Comment les transactions sont-elles contrôlées avec le budget disponible ?

Quand le contrôle budgétaire est-il effectué ?

Le contrôle budgétaire est effectué pour les transactions Grand Livre si vous définissez n'importe quel contrôle budgétaire pour des combinaisons compte/code analytique dans Paramétrage contrôle budgétaire (BCS). Pour les mêmes combinaisons compte/code analytique, le contrôle budgétaire est également effectué pour des factures achat si la case Contrôle excès dépenses est cochée dans Paramétrage gestion des achats (PBS) ou pour des commandes fournisseurs si la case Contrôle surengagements est cochée dans Paramétrage gestion des achats (PBS). Lorsque des transactions réelles sont saisies, le contrôle budgétaire vérifie que chaque transaction satisfait le contrôle budgétaire défini.

Le système commence par rechercher la définition de contrôle budgétaire pour le compte référencé sur la transaction. Il s'agit du numéro de compte dans le Grand Livre, ligne commande fournisseur ou ligne facture achat. Le système utilise ce numéro de compte pour vérifier s'il est situé dans une fourchette de numéros de comptes Paramétrage contrôle budgétaire.

Si aucune définition de contrôle budgétaire n'existe pour le compte, la transaction est acceptée sans contrôle.

Si une définition de contrôle budgétaire existe pour le compte, celle-ci identifie le compte budget et, le cas échéant, les codes analytiques, contenant le budget du compte.

Budget disponible

Les montants budget sont enregistrés sous forme de combinaisons uniques comme suit :

• Numéro compte
• Période
• Code analytique 1 (facultatif, en fonction du Paramétrage contrôle budgétaire)
• Code analytique 2 (facultatif, en fonction du Paramétrage contrôle budgétaire)
• Code analytique 3 (facultatif, en fonction du Paramétrage contrôle budgétaire)
• Code analytique 4 (facultatif, en fonction du Paramétrage contrôle budgétaire)
• Code analytique 5 (facultatif, en fonction du Paramétrage contrôle budgétaire).

La fonction de contrôle budgétaire calcule le budget disponible restant pour la combinaison compte, code analytique et période et vérifie que les fonds disponibles sont suffisants pour effectuer la transaction. Pour chaque combinaison, le budget disponible est calculé comme suit :

budget disponible = budget - engagements - dépenses réelles

Tous les montants budget doivent être enregistrés en devise de base.

Qu'est-ce qu'une transaction ?

Les transactions sont contrôlées au fur et à mesure de leur saisie dans Saisie journal pour vérifier qu'elles ne dépassent pas le budget disponible pour le compte et les codes analytiques. Une transaction est une commande fournisseur, une facture achat ou une transaction Grand Livre spécifique telle qu'une saisie journal, une importation Grand Livre etc.

Pour les commandes fournisseurs ou les factures achats, le contrôle budgétaire peut être effectué soit ligne à ligne soit pour le document tout entier, selon les paramètres définis dans Type achat (PTS) ou Paramétrage gestion des achats (PBS).

Modes de contrôle budgétaire

Lorsqu'une transaction est créée, elle réalise le budget commençant par la période actuelle. Pour les commandes fournisseurs et les factures achats, il s'agit de la période d'achat actuelle. Pour les transactions Grand Livre, il s'agit de la période Financials actuelle.

Le budget disponible est contrôlé et réalisé pour cette période en premier. Si le budget disponible pour cette période n'est pas suffisant, le budget est réalisé à partir d'autres périodes selon le mode de contrôle budgétaire défini. Il est défini en utilisant un code analytique ou Paramétrage contrôle budgétaire (BCS).

Les tables suivantes affichent des exemples de la manière dont les divers modes de contrôle budgétaire réalisent des budgets de différentes manières et l'ordre dans lequel les budgets sont réalisés :

Supposons que la période courante soit 03/2012 et qu'une transaction de 100 dollars soit saisie.

Supposons que la période courante soit 03/2012 et qu'une transaction de 150 dollars soit saisie.

Dans Paramétrage contrôle budgétaire (BCS), vous pouvez spécifier si un exercice unique ou des exercices multiples sont utilisés. Un exercice unique signifie que le contrôle budgétaire n'utilise que des périodes de l'exercice courant, alors que des exercices multiples signifient que le contrôle budgétaire utilise des périodes de tous les exercices.

