Selezione delle registrazioni per il pagamento o la riscossione
Le registrazioni incluse in un ciclo di pagamento o di riscossione sono determinate inizialmente dal metodo scelto per effettuare l'operazione:
Se si avvia Esecuzione pagamento (PYR) da un Control Desk, le registrazioni selezionate per il pagamento sono quelle visualizzate nella maschera Control Desk - Articoli selezionati.
Non è possibile avviare Riscossione pagamento da un Control Desk.
Se si avvia Esecuzione pagamento (PYR) o Riscossione pagamento (PYC) direttamente da SunSystems, le registrazioni verranno selezionate al momento dell'esecuzione in base a una combinazione di fattori, ovvero:
- I criteri di selezione del profilo di pagamento indicato al momento dell’esecuzione.
- I criteri di selezione indicati al momento dell’esecuzione.
Inoltre, i criteri del profilo di pagamento possono essere sostituiti da determinate impostazioni del sistema, di un conto o di una registrazione.
I criteri di selezione del profilo di pagamento determinano i conti e le relative registrazioni da includere nel pagamento.
Selezione dei conti mediante il profilo di pagamento
Un profilo di pagamento contiene i seguenti criteri per la selezione dei conti da includere nel pagamento:
- Intervallo dei codici conto
- Intervallo dei codici relativi alla priorità conto
- Intervallo dei limiti relativi agli importi, quando è previsto il saldo del conto (opzione facoltativa)
- Codici di analisi per i conti (da 1 a 10) (opzione facoltativa)
- Metodo di pagamento
I parametri dei criteri di selezione dei conti vengono ignorati nei casi seguenti:
- I conti sospesi o chiusi non vengono mai inclusi nei pagamenti.
- I conti utilizzati da un altro operatore vengono esclusi, ma sono annotati nel report relativo ai pagamenti.
Saldi a debito
Il pagamento non viene generato per i conti fornitori con un saldo a debito, tuttavia la funzione Documenti di pagamento consente di produrre un documento riportante il saldo a debito, ad esempio un avviso di pagamento. L'eventuale assegno allegato all'avviso viene annullato. Gli indicatori di allocazione delle registrazioni contabili che compongono il saldo a debito verranno impostati su Saldo riportato. Sarà possibile stampare documenti di pagamento per le registrazioni di questo tipo nei cicli di pagamento successivi, finché il saldo del conto è a debito. In altri termini, i saldi a debito sono riportati fino alla contabilizzazione di registrazioni a credito.
Se in Impostazione archivio contabile è selezionata l'opzione Ignora saldi Dare, i conti con saldo a debito sono completamente ignorati dalla funzione di pagamento. Di conseguenza, non verranno né prodotti documenti di pagamento, né aggiornati gli indicatori di allocazione.
Selezione delle registrazioni per i pagamenti
Un profilo di pagamento contiene i seguenti criteri di selezione delle registrazioni da includere nel pagamento:
- Codice della valuta base o della valuta registrazione (vedere “Selezione delle registrazioni per il pagamento in base alla valuta”)
- Indicatore di allocazione (vedere “Selezione delle registrazioni per il pagamento in base all'indicatore di allocazione”)
- Origine registrazione contabile
- Tipo di registrazione contabile
- Riferimento registrazione
- Codici di analisi della registrazione contabile (da 1 a 10)
- Limite di importo, se attivo per le registrazioni
- Data di scadenza del pagamento, correlata alla Data base per pagamento indicata al momento dell'esecuzione
- Date di scadenza dello sconto, correlate alla Data base per sconto e alla Data prossimo pagamento indicate al momento dell'esecuzione
Alcuni di questi criteri possono essere specificati al momento dell'esecuzione. Vedere “Definizione dei criteri di selezione durante l'esecuzione dei pagamenti”.
I parametri dei criteri di selezione delle registrazioni sono ignorati nei casi seguenti:
- Le registrazioni con indicatore di allocazione Trattieni sono sempre escluse dai pagamenti.
- Le registrazioni con indicatore di allocazione Imponi sono sempre incluse nel pagamento, purché sia incluso il conto di appartenenza.
- Le registrazioni con un indicatore di allocazione di tipo numerico sono incluse solo se l'indicatore è maggiore del numero specificato nel campo Allocazione minima per pagamento di Impostazione archivio contabile (LES).
L'inclusione nel pagamento dipende inoltre dai criteri di selezione seguenti, specificati al momento dell'esecuzione del pagamento o della riscossione:
- Data base per pagamento
- Data base per sconto (solo per l'esecuzione dei pagamenti)
- Data prossimo pagamento (solo per l'esecuzione dei pagamenti)
Se il saldo netto delle registrazioni di un conto selezionate per il pagamento risulta a debito, Esecuzione pagamento non ne completa l’elaborazione, ma le annota nel report Dettagli esecuzione pagamento.
Infine, potrebbe esistere un limite di pagamento, ovvero un importo massimo che può essere pagato o riscosso in un ciclo di pagamento. In caso di superamento del limite, l'operazione viene annullata e non viene effettuato alcun pagamento.