Czym jest kontrola budżetu?
Kontrola budżetu zawiera reguły kontroli budżetu konta lub zakresu kont, pozwalające identyfikować budżet kont.
Jeśli operacja księgowa, faktura zakupu lub operacja zamówienia zakupu zostanie wprowadzona na konto, wówczas funkcje związane z kontrolą wydatków i zobowiązań określają ilość środków budżetowych dostępnych na pokrycie kwoty operacji. System sprawdza wszystkie definicje kontroli budżetu w celu określenia:
- lokalizacji przechowywania budżetu konta
- czy wymaga się przeprowadzenia kontroli zobowiązań.
Zestaw wartości budżetu jednostki organizacyjnej jest przechowywany w osobnej księdze budżetowej. Zazwyczaj wartości budżetu są przechowywane w księdze „B”, natomiast wydatki bieżące w księdze „A”.
Wartości budżetu mogą być przechowywane na różnych poziomach, w zależności od sposobu przeprowadzania kontroli budżetu przez daną organizację. Budżet może zostać przypisany do:
- poszczególnych kont
- zakresu kont
- kodów analizy dla danego konta lub zbioru kont
Funkcja kontroli budżetu łączy konto w księdze rzeczywistej z kontem w odpowiedniej księdze budżetowej. Funkcja ta pozwala powiązać kilka kont księgi rzeczywistej z jednym kontem księgi budżetowej. Jeśli budżet znajduje się na poziomie kodu analizy, funkcja umożliwia też uwzględnienie kilku kodów analizy.
Funkcję Kontrola budżetu definiuje się za pomocą Konfiguracji kontroli budżetu (BCS).
Konto można sprawdzić na podstawie kombinacji budżetów dostępnych dla kodu analitycznego i poziomu konta. Budżet na marketing może na przykład być podzielony na poziomie kodu analizy między kilka działów, jeśli jednak budżet konkretnego działu zostanie wyczerpany, możliwe będzie użycie funkcji rozliczania budżetu na poziomie konta marketingu.