Qu'est-ce que le contrôle des engagements ?

Qu'est-ce que la comptabilisation des engagements ?

La comptabilisation des engagements permet aux organisations de disposer d'informations concernant leur trésorerie prévue et leurs modèles de dépenses. En enregistrant en tant qu'engagements et en regard d'un budget toutes les commandes fournisseurs créées, vous pouvez non seulement contrôler vos dépenses réelles par rapport au budget mais également les dépenses que vous avez engagées et qui deviendront donc des dépenses réelles dans le futur.

Cette fonctionnalité permet de contrôler étroitement les dépenses car le budget disponible pour un compte se trouve réduit dès que la commande est passée, sans avoir à attendre la facture du fournisseur.

La comptabilisation des engagements comprend deux parties :

• Contrôle de surengagement - contrôle spécifique réservé aux commandes fournisseurs, qui peut être activé ou désactivé. Lors de la saisie d'une commande fournisseur, le système vérifie le budget disponible.
• Enregistrement des engagements par rapport au budget - lorsque la commande fournisseur est approuvée, un montant correspondant du budget est réservé. Ce montant peut ensuite être utilisé dans le cadre du contrôle des dépenses dans Saisie journal et dans les transactions factures achats. Il peut aussi être utilisé en contrôle d'engagements.

Enregistrement des dépenses d'engagements budgétaires

Un budget SunSystems comprend trois parties :

• Montant du budget - budget autorisé pour une définition de contrôle budgétaire (combinaison compte/analyse).
• Dépenses réelles - dépenses réelles par rapport au budget. Il s'agit de transactions Grand Livre directes ou de transactions de factures d'achats dans SunSystems Business.
• Dépenses engagées - dépenses approuvées résultant des commandes fournisseurs, qui sont réservées dans le budget disponible.

Lors de la saisie d'une commande fournisseur dans Business, le système met à jour les engagements du budget lorsque le contrôle budgétaire est installé. La combinaison compte/analyse à mettre à jour correspond au compte et à l'analyse saisis sur la ligne de commande fournisseur.

Une ligne de commande fournisseur peut contenir plusieurs valeurs (par exemple quantité, prix unitaire, net, taxes, brut) enregistrées en tant que codes valeurs. Le code valeur à utiliser pour mettre à jour le montant des dépenses doit être spécifié dans le formulaire Définition type achat - paramétrage valeur à l'aide de l'indicateur Valeur engagements. Toutes les valeurs budgétaires doivent être enregistrées en devise de base.

Une commande fournisseur peut comporter deux étapes : saisie de commande et confirmation de commande. L'étape au cours de laquelle la commande met le budget à jour doit être spécifiée dans Paramétrage gestion des achats (PBS) à l'aide de l'indicateur Etape engagement.

Quand utilise-t-on des engagements ?

Lors de la saisie d'une transaction Grand Livre, de facture d'achat ou de commande fournisseur, le système peut effectuer un contrôle budgétaire pour vérifier le niveau de budget disponible. En comptabilisation d'engagements, le budget disponible est calculé de la manière suivante :

• Si le montant de la transaction dépasse le budget disponible, la transaction échoue au contrôle budgétaire et se voit suspendue.

  Si vous souhaitez que les engagements soient ignorés lors de la saisie des transactions Grand Livre Financials, désélectionnez l'option Inclure engagement dans Paramétrage contrôle budgétaire (BCS).

Contrôle de surengagement dans les commandes fournisseurs Business

Le contrôle des engagements est une fonctionnalité supplémentaire utilisée lors de la saisie d'une commande fournisseur. Cette fonctionnalité est activée dans Paramétrage gestion des achats (PBS) à l'aide de la case Contrôle surengagements. Lors de la saisie d'une commande fournisseur, le système vérifie si le budget disponible est suffisant en appliquant la formule énoncée plus haut. Si c'est le cas, le traitement de la commande peut poursuivre. Dans le cas contraire, la commande est suspendue et son traitement est interrompu. Un message d'avertissement s'affiche.

Il est possible d'ignorer un contrôle d'engagements négatif. Dans Paramétrage gestion des achats (PBS), vous pouvez définir une valeur exacte de tolérance ou un pourcentage de tolérance. Si nécessaire, ces tolérances peuvent être ignorées au profit d'autres tolérances propres au Groupe utilisateurs, définies dans Console de sécurité ou Gestionnaire Utilisateurs. En l'absence de budget disponible, le système applique ces tolérances. Si le surengagement se trouve dans les limites de tolérance définies, le système vous en avertit mais vous permet de poursuivre. Si le surengagement sort des limites de tolérance définies, le système vous en avertit et suspend la commande.

Si vous utilisez le contrôle des engagements, lorsque vous rapprochez une facture achat d'une commande fournisseur, les engagements sont réduits et les dépenses réelles augmentent d'un montant égal à la combinaison compte/code analytique. Ainsi, les engagements sont convertis en dépenses réelles.