Qu'est-ce qu'un contrôle budgétaire ?

Une définition de contrôle budgétaire contient les règles de contrôle pour un compte ou une fourchette de comptes par identification du budget pour ce(s) compte(s).

Lorsqu'une transaction Grand Livre, facture achat ou commande fournisseur est saisie pour un compte, les fonctionnalités de contrôle des dépenses et de contrôle des engagements recherchent si les fonds nécessaires pour couvrir le montant de la transaction sont disponibles dans le budget. Le système examine toutes les définitions contrôle budgétaire pour déterminer :

• où le budget du compte est enregistré,
• si un contrôle des engagements est requis.

Un ensemble de valeurs budgétaires est enregistré dans un Grand Livre budget pour une unité de gestion. Les valeurs budget sont généralement enregistrées dans le Grand Livre B, tandis que les dépenses réelles sont dans le Grand Livre A.

Les valeurs budgétaires peuvent être enregistrées à différents niveaux selon le contrôle budgétaire requis pour votre organisation. Un budget peut être assigné à :

• des comptes individuels,
• une fourchette de comptes,
• des codes analytiques dans un compte ou une fourchette de comptes.

Un contrôle budgétaire lie un compte du Grand Livre réel au compte contenant son budget dans le Grand Livre budget. Plusieurs comptes réels peuvent être liés au même compte budget. Il peut également identifier des codes analytiques si c'est à ce niveau que le budget est enregistré.

Les contrôles budgétaires sont définis dans Paramétrage contrôle budgétaire (BCS).

Un compte peut être contrôlé par rapport à une combinaison de budgets disponibles aux niveaux code analytique et compte. Par exemple, un budget marketing peut être affecté aux différents départements au niveau code analytique département, mais si le budget d'un département particulier est épuisé, il doit pouvoir utiliser une affectation de budget enregistrée au niveau compte marketing.