Comment les numéros de journaux sont-ils assignés et contrôlés ?

Un numéro unique est attribué par SunSystems à chaque journal inscrit dans un Grand Livre Financials. La fonction d'inscription de SunSystems affecte le prochain numéro de journal disponible au journal avant son inscription. Ce numéro de journal est enregistré sur chaque transaction qui le compose.

Identification des numéros de journaux

L'état Contrôle inscription journal (REPJNA) liste les numéros de journaux qui ont été attribués sans tenir compte du succès ou de l'échec de l'inscription d'un journal. L'état Edition journal permet d'imprimer les journaux dans l'ordre de leurs numéros et Consultation journal permet de les consulter par numéro.

Comment est assigné le numéro de journal suivant disponible ?

Lorsqu'une fonction SunSystems démarre un traitement d'inscription, le numéro de journal suivant disponible est identifié et pré-assigné au journal. Chaque numéro de journal assigné est enregistré et contrôlé dans la table Contrôle inscription journal.

Lorsque le numéro de journal est assigné, les détails de l'inscription correspondante sont enregistrés dans cette table. Les détails enregistrés sont :

type journal
libellé du journal
la date et l'heure à laquelle le numéro de journal a été assigné
le code de l'utilisateur qui a créé le journal
l'indicateur inscription simulée
le statut courant.

Lorsque le journal est correctement inscrit, la fonction d'inscription met à jour le statut pour le numéro de journal. Celui-ci devient Inscrit(e).

Si le journal n'est pas inscrit, le système définit un statut indiquant l'échec de l'inscription en regard du numéro du journal. Par exemple, lorsqu'une erreur logicielle ou matérielle est intervenue ou lorsque le journal n'a pas pu être validé. Dans ce cas, le nombre reste affecté au même journal non valide, même si les transactions journal n'ont pas été inscrites au Grand Livre, laissant ainsi un écart dans les numéros du journal. En conséquence, les journaux inscrits au Grand Livre ne contiennent pas toujours des numéros de journaux consécutifs. Les numéros de journaux manquants peuvent être identifiés et vérifiés dans la table Contrôle inscription journal.

Remarque: si vous ne souhaitez pas laisser d'écart dans la numérotation des journaux, vous pouvez configurer SunSystems afin d'utiliser les numéros manquants pour les journaux inscrits ultérieurement. Pour cela, sélectionnez Oui dans Sélectionner journaux non utilisés de l'onglet Options de Paramétrage Grand Livre (LES).

Codes statut dans la table Contrôle inscription journal

Les codes suivants peuvent être assignés à un numéro de journal. Ils indiquent le statut du journal.

Statut	Valeur statut	Signification / exemple
0	Journal incomplet	Le journal est en cours d'inscription.
1	Journal bien inscrit OK	Le journal a été inscrit avec succès.
2	Echec - budget	Le journal n'a pas été inscrit car il n'a pas satisfait au contrôle budgétaire des dépenses/engagements.
3	Echec - erreur données	Le journal n'a pas été inscrit en raison de données non valides. Par exemple, un numéro de compte manquant.
4	Echec - erreur base de données	Le journal n'a pas été inscrit en raison d'une erreur base de données ou fichier.
5	Inscriptions forcées - toutes rejetées	Le journal n'a pas été inscrit par Importation journal car toutes les transactions ont été rejetées.
9	Echec (autre)	Le journal n'a pas été inscrit pour une autre raison.