Definizione di riassegnazione delle analisi
La funzionalità di riassegnazione dell'analisi consente di automatizzare il trasferimento di informazioni dai moduli di Evasione ordini di SunSystems ai tipi di analisi dell'archivio contabile quando viene eseguita una contabilizzazione nell'archivio contabile di Evasione ordini.
Una contabilizzazione nell'archivio contabile di Evasione ordini crea automaticamente una registrazione contabile nel modulo Dati finanziari di SunSystems. A ciascuna registrazione contabile possono essere assegnati fino a dieci tipi di analisi, definiti in Struttura analisi (ANS). Tale funzione è anche nota come analisi dell’archivio contabile. L'inserimento manuale della registrazione contabile consente di indicare i dati di analisi (codici di analisi oppure altri dati non convalidati) nei dieci tipi di analisi. Se la registrazione contabile viene creata mediante Evasione ordini, il sistema può inserire automaticamente i dati di analisi nei dieci tipi di analisi. La riassegnazione stabilisce quali dati includere in ciascuno dei tipi di analisi della registrazione contabile.
Ogni tipo di analisi dell'archivio contabile deve essere riassegnato singolarmente. L'origine dei dati di analisi può essere costituita dall'analisi della registrazione oppure dai dati preimpostati relativi alla registrazione. A questo riguardo vedere “Dati di origine di Evasione ordini disponibili”.
Ciascun modulo di Evasione ordini per cui vengono eseguite contabilizzazioni deve essere configurato con riassegnazioni distinte: Acquisti, Vendite, Gestione magazzino (Ordini di movimento), Ricevimenti, Spedizioni e ciascuna Importazione riga esterna. Ad esempio, per le contabilizzazioni generate dal modulo degli acquisti, è possibile inserire il codice del fornitore, dell'articolo e del centro di costo nei campi 1, 2 e 3 dei codici di analisi dell'archivio contabile. Per le contabilizzazioni generate dal modulo delle vendite, è possibile inserire il codice del cliente, dell'area di vendita e del centro di costo nei campi 1, 5 e 3.
Il principale vantaggio della riassegnazione è che evita di dover utilizzare tipi di analisi nelle registrazioni di Evasione ordini per mantenere dati di analisi già gestiti in altre funzioni del sistema al solo scopo di trasferirli a Dati finanziari. L'interfaccia consente di fare semplicemente riferimento a tali dati. Ad esempio, non è necessario impostare un tipo di analisi per il codice articolo nelle registrazioni di Evasione ordini al fine di trasferirlo nelle registrazioni contabili. È sufficiente selezionarlo direttamente dalla registrazione di Evasione ordini nella riassegnazione (deve essere presente almeno un articolo nella registrazione di Evasione ordini).
Le riassegnazioni sono definite mediante Riassegnazione analisi ad archivio contabile (ANM).
Per definire una riassegnazione dell'analisi è necessario specificare:
- Il tipo di analisi della registrazione contabile di destinazione.
- I dati di origine da trasferire al tipo di analisi di destinazione.
- Se i dati di origine fanno riferimento a un'entità analizzabile, ovvero il tipo di analisi di origine.
Dati di origine di Evasione ordini disponibili
Nei moduli di Evasione ordini esistono numerosi dati di origine che possono essere inseriti nei dieci codici di analisi delle registrazioni contabili. L'elenco dei dati di origine è detto directory di analisi. Ogni opzione della directory identifica un tipo di dati che può essere trasferito a Dati finanziari e le opzioni possono essere suddivise nei tipi seguenti.
Entità utilizzabili
Le entità utilizzabili si riferiscono a uno dei codici di dati preimpostati definibili in Evasione ordini e Dati finanziari e impiegati direttamente o indirettamente nelle registrazioni di vendita, di acquisto o di magazzino, come codici di articoli, gruppi di prodotti, dipendenti, magazzini, fornitori, clienti, conti clienti e fornitori, piani dei conti e cespiti. Tali codici vengono definiti mediante specifiche funzioni di SunSystems predefinite. Possono essere gestiti nelle registrazioni di Evasione ordini o ricavati da altri dati presenti nelle registrazioni.
Le entità utilizzabili comprendono numerosi indirizzi ai quali è possibile fare riferimento nelle registrazioni di Evasione ordini, come gli indirizzi di consegna o di spedizione.
Entità analizzabili
Le entità analizzabili sono entità di SunSystems che è possibile analizzare mediante codici del tipo di analisi globale. È possibile assegnare fino a dieci codici di analisi a ciascuna entità utilizzando Struttura analisi (ANS). Ciò consente di analizzare ad esempio clienti, fornitori, cespiti, conti dell’archivio contabile, dipendenti, righe di ordini di acquisto o di vendita, righe di fatture di acquisto o di vendita e così via.
