Tipi di analisi
L'operazione più importante da eseguire durante l'implementazione di SunSystems è decidere i requisiti dei tipi di analisi. Una piena comprensione delle funzionalità di analisi e il loro impiego efficace migliorano sensibilmente la qualità delle informazioni presenti nel sistema e le possibilità di produzione dei report.
È quindi opportuno considerare con attenzione i requisiti di analisi, identificando le esigenze di report e di utilizzo delle informazioni nelle prime fasi della pianificazione e quindi progettando la struttura di analisi di conseguenza.
Occorre innanzitutto stabilire quali informazioni si desidera ottenere dall'analisi dei dati preimpostati o delle registrazioni e come ottenerle nel modo più efficiente.
Ad esempio, per ottenere un report delle vendite in base all'area, è necessario innanzitutto creare un tipo di analisi denominato Area di vendita e impostare i relativi codici di area di vendita. Dopodiché l'analisi può essere applicata in due modi: è possibile analizzare i dati preimpostati inserendo il codice di area adeguato in ciascun conto e record cliente oppure è possibile analizzare tutte le registrazioni contabili relative alle vendite inserendo un codice di area in ciascuna contabilizzazione relativa alle vendite. Entrambi i metodi consentono di ottenere un report delle vendite in base all'area.
È importante comprendere la differenza tra questi due metodi di analisi:
- Il primo è un esempio di analisi dei dati preimpostati. A ogni conto dell'archivio contabile è assegnato un solo codice di area. Ciò significa che occorre creare un conto vendite diverso per ogni area e contabilizzare le registrazioni nel conto vendite corrispondente all'area. Con questo metodo, ogni contabilizzazione in un conto si riferisce alla stessa area e si ha accesso immediato al totale delle vendite dell'area poiché questo corrisponde al saldo del conto. Tuttavia, se il numero di aree è notevole o se queste cambiano frequentemente, vi è il rischio di creare numerosi conti senza necessità.
- Il secondo è un esempio di analisi delle registrazioni. Esiste un solo conto vendite nelle cui registrazioni l'area di vendita è identificata da un apposito codice di analisi. È possibile visualizzare il valore totale delle vendite in qualunque momento, in quanto corrisponde al saldo del conto, e allo stesso tempo si può ottenere il totale delle vendite di ogni singola area utilizzando le funzioni di consultazione e di filtro.