什麼是支出檢查？

SunSystems 預算包含三個部分：

• 預算金額，預算檢查設置（科目/分析組合）允許的預算。
• 實際支出，預算的實際支出。該支出來自直接帳務業務，或〔SunSystems 訂單履行〕內的採購發票業務。
• 承付支出，採購訂單中已核準的支出，從可用預算中保留。

〔支出檢查〕監控已設置預算的科目/分析組合的實際支出。支出檢查用於〔財務管理〕，在每個科目/分析組合都設置了〔預算檢查設置 (BCS)〕時可以應用到選定的科目上。當在〔採購業務設置 (PBS)〕中需要支出檢查時，支出檢查也可用於〔訂單履行〕。

〔支出檢查〕為這些科目檢查輸入到〔財務管理〕中的帳務業務。這包括使用〔帳務錄入 (LEN)〕或〔帳務導入 (LIM)〕輸入的業務，以及那些由其他〔財務管理〕功能生成的業務。如果正在使用 SunSystems〔訂單履行採購〕模塊，則支出檢查還可在輸入發票行時檢查發票行上的值。

若輸入需要支出檢查的科目的業務，支出檢查會比較科目的總實際支出和分攤預算。若業務使科目超過其預算，則將顯示警告信息。您可以忽略此警告，這取決於其操作員組別或使用的全局容許偏差。

使用支出檢查時，按下式來計算科目上可用的預算：

• 可用預算 = 預算 - 實際支出 - 承付支出

如何計算預算和實際總額？

實際支出總額是過帳到該期間科目的業務總和。

計算科目的預算總額更加複雜一些。它由為科目設置的預算檢查設置確定。可將科目的預算設置成不同的級別，還可從預算科目組合中提取預算。另外預算金額還由為預算檢查設置的〔預算導航方法〕來確定。它確定了用於計算預算金額的會計期間。

在訂單履行採購發票中更新預算

當在〔訂單履行〕中輸入採購發票並在使用預算檢查時，預算的支出金額會被更新，如同其是帳務業務一般。這意味著，當輸入發票時，實際支出金額將增加。要使用的科目是在採購發票行上輸入的科目。要使用的分析是在採購發票行上輸入的分析。

採購發票行可以有許多值（例如，數量、單價、淨額、稅額、總額），這些值以值標籤的形式保存。要用來更新支出金額的確切值標籤必須在〔採購類型設置值設置〕窗體中予以指定，這可通過使用「支出預算值」選項來實現。所有的預算值都必須以本位幣的形式保存。

採購發票可以有多個階段，如發票錄入、發票核對（相對採購訂單）、以及發票確認。必須使用「支出階段」標記在〔採購業務設置 (PBS)〕中指定採購發票要更新預算的階段。該設置應用於所有發票，但也可在〔採購類型 (PTS)〕中按特定〔採購類型〕的需要更新該設置。

在訂單履行採購發票中進行超支檢查

在輸入採購發票時，〔超支檢查〕是一項附加的功能。該功能可在〔採購業務設置 (PBS)〕中激活，與〔財務管理〕業務的超支檢查相同。當輸入發票時，系統便會利用上述的公式來檢查可用預算。如果有可用預算，則允許繼續處理發票。如果沒有可用預算，則發票被保留，不可以進行進一步處理。系統會顯示一條警告信息。

當執行超支檢查時，可使用更新。在〔採購業務設置 (PBS)〕中，可設置一個確切的值容許偏差或百分比偏差。如果需要，這些偏差可以由〔安全控制台〕或〔用戶管理員〕中〔操作員組別〕的偏差設置更新。如果無可用預算，則系統會應用此容許偏差。如果業務在容許偏差範圍內，則您將收到警告，但可以繼續進行處理。如果超出容許偏差，則會顯示一條警告信息，且發票被保留。

如果您在核對採購發票與採購訂單時使用承付檢查，則科目和分析代碼組合的承付支出會減少，實際支出則會增加相同的金額。這樣，承付支出便轉換為實際支出了。