Na którym poziomie można ustalać budżet?
Ustawienia kontroli budżetu (BCS) wykorzystywane są do definiowania zasad kontroli budżetu dla każdego konta lub grupy kont, które mają możliwość alokowania budżetu. Ustaw kontrolę budżetu by powiązać odpowiednie konta z bieżącymi kontami zapisu budżetowego, mającymi alokację budżetu.
Zasady kontroli budżetu i konta budżetowe można zdefiniować w następujący sposób:
- Na poziomie konta, by powiązać pojedyncze konta księgowe z pojedynczymi kontami budżetowymi. Na przykład by sprawdzić konto kosztowe utrzymania budynku i rozliczenie przydzielonego mu budżetu.
- Na poziomie podsumowania, by powiązać grupę kont z pojedynczym kontem budżetowym. Można na przykład sprawdzić łączną liczbę kont reklamy i ustawienia rozliczania całkowitego budżetu na reklamę.
- Na poziomie kodu konta/analizy, aby powiązać jedno lub kilka kont księgi rzeczywistej z kontem księgi budżetowej, na którym wartości budżetowe są przypisane do wybranych wymiarów analizy.
W zasadach kontroli budżetu można także ustalić czy cała kwota dopuszczalnych wydatków powinna być zawarta w kontroli wydatków.
Kontrola budżetów na poziomie konta
Można ustalić budżet dla każdego konta w planie kont i zachować wysokość budżetu w odpowiadającym im koncie w zapisie budżetowym.
Ewentualnie, budżet na koncie w księgach bieżących może być ustalony na różnych kontach w zapisach budżetowych.
Kontrola budżetów na poziomie podsumowania
Można zdefiniować budżet na wyższym poziomie by kontrolować wydatki dla grupy kont księgowych. Na przykład, dla kilku kont wydatków reklamowych w księdze bieżącej, które należy kontrolować względem jednego budżetu ustalonego dla wszystkich wydatków na reklamę.
Można wprowadzić wartość budżetu do któregoś z zapisów budżetowych w odpowiadającej grupie kont bieżących. Na przykład, na pierwszym koncie w grupie kont. Następnie należy ustawić kontrolę budżetu, która wybiera grupę kont bieżących i łączy ją z kontem budżetowym, które zawiera wartość całkowitą.
Kontrola budżetów na poziomie kodu analitycznego
Można także zachować i kontrolować wysokość budżetu na poziomie kodu analitycznego na koncie budżetowym. Na przykład, jeżeli istnieje potrzeba utrzymywania i monitorowania budżetu marketingowego w podziale na działy, gdy dział jest zdefiniowany w kategorii analizy zapisów transakcji.
Gdy zapis transakcji jest wprowadzony do kombinacji kodu konta i kodu analitycznego, wartość transakcji jest sprawdzana względem budżetu zaksięgowanego na odpowiadającej kombinacji konta/kodu analitycznego.
Można także zróżnicować typ kontroli budżetu ze względu na wybrane kody analityczne. Po zdefiniowaniu kodów analizy dla wymiaru za pomocą funkcji Kody analityczne (ANC) opcja Kontroli budżetu sprawdza, czy przeprowadzanie kontroli dla danego kodu analizy jest dozwolone oraz, jeśli jest dozwolone, sprawdza wymagany typ kontroli.
Jeśli budżet znajduje się na poziomie kodu analizy, dla każdego kodu można wybrać następujące opcje kontroli budżetu:
- Sprawdzanie budżetu niewymagane. Kontrola budżetu dla tego kodu analizy nie jest przeprowadzana. Na przykład, budżet marketingowy jest rozłożony na kilka działów, lecz nie ma ustalonego budżetu dla konkretnego działu X, więc kontrola budżetu nie jest wymagana przy wprowadzaniu kosztów marketingowych w tym dziale.
- Zezwolenie na sprawdzanie budżetu. Kontrola kombinacji kodu analizy i konta jest wymagana. Na przykład po wyczerpaniu budżetu działu A na marketing funkcja kontroli budżetu sprawdza, czy fundusze na koncie marketingu są wystarczające. Ostrzeżenie o przekroczeniu budżetu jest wyświetlane dopiero po wyczerpaniu budżetu działu i budżetu konta. Kontrola jest przeprowadzana, gdy opcja Złożona kontrola budżetu jest ustawiona dla kodu analizy w opcji Kody analityczne (ANC).
- Zezwolenie na sprawdzanie budżetu tylko na poziomie konta. Sprawdź budżet dla kombinacji kodu analitycznego i konta. Na przykład, gdy budżet marketingowy działu A jest wyczerpany, ustawienia kontroli budżetu powodują sprawdzenie czy na koncie kosztów marketingowych jest wystarczająco dostępnych funduszy. Ostrzeżenie o przekroczeniu budżetu pojawia się tylko wtedy, gdy zarówno budżet działu, jak i budżet konta są wyczerpane. Ostrzeżenie o przekroczeniu budżetu jest wyświetlane, jeśli operacja wymaga większych funduszy niż dostępne na koncie marketingu.