Kontrola budżetu operacji

Kiedy przeprowadza się kontrolę budżetu?

Kontrola budżetu przeprowadzana jest dla operacji księgowych, jeżeli w Ustawieniach kontroli budżetu (BCS) zdefiniowano kontrolę budżetu dla kombinacji konta/analizy. Dla tej kombinacji konta/analizy kontrola budżetu obejmuje także faktury zakupu, jeżeli w Ustawieniach obsługi zakupów (PBS) wybrano opcję Kontrola limitu wydatków oraz dla zamówień, gdy wybrano opcję Kontrola nadmiernych zobowiązań w Ustawieniach obsługi zakupów (PBS). W takim przypadku podczas wprowadzania operacji proces kontroli budżetu sprawdza każdą operację pod względem zgodności z ustawionymi kontrolami budżetu.

Kontrola budżetu rozpoczyna się w momencie odszukania definicji kontroli budżetu konta, którego dotyczy operacja. Może to być kod konta w księdze, zamówienie lub wiersz faktury zakupu. Zob.: System sprawdza, czy kod konta znajduje się w granicach kontroli budżetu ustawionych dla zakresu kodów kont.

Jeżeli dla konta nie ustalono kontroli budżetu, operacja jest akceptowana bez sprawdzania budżetu.

Jeżeli dla konta wprowadzono kontrolę budżetu, podczas kontroli zostaje odszukane konto budżetowe i wszystkie dodatkowe kody analityczne, które zawierają budżet tego konta.

Dostępny budżet

Wartości budżetu zapisywane są jako następujące kombinacje:

• Kod konta
• Okres
• Kod analityczny 1 (opcjonalny – zależy od Ustawień kontroli budżetu)
• Kod analityczny 2 (opcjonalny – zależy od Ustawień kontroli budżetu)
• Kod analityczny 3 (opcjonalny – zależy od Ustawień kontroli budżetu)
• Kod analityczny 4 (opcjonalny – zależy od Ustawień kontroli budżetu)
• Kod analityczny 5 (opcjonalny – zależy od Ustawień kontroli budżetu)

Funkcja kontroli budżetu oblicza pozostały dostępny budżet dla kombinacji konta, kodu analizy i okresu, a następnie sprawdza, czy fundusze są wystarczające do realizacji operacji. W każdej kombinacji dostępny budżet wyliczany jest w następujący sposób:

dostępny budżet = budżet - zatwierdzony wydatek - poniesiony wydatek

Wszystkie wartości budżetu są zapisywane w walucie podstawowej.

Co to jest operacja?

Proces kontroli budżetu sprawdza każdą operację wprowadzaną do systemu w celu sprawdzenia czy dostępny budżet dla konta i kodu analitycznego nie został przekroczony. Operacja to zamówienie, faktura zakupu lub niektóre operacje księgi, jak na przykład: zapis do księgi, import księgi itp.

Kontrolę budżetu zamówień lub faktur zakupu można przeprowadzić wiersz po wierszu, lub w całym dokumencie, w zależności od Ustawień typu zakupu (PTS) lub Ustawień obsługi zakupu (PBS).

Metody nawigacji

Wprowadzana operacja wykorzystuje budżet począwszy od okresu bieżącego. Oznacza to, że dla zamówień i faktur, jest to bieżący okres zakupu, a dla operacji księgowej jest to bieżący okres sprawozdawczy.

Dostępny budżet jest sprawdzany i wykorzystywany w pierwszej kolejności w tym okresie. Jeżeli na ten okres nie ma wystarczającego dostępnego budżetu, jest on pobierany z innych okresów, w zależności od zdefiniowanej wcześniej metody nawigacji. Definiowanie odbywa się przy użyciu kodu analitycznego lub w Ustawieniach kontroli budżetu (BCS).

W poniższych tabelach znajdują się przykłady, na podstawie których widać wpływ różnych metod przeglądania na sposób i kolejność wykorzystania budżetów:

Założono, że 03/2012 to bieżący okres; wprowadzana jest operacja o wartości 100 USD.

Założono, że 03/2012 to bieżący okres; wprowadzana jest operacja o wartości 150 USD.

W Ustawieniach kontroli budżetu (BCS) można zdefiniować, czy wybrano opcję jednego roku, czy wielu lat. Rok oznacza, że kontrola budżetu wykorzystuje tylko okresy bieżącego roku, natomiast w ustawieniach wieloletnich kontrola budżetu korzysta z okresów wszystkich lat.

Tolerancja

Jeżeli kwota operacji przekracza dostępny budżet, pod uwagę bierze się procent tolerancji budżetu lub kwotę zdefiniowaną w Konfiguracji księgi (LES) bądź Konfiguracji obsługi zakupów (PBS). Jeśli deficyt budżetowy nie przekracza granicy tolerancji, wykonanie operacji jest dopuszczalne, ale wyświetlone zostanie ostrzeżenie.