È possibile scegliere di riassegnare alcuni di tali codici mediante i codici di analisi delle registrazioni contabili di Dati finanziari. Ad esempio, se si è assegnato un tipo di analisi contenente codici di area di vendita alle righe delle fatture di vendita, il codice di area di vendita può essere trasferito nella corrispondente registrazione che contabilizza la fattura di vendita nel modulo Dati finanziari.
Poiché ogni entità analizzabile può contenere fino a dieci diversi tipi di analisi, per identificare i dati di origine da riassegnare occorre specificare sia l'entità che il tipo di analisi. Nell'esempio dell'area di vendita citato sopra, è necessario scegliere come origine l'entità analizzabile della riga della fattura di vendita e il tipo di analisi area di vendita.
Un esempio di riassegnazione delle analisi
Se Tipo analisi registrazione contabile 1 è impostato su Progetto e viene eseguita una contabilizzazione, è possibile che la registrazione e il conto richiedano il codice di analisi nella dimensione 1, in questo caso un codice progetto. Il codice progetto viene inserito automaticamente nella registrazione e deriva dalla riga da cui è generato o da dati preimpostati associati.
Se il codice progetto è stato generato dalla riga della registrazione, la contabilizzazione può essere generata da un ordine di acquisto. Se uno dei dieci tipi di analisi nell'ordine di acquisto contiene il codice progetto, il campo può essere assegnato al codice di analisi del progetto della registrazione e non è necessario che coincida con il tipo di analisi 1 dell'ordine di acquisto.
In alternativa, è possibile specificare un'associazione con i dati preimpostati. Ad esempio, il codice articolo può essere assegnato a tutti i tipi di analisi dell'archivio contabile. Il codice specifico inserito nella registrazione viene copiato dal codice articolo nella riga di registrazione da cui è stata generata la contabilizzazione. Altri esempi sono: il codice fornitore, il codice cliente, il codice gruppo prodotto, il codice magazzino, l'indirizzo di consegna e di spedizione. Per ulteriori informazioni, vedere “Dati di origine di Evasione ordini disponibili”.
Determinazione del tipo di interfaccia AC a cui fa riferimento la riassegnazione dell'analisi
Esistono tre tipi principali di interfaccia archivio contabile che possono essere configurati in Interfaccia archivio contabile (LIS) tramite Tipo valore interfaccia AC:
- Valori registrazioni
- Costi gestione magazzino
- Valori importazione riga interna/esterna
Se in Riassegnazione analisi ad archivio contabile (ANM) il tipo di definizione è impostato su Ordini di vendita, Ordini di acquisto o Gestione magazzino, tali impostazioni valgono soltanto per le contabilizzazioni delle interfacce archivio contabile di tipo Valori registrazioni.
Tuttavia, se il tipo di definizione è impostato su Ricevimenti o Spedizioni, le impostazioni si applicano alle contabilizzazioni delle interfacce archivio contabile di tipo Costi gestione magazzino.
Infine, i tipi di definizione Gestione vendite - esterno, Gestione acquisti - esterno e Gestione magazzino - esterno si applicano alle contabilizzazioni delle interfacce archivio contabile di tipo Valori importazione riga interna/esterna.
Altri fattori rilevanti nella riassegnazione delle analisi all'archivio contabile
La configurazione delle seguenti funzioni può influire sui codici di analisi importati o definiti per ciascun tipo:
- Interfaccia AC - Dettagli riga: in Interfaccia archivio contabile (LIS) i dettagli della riga possono essere utilizzati per eliminare dati senza contabilizzarli o per sostituire l'analisi con un codice definito. Tali codici possono essere configurati separatamente per ogni riga della registrazione contabile creata dall’interfaccia.
- Tipi registrazioni contabili: Tipi registrazioni contabili (JNT) consente o impedisce le contabilizzazioni in base ai tipi di analisi. Nell’intestazione di Interfaccia archivio contabile (LIS) viene definito il tipo di registrazione contabile da usare.
- Piano dei conti: in Piano dei conti (COA) è possibile impostare i tipi di analisi registrazione su Non consentito per un determinato codice conto. Il codice conto da usare per ogni riga della registrazione viene definito in Interfaccia archivio contabile (LIS) - Dettagli riga.
- Tipo acquisto, Tipo vendita e Tipo movimento: è possibile definire i tipi di analisi da non trasferire dai record di ricevimento ai record di spedizione. Questo può influire sui tipi di analisi che vengono contabilizzati per le definizioni di tipo Spedizioni.
Tutte le funzioni descritte hanno priorità sulle impostazioni di Riassegnazione analisi ad archivio contabile (ANM) ed è pertanto consigliabile pianificarle attentamente. Ad esempio, per assegnare un tipo di analisi dalle registrazioni di un ordine di vendita, è necessario scegliere le opzioni corrette in Interfaccia archivio contabile, nel tipo di registrazione contabile e nel record del piano dei conti corrispondente al conto indicato nella riga di Interfaccia archivio contabile - Dettagli riga.