怎樣根據可用預算來檢查業務？

何時執行預算檢查？

如果您在〔預算檢查設置 (BCS)〕中為科目/分析組合設置了任何預算檢查，則會對帳務業務進行〔預算檢查〕。對於同一科目/分析組合，如果在〔採購業務設置 (PBS)〕中選擇了「超支檢查」選項，則也會對採購發票進行預算檢查；或是如果在〔採購業務設置 (PBS)〕中選擇了「超逾承諾檢查」選項，則也會對採購訂單進行預算檢查。然後，在輸入實際業務時，預算檢查過程會對每筆業務進行有效性檢查，以確保其滿足預算的控制設置。

通過查找業務參考科目的預算檢查設置開始預算檢查。這是帳務、採購訂單或採購發票行上的科目代碼。系統使用此科目代碼來查看其是否超出任何預算檢查設置科目代碼範圍。

如果某一預算檢查未覆蓋該科目，則無需進行預算檢查即可接受業務。

如果某一預算檢查應用於該科目，則預算檢查設置確定該預算科目和所有可選的分析代碼，這些代碼中包含該科目的預算。

可用預算

預算金額作為如下的唯一組合保留：

• 科目代碼
• 期間
• 分析代碼 1（可選 - 取決於〔預算檢查設置〕）
• 分析代碼 2（可選 - 取決於〔預算檢查設置〕）
• 分析代碼 3（可選 - 取決於〔預算檢查設置〕）
• 分析代碼 4（可選 - 取決於〔預算檢查設置〕）
• 分析代碼 5（可選 - 取決於〔預算檢查設置〕）

預算檢查計算該科目、分析代碼和期間組合的剩餘可用預算值，以瞭解是否有足夠的可用資金來滿足業務。對於每一個組合，按下面方法計算可用的預算：

可用預算 = 預算 - 承付支出 - 實際支出

所有的預算金額都必須以本位幣的形式保存。

什麼是業務？

預算過程在您輸入每單筆業務時對其進行檢查，以確保其沒有超出該科目和分析代碼的可用預算。業務可以是採購訂單、採購發票或某帳務業務如帳務錄入、帳務導入等。

對於採購訂單或發票，預算檢查既可逐行執行，也可在整個文檔上執行，這取決於〔採購類型 (PTS)〕或〔採購業務設置 (PBS)〕上的設置。

導航方法

當輸入一筆業務時，它從當前期間開始耗預算。即，對於採購訂單和發票，指當前的採購期間；對於帳務業務，指當前的財務期間。

先對此期間進行檢查和消耗可用的預算。如果在此期間內無足夠的可用預算，則根據已設置的導航方法從其他期間消耗預算。這可通過使用分析代碼或〔預算檢查設置 (BCS)〕來設置。

下表顯示了幾個各種導航方法以不同方式消耗預算的例子，以及其預算消耗的順序：

假設當前期間是 03/2012，輸入了一筆 100 美元的業務。

假設當前期間是 03/2012，輸入了一筆 150 美元的業務。

在〔預算檢查設置 (BCS)〕上，您可以設置是使用單一年度或多個年度。單一年度是指預算檢查僅適用當前年度的期間；而多個年度是指預算檢查使用所有年度的期間。

允許偏差

如果業務金額超過可用預算，將考慮〔帳務設置 (LES)〕或〔採購業務設置 (PBS)〕上設置的預算允許偏差百分比或金額。如果預算赤字在允許範圍內，該支出將得到允許並且會顯示一條警告消息。

使用〔安全控制台〕或〔用戶管理員〕中提供的「雜項使用權限」，您可以允許操作員忽略超支警告並過帳業務，而不管是否已沒有足夠預算可用。

預算檢查失敗

如果業務未通過預算檢查，則業務會被保留，並顯示一條消息。業務可根據以下方法之一通過預算檢查：

• 降低業務值，使之低於可用預算。
• 允許具有更高允許偏差更新權限的用戶處理業務。
• 增加科目/分析/期間組合的預算金額。這可以是通過重新分配預算來實現。
• 根據導航方法使用不同的科目/分析/期間組合。

如果上述方法均不能用來釋放業務，則無法處理該業務，應予以取消。

採購訂單和採購發票

採購訂單更新的是承付支出金額。當某發票匹配到某採購訂單並通過了預算檢查階段時，會發生下列情況：

• 從消耗預算的期間中減去承付支出金額。
• 從消耗預算的期間中加上實際支出金額。

採購訂單保留來自某特定期間的預算。當處理相應發票時，金額從某保留預算金額更改為該期間的支出金額，無論發票的處理期間如何。

例如，採購訂單保留期間 03/2006 和 04/2006 之間的預算。該保留預算金額記錄在期間 03/2006 和 04/2006。在期間 06/2006 收到發票，並與採購訂單匹配。期間 03/2006 和 04/2006 的保留預算減少，該期間的支出增加，但並不影響期間 06/2006。

為科目查找預算檢查

〔預算檢查〕設置確定了必須為業務上參考的科目進行檢查的預算科目。預算檢查過程為該科目查找最適當的預算檢查設置。

起初進行搜索是要找到只與業務上參考的科目相關的預算檢查。如果未找到，則搜索為包含業務上科目的一系列科目設置的預算檢查。

這樣將允許您在為某一科目範圍設置的預算總額中排除選中的科目。例如，您可將預算總額指定給廣告，其中有大量算指定給電視廣告。您可為電視廣告費用科目設置特定的預算檢查，並輸入單獨指定給該科目的預算。然後，您可為其餘廣告科目設置另一個預算檢查。指定給此預算檢查的科目範圍可能參考電視廣告費用科目，但這並不重要。為電視廣告科目輸入業務時，檢查過程將使用電視廣告科目的預算檢查。為其他廣告費用科目輸入業務時，檢查處理不能為該科目查到一個特定的預算檢查，因此將使用參考廣告科目範圍的預算檢查。

如果您為沒有預算的科目代碼和分析代碼組合創建預算檢查，則將創建出零預算。這意味著，每筆過帳到科目代碼和分析代碼組合的業務都被視為超預算。

如果已在〔分析代碼 (ANC)〕中設置了「組合預算檢查」選項，則會根據最具體的可用預算過帳業務。如果已超出該可用預算，則使用次具體的預算（如果存在）。