Funkcja Uprawnienia – różne Konsoli zabezpieczeń lub Menedżera użytkowników pozwala wybrać opcję, dzięki której operatorzy będą mogli zignorować ostrzeżenie o przekroczeniu budżetu i księgować operacje mimo braku wystarczających funduszy.

Niepowodzenie sprawdzania budżetu

Jeżeli kontrola budżetu operacji zakończy się niepowodzeniem, operacja jest wstrzymywana i pojawia się komunikat. Operacja może przejść kontrolę budżetu w jeden z następujących sposobów:

• Zmniejszenie wartości operacji do kwoty mniejszej niż dostępny budżet.
• Nadpisanie procesu operacji przez użytkownika o wyższej tolerancji.
• Zwiększenie wysokości budżetu dla kombinacji konto/analiza/okres. Można to zrobić, ponownie rozliczając budżet.
• Korzystanie z różnych kombinacji konta/analizy/okresu w zależności od metody przeglądania.

Jeżeli nie można zastosować żadnej z powyższych metod do zwolnienia operacji, nie zostanie ona przetworzona i powinno się ją anulować.

Zamówienia i faktury zakupu

Zamówienie uaktualnia wartość wydatku zatwierdzonego. Gdy faktura jest zgodna z zamówieniem i pozytywnie przechodzi kontrolę budżetu, następuje:

• zmniejszenie wartości zatwierdzonego wydatku w okresie, w którym wykorzystuje się budżet,
• zwiększenie wartości wydatku rzeczywistego w okresie, w którym wykorzystuje się budżet.

Zamówienie powoduje zarezerwowanie budżetu w ustalonym okresie (lub okresach). Przy przetwarzaniu faktury następuje zmiana z wartości budżetu na wartość wydatku w tym okresie, bez względu na okres, w którym następuje księgowanie faktury.

Na przykład, zamówienie rezerwuje budżet w okresach od 03/2006 do 04/2006. Wartość zarezerwowanego budżetu jest zapisana w okresach 03/2006 i 04/2006. Faktura zostaje odebrana w okresie 06/2006 i zostaje dopasowana do zamówienia. Wartość zarezerwowanego budżetu jest zapisana w okresach 03/2006 i 04/2006; wydatki zostaną więc zwiększone dla tych okresów, a nie dla okresu 06/2006.

Wyszukiwanie kontroli budżetu dla konta

Definicja Kontroli budżetu określa konta budżetowe, które muszą zostać sprawdzone dla kont wymienionych w operacji. Proces kontroli budżetu wyszukuje najodpowiedniejsze definicje kontroli budżetu tego konta.

Początkowo, przeprowadzane jest wyszukiwanie kontroli budżetu związanych wyłącznie z kontem wymienionym w operacji. Jeśli dana kontrola nie zostanie znaleziona, wyszukiwana jest kontrola budżetu zdefiniowana dla zbioru kont, do którego należy konto wymienione w operacji.

To pozwala pominąć wybrane konta podczas obliczania całkowitego budżetu dla zbioru kont. Można na przykład przeznaczyć cały budżet na reklamę, w tym sporą kwotę na reklamę telewizyjną. Można włączyć specjalną kontrolę budżetu konta wydatków na reklamę telewizyjną i zaksięgować budżet rozpisany wyłącznie na tym koncie. Następnie można ustawić kolejną kontrolę budżetu pozostałych kont wydatków reklamowych. Zakres kont przypisanych do tej kontroli budżetu może zawierać konto wydatków na reklamę telewizyjną, lecz nie będzie to miało znaczenia. Po zaksięgowaniu operacji na koncie wydatków na reklamę telewizyjną, proces kontroli wykorzysta kontrolę budżetu do konta reklamy telewizyjnej. Przy księgowaniu operacji na każdym innym koncie wydatków reklamowych, proces kontroli nie odnajdzie kontroli tego konta, więc wykorzysta kontrolę budżetu dotyczącą zakresu kont wydatków reklamowych.

Przy tworzeniu kontroli budżetu dla kombinacji kodów kont i kodów analitycznych nie mających budżetu, tworzony jest budżet zerowy. Oznacza to, że każda operacja księgowana dla tej kombinacji kodów kont i kodów analitycznych traktowana będzie jako przekraczająca budżet.

Jeżeli w Konfiguracji kodów analitycznych (ANC) wybrano opcję Połączona kontrola budżetu, operacje są księgowane względem najodpowiedniejszego dostępnego budżetu. Jeśli budżet ten zostanie przekroczony, wykorzystywany jest inny, mniej odpowiedni budżet.