Comment fonctionne le rapprochement automatique ?

Rapprochement sur des critères autres que le montant

Si les critères de rapprochement définis sur le profil de rapprochement, ou déterminés dans le cadre d'une règle, n'incluent pas le montant de transaction et si l'option Consolider montants n'a pas été sélectionnée, le rapprochement se base uniquement sur les critères choisis. Le système ignore alors le montant de chaque transaction. En conséquence, cette méthode rapproche les transactions de la manière suivante :

• biunivoque, autrement dit en rapprochant une transaction dans chaque groupe (Compte rapprochement) ;
• une vers plusieurs, autrement dit une transaction d'un groupe est rapprochée avec plusieurs transactions de l'autre groupe ;
• plurivoque, autrement dit plusieurs transactions d'un groupe sont rapprochées avec plusieurs transactions de l'autre groupe.

Avec cette méthode, le total des transactions rapprochées dans chaque groupe a peu de chances de s'équilibrer et une intervention manuelle pourra s'imposer avant de pouvoir inscrire le rapprochement.

Rapprochement sur la base du montant et d'autres critères

Si les critères de rapprochement définis sur le profil de rapprochement, ou déterminés dans le cadre d'une règle, incluent un champ de montant, le rapprochement s'effectue de façon biunivoque uniquement, à savoir que le montant de chaque transaction doit coïncider de façon exacte avant de pouvoir rapprocher les deux transactions.

L'option Consolider montants ne doit pas être sélectionnée si vous souhaitez utiliser cette méthode de rapprochement.

Vous pouvez définir un montant ou pourcentage de tolérance sur le profil de rapprochement. Ceci permet de rapprocher deux transactions si les deux montants de transaction se situent dans les limites de cette tolérance. Dans ce cas, la plus élevée des deux transactions est scindée en deux transactions. Une des transactions scindées contient le montant exact nécessaire pour rapprocher et est rapprochée automatiquement. La seconde transaction scindée, dont le montant est inférieur, demeure non rapprochée sur le compte.

Cette méthode ne permet de rapprocher que deux transactions à la fois, à savoir une de chaque groupe.

Rapprochement consolidé sur la base du montant et d'autres critères

La méthode de rapprochement consolidé de Rapprochement automatique permet de rapprocher plusieurs transactions de chaque groupe à la fois, sous réserve qu'elles répondent aux critères de rapprochement, et exige que les totaux de rapprochement s'équilibrent. Par exemple, elle permet de rapprocher une transaction de règlement du compte de rapprochement avec plusieurs factures de montants inférieurs.

L'option Consolider montants doit être sélectionnée si vous souhaitez utiliser cette méthode de rapprochement.

Les critères de rapprochement doivent inclure au moins un champ de rapprochement et ne doivent pas inclure de champ de montant. En effet, le champ de montant est inclus automatiquement. Les critères de rapprochement permettent d'identifier les transactions disponibles pour un rapprochement dans chacune des sections de la fenêtre. Le système consolide ensuite la valeur de ces transactions dans chacun des groupes et se sert du total de chaque groupe pour commander le traitement de rapprochement automatique. Le total le plus faible des deux correspond au montant total qui sera rapproché.

Rapprochement automatique traite les transactions dans chaque groupe par ordre de date de transaction, en sélectionnant en premier la transaction la plus ancienne. Il rapproche les transactions dans chaque groupe jusqu'à ce que le groupe dont le total est le plus faible soit entièrement rapproché. Toute transaction partiellement rapprochée du groupe dont le montant est le plus élevé est scindée pour permettre un rapprochement exact et le reliquat des transactions scindées demeure non rapproché.

Ceci est illustré dans l'exemple suivant :

Critères de rapprochement : Département (Analyse Grand Livre 1)

Avant rapprochement automatique

Groupe de transactions 1 (Partie supérieure de la fenêtre)

Groupe de transactions 2 (Partie inférieure de la fenêtre)

Après rapprochement automatique

Groupe de transactions 1

Groupe de transactions 2