Exécution d'un rapprochement

Exécution rapprochements (RCM) permet de rapprocher deux groupes de transactions. Ces groupes peuvent provenir de la même unité de gestion, d'unités de gestion différentes ou, dans le cas où vous utilisez plusieurs bases de données, de différentes bases de données SunSystems. Il est possible pour plusieurs utilisateurs d'exécuter plusieurs profils Exécution rapprochements dans la même unité de gestion ou dans des unités de gestion différentes. Cependant, vous ne pouvez pas rapprocher les mêmes informations transactionnelles au sein de la même unité de gestion. Vous devez donc veiller à ce que les profils de rapprochement et les comptes de rapprochement ne contiennent pas les mêmes informations. Avant de pouvoir exécuter un rapprochement :

La procédure de rapprochement est la suivante :

  1. Sélectionnez Exécution rapprochements (RCM).
  2. Sélectionnez Exécution rapprochements (RCM), saisissez les détails du rapprochement dans Rapprochements - sélection, puis cliquez sur OK. Voir 'Sélection des transactions à rapprocher'.
  3. Dans le menu Actions, sélectionnez Extraire/accepter pour extraire les transactions et les afficher sur le formulaire Rapprochements. Voir 'Comprendre la liste de transactions dans Exécution rapprochements'.
  4. Vous pouvez trier les transactions affichées.
  5. Pour effectuer un rapprochement automatique, sélectionnez Rapprochement automatique dans le menu Actions. La case Rapprocher est automatiquement cochée pour toutes les transactions qui répondent aux critères de rapprochement.
    Si l'une des deux grilles contient des transactions en double, le traitement de rapprochement les ignore à moins que l'option Consolider montants n'ait été sélectionnée sur le profil de rapprochement. Si le système trouve des transactions en double, il affiche un message et désigne ces transactions en activant la case En double.
  6. Dans le menu Actions, sélectionnez Rechercher pour rechercher une transaction spécifique. Voir 'Recherche de transactions dans Exécution rapprochements'.
  7. Pour rapprocher les transactions manuellement, activez ou désactivez la case Rapprocher qui précède les transactions, selon que vous voulez rapprocher la transaction concernée ou annuler son rapprochement.
    Lorsque vous cochez (ou désélectionnez) la case Rapprocher, la transaction n'est pas sélectionnée (ou désélectionnée) immédiatement pour le rapprochement. Pour vous assurer que votre sélection est effective, cliquez sur une autre transaction dans l'une ou l'autre des grilles et vérifiez que le total affiché en haut du formulaire est correctement ajusté en fonction de votre sélection.
  8. Pour rapprocher partiellement une transaction, consultez 'Scission des transactions dans Exécution rapprochements'.
  9. Pour générer une transaction, consultez 'Génération de transactions dans Exécution rapprochements'.
  10. Pour imprimer le contenu des grilles, sélectionnez Etat dans le menu Actions. Voir 'Edition des transactions rapprochées'.
  11. Sélectionnez Inscrire dans le menu Actions pour enregistrer les résultats du rapprochement.
    Si les transactions rapprochées (autrement dit les totaux rapprochés affichés en haut du formulaire) sont identiques, le système transmet ces transactions à Importation journal pour validation et inscription.

    Si des avertissements surviennent lors de la validation, le système vous propose d'imprimer l'état de validation Importation journal ou de poursuivre le traitement d'inscription. En cas d'erreurs, le système produit l'état de validation Importation journal et interrompt le traitement d'inscription. Voir 'Comprendre les résultats de la validation Importation journal'.

    Si vous avez sélectionné l'action Masquer avant de rapprocher les transactions de façon manuelle ou automatique, le système efface automatiquement les transactions rapprochées de la liste. Vous pouvez sélectionner Afficher dans le menu Actions pour les afficher de nouveau.