdzone wydatki pochodzące z zamówień zakupu, zarezerwowane w dostępnym budżecie.
Kontrola wydatków monitoruje bieżące wydatki na koncie/kombinacji kodów analitycznych w stosunku do ustawionego budżetu. Funkcja ta dostępna jest z poziomu modułu finansowego i może być stosowana do wybranych kont, jeżeli w Ustawieniach kontroli budżetu (BCS) dla każdego konta/kombinacji kodów analitycznych został zdefiniowany zapis. Kontrola wydatków może być także wykorzystywana module Logistyka w przypadku wprowadzenia faktur zakupu i odpowiedniej konfiguracji Ustawień obsługi zakupów (PBS).
Kontrola wydatków sprawdza operacje księgowe wprowadzone do modułu finansowego danych kont. Są to operacje wprowadzone za pomocą Zapisu do księgi (LEN) lub Importu księgi (LIM) oraz operacje generowane przez inne funkcje modułu finansowego. Przy korzystaniu z modułu Logistyka SunSystems, Kontrola wydatków może sprawdzać wartości na wprowadzanych fakturach.
Jeżeli operacja wprowadzana jest na konto, które wymaga kontroli wydatków, suma bieżących wydatków na tym koncie porównywana jest z rozliczonym budżetem. Jeżeli operacja przekroczy budżet określony dla konta, wyświetlone zostanie ostrzeżenie. W zależności od tolerancji ustawionej globalnie lub dla grupy operatorów, ostrzeżenie może zostać zignorowane.
Przy kontroli wydatków, dostępny budżet konta obliczany jest w następujący sposób:
- Dostępny budżet = Budżet - Rzeczywista wartość wydatków - Zatwierdzone wydatki
W jaki sposób obliczany jest budżet i rzeczywiste wartości wydatków?
Wartość rzeczywistych wydatków jest sumą operacji zaksięgowanych na koncie w danym okresie.
Obliczanie wielkości budżetu konta jest bardziej skomplikowane. Podstawą jest definicja kontroli budżetu określona dla konta. Na danym koncie budżet może być ustawiony na różnych poziomach i może być kombinacją kont budżetowych. Wielkość budżetu jest także definiowana Metodą przeglądania budżetu ustawioną dla kontroli budżetu. W ten sposób określane są okresy rozliczeniowe do ustalania wielkości budżetu.
Aktualizacja budżetu w fakturach zakupu modułu Logistyka
Podczas wprowadzania faktury zakupu w module Realizacja zakupu oraz kontroli budżetowej, kwota wydatku z budżetu jest aktualizowana jak operacja księgowa. Oznacza to, że podczas wprowadzania faktury rzeczywista wartość wydatków jest zwiększana. Używane będzie konto określone w wierszu faktury zakupu. Używana będzie analiza określona w wierszu faktury zakupu.
W wierszu faktury zakupu mogą znajdować się różne wartości (np. ilość, cena jednostkowa, wartość netto, kwota podatku, wartość brutto) zapisywane jako etykiety wartości. Etykietę wartości używaną do aktualizacji kwoty wydatków należy zdefiniować za pomocą formatki Ustawień wartości definicji typu zakupu i opcji Wartość wydatków budżetowych. Wszystkie wartości budżetu muszą być przechowywane w walucie podstawowej.
Faktura zakupu może składać się z kilku etapów: wprowadzanie, dopasowanie do zamówienia zakupu i potwierdzenie faktury. Etap, na którym budżet zostanie zaktualizowany o fakturę, należy określić za pomocą Ustawień obsługi zakupów (PBS), używając w tym celu znacznika Etap wydatków. Odnosi się on wszystkich faktur, a jeżeli zajdzie potrzeba, może zostać zignorowany w Ustawieniach typów zakupów (PTS) dla danego Typu zakupu.
Kontrola limitu wydatków faktur zakupu w module Logistyka
Kontrola limitu wydatków jest dodatkową funkcją przy wprowadzaniu faktur zakupu. Włączana jest w Ustawieniach obsługi zakupów (PBS), pełni podobną rolę, co kontrola limitu wydatków w module Finanse. Podczas wprowadzania faktury, system sprawdza dostępność budżetu, używając w tym celu przedstawionej powyżej zależności. W przypadku, gdy wymagany budżet będzie dostępny, faktura będzie mogła być nadal przetwarzana. W przeciwnym razie, faktura zostanie wstrzymana, a jej dalsze przeważanie nie będzie możliwe. W tym przypadku wyświetli się ostrzeżenie.
Podczas wykonywania kontroli limitu wydatków można używać pomijania. Dokładną lub procentową wartość tolerancji można określić w Konfiguracji obsługi zakupów (PBS). W razie konieczności mogą one zostać zastąpione wartościami tolerancji określonymi dla grupy operatorów za pomocą Konsoli zabezpieczeń. W przypadku braku dostępnego budżetu wartość tolerancji jest określana przez system. Jeśli wartość operacji znajduje się z zakresie tolerancji, wyświetli się stosowny komunikat, proces będzie jednak kontynuowany. Jeśli wykroczy ona poza zakres tolerancji, wyświetli się ostrzeżenie, a zamówienie zostanie wstrzymane.
W kontroli zobowiązań, jeśli faktura zakupu zostanie dopasowana do zamówienia zakupu, zatwierdzony wydatek zostanie zmniejszony, a wartość wydatku bieżącego kombinacji konta i kodu analitycznego zostanie zwiększona o tę samą kwotę. W ten sposób wydatki zatwierdzone są przekształcane w wydatki bieżące.