什麼是承諾檢查？

什麼是承諾核算？

承諾核算是一種方法，它提供給組織有關其預期現金流和開支模式的及時信息。通過記錄作為對預算的承諾而提出的所有採購訂單，不僅可控制對於預算的實際支出，而且也可控制任何已承付的支出，後者將在未來的某個時刻上成為實際支出。

這是一種控制支出的更為嚴密的方法，因為它在提出科目的採購訂單時減少了科目可用的預算，而不是等待下去，直到發生實際支出後收到發票。

承諾核算分為兩部分：

• 超逾承諾檢查，只在採購訂單中執行的特殊檢查，可以啟用或禁用此功能。當輸入採購訂單時，系統會檢查是否存在可用預算。
• 記錄相對預算的承付支出，當核準採購訂單時，預算的相應部分會被保留。之後，此金額便可作為支出檢查的一部分用於帳務錄入和採購發票業務中。它也可用於承諾檢查。

記錄相對預算的承付支出

SunSystems 預算包含三個部分：

• 預算金額，預算檢查設置（科目/分析組合）允許的預算。
• 實際支出，預算的實際支出。該支出來自直接帳務業務，或〔SunSystems 訂單履行〕內的採購發票業務。
• 承付支出，採購訂單中已核準的支出，從可用預算中保留。

當在〔訂單履行〕中輸入採購訂單並設置了預算檢查時，系統會同時更新預算的承付支出。要更新的科目/分析組合是在採購訂單行上輸入的科目和分析。

採購訂單行可以有許多值（例如，數量、單價、淨額、稅額、總額），這些值以值標籤的形式保存。要用來更新支出金額的確切值標籤必須在〔採購類型設置值設置〕窗體中予以指定，這可通過使用「承諾預算值」標記來實現。所有的預算值都必須以本位幣的形式保存。

採購訂單可以有多達兩個階段：訂單錄入和訂單確認。必須使用「承諾階段」標記在〔採購業務設置 (PBS)〕中指定採購訂單要更新預算的階段。

何處使用承付支出？

當輸入帳務業務、採購發票或採購訂單時，系統可執行預算檢查以便查看預算可用的剩餘資金。如果使用了〔承諾核算〕，則按以下方式計算可用的預算：

• 如果業務值超出可用的預算，則業務預算檢查失敗，業務被保留。

  如果您希望在輸入財務帳務業務時忽略承付支出，則在〔預算檢查設置 (BCS)〕上不要點選「包含承付」復選框。

在訂單履行採購訂單中進行超逾承諾檢查

在輸入採購訂單時，〔承諾檢查〕是一項附加的功能。在〔採購業務設置 (PBS)〕中使用「超逾承諾檢查」復選框可以啟用此功能。當輸入採購訂單時，系統會利用上述公式檢查是否有可用預算。如果有可用預算，則允許繼續處理訂單。如果沒有可用預算，則訂單被保留，不可以進行進一步處理。系統會顯示一條警告信息。

當執行承諾檢查時，可使用更新。在〔採購業務設置 (PBS)〕中，可設置一個確切的值容許偏差或百分比偏差。如果需要，這些偏差可以由〔安全控制台〕或〔用戶管理員〕中設置的〔操作員組別〕上的容許偏差予以更新。如果無可用預算，則系統會應用此容許偏差。如果在容許偏差範圍內，則您會收到警告，但可以繼續處理。如果超出容許偏差，則您將收到警告，且訂單被保留。

如果您在核對採購發票與採購訂單時使用承付檢查，則科目和分析代碼組合的承付支出會減少，實際支出則會增加相同的金額。這樣，承付支出便轉換為實際支出了。