A quels niveaux les budgets peuvent-ils être définis ?
Paramétrage contrôle budgétaire (BCS) permet de définir les règles de contrôle budgétaire pour chaque compte ou fourchette de comptes auquel un budget est affecté. Vous devez définir un contrôle budgétaire pour lier les comptes du Grand Livre réel aux comptes du Grand Livre budget qui contiennent leur budget.
Vous pouvez lier ces comptes de la façon suivante :
- au niveau compte, pour lier un compte unique à un compte budget unique. Par exemple, pour contrôler un compte enregistrant les frais d'entretien d'un bâtiment avec le budget affecté à ce compte.
- au niveau récapitulatif, pour lier un groupe de comptes à un compte budget unique. Par exemple, pour contrôler plusieurs comptes publicité avec le budget total affecté à la publicité.
- au niveau compte/code analytique, pour lier un ou plusieurs comptes à un compte budget pour lequel les valeurs budgétaires sont définies par catégories analytiques.
Vous pouvez également définir si le contrôle des dépenses doit prendre en compte le total des engagements.
Contrôle des budgets au niveau compte
Vous pouvez définir un budget pour chaque compte de votre plan comptable et enregistrer les valeurs budgétaires dans le compte correspondant du Grand Livre budget.
Le budget pour un compte du Grand Livre réel peut également être enregistré dans un compte différent du Grand Livre budget.
Contrôle des budgets au niveau récapitulatif
Vous pouvez définir un budget contrôlant les dépenses de plusieurs comptes réels. Par exemple, vous pouvez contrôler l'ensemble de vos comptes publicité avec un compte budget publicité unique.
La valeur budgétaire peut être saisie dans n'importe quel compte du Grand Livre budget, à l'intérieur de la fourchette de comptes équivalents aux comptes réels. Par exemple dans le premier compte de la fourchette de comptes. Le contrôle budgétaire est défini en liant la fourchette de comptes réels au compte budget dans lequel le budget total est enregistré.
Contrôle des budgets au niveau code analytique
Vous pouvez également enregistrer et contrôler les budgets au niveau code analytique dans un compte. Par exemple, si vous voulez contrôler le budget marketing pour un département et que Département est défini comme catégorie analytique transaction dans le Grand Livre.
Lorsqu'une transaction est saisie pour la combinaison numéro de compte/code analytique, sa valeur est contrôlée avec le budget inscrit pour la combinaison numéro de compte/code analytique correspondante.
Le type de contrôle qui s'applique peut varier selon les codes analytiques. Lorsque les codes analytiques sont définis dans Code analytique (ANC), l'option Contrôle budgétaire détermine si le contrôle est autorisé pour un code analytique et, si c'est le cas, le type de contrôle requis.
Quand un budget est enregistré au niveau code analytique, les types de contrôle budgétaire suivants peuvent être définis pour chaque code analytique :
- Contrôle budgétaire non requis. Pas de contrôle budgétaire pour ce code analytique. Par exemple, un budget marketing est réparti par départements mais aucun budget n'est défini pour le département X et aucun contrôle budgétaire n'est requis lorsque des coûts de marketing sont saisis pour ce département.
- Autoriser contrôle budgétaire. Contrôle budgétaire pour combinaison code analytique et compte. Par exemple, une fois que le budget marketing du département A est épuisé, le contrôle budgétaire vérifie que le compte marketing a suffisamment de fonds disponibles. Un avertissement ne s'affiche que si le budget du département et le budget du compte sont épuisés. Ce contrôle est effectué si l'option Contrôle budgétaire combiné est sélectionnée pour le code analytique dans Code analytique.
- Autoriser contrôle budgétaire au niveau compte uniquement. Contrôle budgétaire pour ce compte uniquement. Par exemple, aucun budget marketing n'a été défini pour le département Z mais un budget global a été défini pour le compte marketing. Tous les coûts de marketing saisis pour le département Z seront vérifiés avec le budget global enregistré au niveau compte. Un avertissement s'affiche si la valeur de la transaction dépasse les fonds disponibles pour le compte marketing.