Quels sont les contrôles budgétaires disponibles ?

Les budgets SunSystems permettent d'enregistrer des valeurs budgétaires pour des comptes et codes analytiques. Ces valeurs budgétaires peuvent être utilisées de deux façons :

  • pour contrôler les dépenses et avertir si des transactions excèdent le budget disponible ;
  • pour fournir des valeurs comparatives pour les états et consultations réel/budget/prévision.

Un budget peut être un code compte unique ou une combinaison code compte et code analytique. Le contrôle budgétaire SunSystems peut s'appliquer aux transactions au fur et à mesure de leur saisie. En fonction des modules SunSystems utilisés, deux types de contrôle budgétaire sont disponibles :

  • contrôle des dépenses
  • contrôle des engagements.

Contrôle des dépenses

Le contrôle des dépenses compare les dépenses réelles aux budgets des comptes sélectionnés dans SunSystems Financials. Lorsque vous saisissez ou importez des transactions Grand Livre pour des comptes ou que vous saisissez des factures achats dans SunSystems Business, le système vérifie le total des dépenses réelles par rapport au budget affecté et avertit l'utilisateur si une transaction dépasse le budget défini pour un compte.

Lors du contrôle des dépenses le budget disponible est calculé comme suit :

  • Budget disponible = budget - dépenses réelles - engagements

    Un avertissement s'affiche si le montant de la transaction est supérieur au budget disponible. Vous pouvez ignorer cet avertissement grâce à divers paramètres.

Reportez-vous à la rubrique Qu'est ce que le contrôle des dépenses ? pour plus d'informations.

Contrôle des engagements

Le contrôle des engagements n'est disponible que si vous utilisez les commandes achats dans SunSystems Business.

Les engagements sont le total des commandes fournisseurs en attente pour une combinaison compte/code analytique. Ils représentent le montant que vous vous êtes engagé à dépenser pour le compte. Lorsque vous effectuez un contrôle de l'excès des dépenses dans les transactions Grand Livre et les factures achats, ce total peut être intégré dans la formule de calcul pour déterminer si une transaction dépasse un budget.

Le contrôle des engagements permet de contrôler les commandes fournisseurs lors de leur saisie dans le module Gestion des achats pour vérifier qu'elles n'entraînent pas un dépassement du budget disponible.

Lors du contrôle des engagements le budget disponible est calculé comme suit :

  • Budget disponible = budget - dépenses réelles - engagements

    Un avertissement s'affiche si le montant de la transaction est supérieur au budget disponible. Vous pouvez ignorer cet avertissement grâce à divers paramètres.

Voir Qu'est-ce que le contrôle des engagements ? pour plus d'informations.