Tolérances

Lorsque le montant transaction dépasse le budget disponible, le système contrôle le montant ou pourcentage de tolérance défini dans Paramétrage Grand Livre (LES) ou Paramétrage gestion des achats (PBS). Si l'insuffisance budgétaire est dans les limites tolérées, la transaction est autorisée et un message d'avertissement s'affiche.

La fonction Autorisations diverses, disponible à partir de Console de sécurité ou Gestionnaire Utilisateurs, permet aux utilisateurs de modifier l'option d'avertissement d'excès de dépenses et d'inscrire les transactions même en cas de budget disponible insuffisant.

Echec contrôle budgétaire

Si une transaction échoue à l'étape du contrôle budgétaire, la transaction est suspendue et un message s'affiche. Une transaction peut passer avec succès l'étape du contrôle budgétaire grâce à l'une des méthodes suivantes :

• En réduisant la valeur de la transaction pour qu'elle soit inférieure au budget disponible.
• En accordant à l'utilisateur plus de marge pour ignorer les tolérances définies afin de pouvoir continuer le traitement de la transaction.
• En augmentant le montant du budget pour la combinaison compte/analyse/période. Pour cela, vous pouvez réaffecter les budgets.
• En utilisant une autre combinaison compte/analyse/période selon le mode de contrôle budgétaire.

Si aucune des méthodes ci-dessus ne peut être utilisée pour débloquer la transaction, elle ne peut pas être traitée et doit être annulée.

Commandes fournisseurs et factures achats

Une commande fournisseur met à jour le montant des engagements. Lorsqu'une facture est rapprochée d'une commande fournisseur et passe avec succès l'étape du contrôle budgétaire, la situation suivante se produit :

• Le montant des engagements est réduit pour les périodes pour lesquelles le budget est réalisé.
• Le montant des dépenses réelles est augmenté pour les périodes pour lesquelles le budget est réalisé.

Une commande fournisseur réserve le budget à partir d'une (ou de plusieurs) période(s) spécifique(s). Lorsque la facture correspondante est traitée, le montant devient un montant de dépense pour cette période, non plus un montant de budget réservé, quelle que soit la période au cours de laquelle la facture est traitée.

Par exemple, une commande fournisseur réserve un budget pour les périodes 03/2006 et 04/2006. Le montant budget réservé est enregistré dans les périodes 03/2006 et 04/2006. Une facture est reçue dans la période 06/2006 et est rapprochée de la commande fournisseur. Le montant du budget réservé est réduit pour les périodes 03/2006 et 04/2006.

Recherche du contrôle budgétaire pour un compte

Une définition de contrôle budgétaire identifie le compte budget qui doit être contrôlé pour le compte référencé sur une transaction. Le traitement de contrôle budgétaire recherche la définition la plus appropriée pour le compte.

A l'origine, une recherche est effectuée pour localiser un contrôle budgétaire relatif au compte figurant sur la transaction. Si aucun contrôle budgétaire n'est trouvé, le système recherche une définition de contrôle budgétaire pour une fourchette de comptes incluant le compte référencé sur la transaction.

Ceci permet d'exclure des comptes spécifiques du budget total défini pour une fourchette de comptes. Par exemple, vous pouvez avoir un budget total affecté à la publicité incluant une large part de publicité télévisée. Vous pouvez définir un contrôle budgétaire spécifique pour le compte publicité télévisée et saisir le budget affecté à ce compte seul. Vous pouvez ensuite définir un autre contrôle budgétaire pour les autres comptes publicité. La fourchette de comptes assignée à ce contrôle budgétaire peut inclure le compte publicité télévisée car cela sera sans conséquence. Lorsqu'une transaction est saisie pour le compte publicité télévisée, le traitement de contrôle budgétaire utilise le budget défini pour le compte publicité télévisée. Lorsqu'une transaction est saisie pour un autre compte publicité, le traitement de contrôle budgétaire ne trouve aucune définition spécifique pour le compte et utilise celle qui référence la fourchette de comptes publicité.

Si vous créez un contrôle budgétaire pour une combinaison de comptes et codes analytiques qui n'a pas de budget, un budget égal à zéro est créé. Ceci signifie que chaque transaction inscrite à cette combinaison compte/codes sera traitée comme budget excédentaire.

Si vous avez sélectionné l'option Contrôle budgétaire combiné dans Code analytique (ANC), les transactions sont inscrites pour le budget disponible le plus approprié. Si ce budget a été dépassé, un autre budget moins approprié est utilisé le cas échéant.