Przypisanie i kontrola numeracji rejestrów

SunSystems przypisuje numer identyfikacyjny do każdego rejestru księgowanego w księdze Finansów. Funkcja księgowania SunSystems przydziela kolejny wolny numer rejestru do każdego nowego księgowanego rejestru. Numer ten zachowywany jest w rejestrze w każdej jego operacji.

Identyfikowanie numerów rejestrów

Wykaz kontroli księgowania rejestrów (REPJNA) zawiera listę przypisanych numerów rejestrów bez względu na to, czy rejestry zostały ostatecznie zaksięgowane. Raporty wykazu rejestru pozwalają drukować kolejne rejestry, a Przeglądanie rejestru pozwala na oglądanie ich według numerów.

Przypisanie następnego wolnego numeru rejestru

Kiedy funkcja SunSystems rozpoczyna proces księgowania, wyszukuje kolejny dostępny numer rejestru i wstępnie przypisuje go do rejestru. Każdy przypisany numer rejestru jest zapisywany i kontrolowany w tabeli Kontroli księgowań rejestru.

Jeśli numer rejestru zostanie przypisany podczas księgowania, w tabeli zapisywane są szczegółowe dane procedury księgowania rejestru. Obejmują one:

  • typ rejestru
  • opis rejestru
  • datę i godzinę przypisania numeru rejestru
  • identyfikator użytkownika odpowiedzialnego za rejestr
  • znacznik tymczasowego zaksięgowania
  • stan bieżący.

Po całkowitym zaksięgowaniu rejestru, funkcja księgowania zmienia stan numeru rejestru na Zaksięgowany.

Jeżeli rejestr nie został zaksięgowany, funkcja księgowania ustawi odpowiedni stan błędu księgowania w numerze rejestru. Na przykład, gdy nie dokonano ostatecznej weryfikacji, lub w przypadku błędu oprogramowania czy awarii sprzętu. W takim przypadku, numer pozostanie przypisany do błędnego rejestru, mimo że operacje rejestru nie zostały zapisane do księgi, co spowoduje powstanie luki w numeracji. Oznacza to, że zaksięgowane rejestry nie zawsze mają numery kolejne. Brakujące numery rejestrów można zidentyfikować i sprawdzić w tabeli Kontroli księgowań rejestru.

Uwaga:  Jeżeli użytkownik nie chce pozostawiać luk w numeracji, może tak skonfigurować SunSystems, by w kolejnych księgowanych rejestrach wykorzystał brakujące numery. W celu konfiguracji w Konfiguracji księgi (LES) dla ustawienia Użycie luk numerów rejestrów w menu Opcje wybierz Tak.

Kody stanu tabeli kontroli rejestru

W tej tabeli do numerów rejestrów można przypisać następujące kody stanu, by określić stan rejestru:

Status Wartość stanu Znaczenie/Przykład
0 Niekompletny rejestr Rejestr jest w trakcie księgowania.
1 Księgowania rejestru OK Rejestr został pomyślenie zaksięgowany
2 Nieudane – błąd budżetu Rejestr nie został zaksięgowany z powodu błędu stwierdzonego w kontroli wydatków/zobowiązań budżetu
3 Nieudane – błąd w danych Rejestr nie został zaksięgowany z powodu nieprawidłowych danych. Na przykład zabrakło kodu konta.
4 Nieudane – błąd bazy danych Rejestr nie został zaksięgowany z powodu błędu pliku lub bazy danych.
5 Księgowanie wymuszone – wszystkie odrzucone Rejestr nie został zaksięgowany w Imporcie do księgi ponieważ wszystkie operacje tego rejestru zostały odrzucone.
9 Inny błąd Rejestr nie został zaksięgowany z powodu innego błędu.