Qu'est-ce que le contrôle des dépenses ?
Un budget SunSystems comprend trois parties :
- Montant du budget - budget autorisé pour une définition de contrôle budgétaire (combinaison compte/analyse).
- Dépense réelle - dépense réelle par rapport au budget. Elle vient soit directement des transactions Grand Livre, soit des transactions factures achats dans SunSystems Business.
- Dépenses engagées - dépenses approuvées résultant des commandes fournisseurs, qui sont réservées dans le budget disponible.
Le contrôle des dépenses permet de contrôler les dépenses réelles au niveau d'une combinaison compte/analyse en regard d'un budget défini. Le contrôle des dépenses est utilisé dans Financials et peut s'appliquer aux comptes sélectionnés si un enregistrement Paramétrage contrôle budgétaire (BCS) a été défini pour chaque combinaison compte/code analytique. Le contrôle des dépenses peut aussi s'appliquer dans Business lors de la saisie des factures d'achats, à condition de l'avoir spécifié dans Paramétrage gestion des achats (PBS).
Il contrôle les transactions Grand Livre saisies dans Financials pour ces comptes. Il s'agit des transactions saisies par l'intermédiaire de Saisie journal (LEN) ou Importation journal (LIM), et de celles générées par d'autres fonctions Financials. Si vous utilisez le module Gestion des achats de SunSystems Business, les valeurs figurant sur les lignes des factures d'achats peuvent également être contrôlées lors de leur saisie.
Lorsqu'une transaction est saisie pour un compte contrôlé, la valeur des dépenses pour le compte est comparée au budget attribué. Un message d'avertissement s'affiche si la transaction entraîne un dépassement du budget. Selon son groupe utilisateurs ou les tolérances définies, un utilisateur pourra ignorer ce dépassement.
Le budget disponible pour un compte est calculé comme suit :
- budget disponible = budget - dépenses réelles - engagements
Comment sont calculés les budgets et montants réels ?
Le montant des dépenses réelles est la somme des transactions inscrites au compte pour la période.
Le calcul du montant du budget pour le compte est plus complexe. Il est déterminé par la définition de contrôle budgétaire définie pour le compte. Le budget peut être défini à différents niveaux et peut résulter d'une combinaison de budgets. Le montant du budget est également déterminé par le Mode contrôle budgétaire défini pour le contrôle budgétaire. Il identifie les périodes comptables utilisées pour calculer le montant du budget.
Mise à jour du budget dans les factures d'achats Business
Lorsque vous saisissez une facture achat dans Business et que le contrôle budgétaire est utilisé, le montant des dépenses budgétaires est mis à jour comme s'il s'agissait d'une transaction Grand Livre. Ceci signifie qu'il augmente le montant des dépenses réelles lors de la saisie d'une facture. Le compte concerné est le compte saisi sur la ligne de facture d'achat. L'analyse concernée est celle qui figure sur la ligne de facture d'achat.
Une ligne de facture d'achat peut contenir plusieurs valeurs (par exemple quantité, prix unitaire, net, taxes, brut) enregistrées en tant que codes valeurs. Le code valeur à utiliser pour mettre à jour le montant des dépenses doit être spécifié dans le formulaire Définition type achat - paramétrage valeur à l'aide de l'indicateur Valeur dépenses. Toutes les valeurs budgétaires doivent être enregistrées en devise de base.
Une facture d'achat peut comporter plusieurs étapes : saisie de facture, rapprochement de facture (d'une commande fournisseur) et confirmation de facture. L'étape au cours de laquelle la facture met le budget à jour doit être spécifiée dans Paramétrage gestion des achats (PBS) à l'aide de l'indicateur Etape dépense. Ce paramètre s'applique à toutes les factures et peut être ignoré dans Type achat (PTS) si un type d'achat spécifique l'exige.
Contrôle d'excès des dépenses dans les factures d'achats Business
Le contrôle d'excès des dépenses est une fonctionnalité supplémentaire utilisée lors de la saisie d'une facture d'achat. Cette fonctionnalité, activée dans Paramétrage gestion des achats (PBS), est identique au contrôle d'excès des dépenses appliqué aux transactions Financials. Lors de la saisie d'une facture, le budget disponible est contrôlé à l'aide de la formule ci-dessus. Si c'est le cas, le traitement de la facture peut se poursuivre. Dans le cas contraire, la facture est suspendue et son traitement est interrompu. Un message d'avertissement s'affiche.
Il est possible d'ignorer un contrôle d'excès des dépenses négatif. Dans Paramétrage gestion des achats (PBS), vous pouvez définir une valeur exacte de tolérance ou un pourcentage de tolérance. Ces tolérances peuvent être modifiées par celles définies pour le Groupe utilisateur dans Console de sécurité ou Gestionnaire Utilisateurs, le cas échéant. En l'absence de budget disponible, le système applique ces tolérances. Si l'excès se trouve dans les limites de tolérance définies, le système vous en avertit mais vous permet de poursuivre. Si l'excès sort des limites de tolérance définies, le système vous en avertit et suspend la facture.
Si vous utilisez le contrôle des engagements, lorsque vous rapprochez une facture achat d'une commande fournisseur, les engagements sont réduits et les dépenses réelles augmentent d'un montant égal à la combinaison compte/code analytique. Ainsi, les engagements sont convertis en dépenses réelles.