Qu'est-ce que la réaffectation analytique ?
La réaffectation analytique permet d'automatiser le transfert des informations analytiques des modules SunSystems Business vers les catégories analytiques Grand Livre lorsqu'une inscription Grand Livre Business est effectuée.
Une inscription Grand Livre Business crée automatiquement un journal dans le module SunSystems Financials. Un maximum de dix catégories analytiques peuvent être assignées aux journaux, ainsi que le définit l'enregistrement Structure analytique (ANS). On parle également d'analyse Grand Livre. Si vous saisissez un journal manuellement, vous pouvez saisir les données d'analyse (codes analytiques et autres données non validées) dans ces dix catégories analytiques. Toutefois, lorsqu'un journal est créé via Business, le système peut automatiquement insérer ces données. La réaffectation analytique définit les données à inclure dans chacune des dix catégories analytiques du journal.
Chaque catégorie analytique doit être réaffectée séparément. Les données d'analyse peuvent provenir de l'analyse de la transaction ou des données statiques associées à la transaction, comme décrit dans Quelles sont les données Business d'origine disponibles ?
Vous devez configurer des réaffectations distinctes pour chaque module Business que vous utilisez pour les inscriptions Grand Livre : achats, ventes, stock (pour les ordres de transfert), réception stock, sortie stock, ainsi que chaque Importation ligne Business/externe. Par exemple : sur les inscriptions Grand Livre générées par le module Gestion des achats, vous souhaitez insérer le code fournisseur, le code article et le code centre de coût dans les champs réservés aux codes analytiques 1, 2 et 3. En revanche, sur les inscriptions Grand Livre générées par le module Gestion des ventes, vous souhaitez insérer le code client, le code zone de vente et le code centre de coût dans les champs réservés aux codes analytiques 1, 5 et 3.
La réaffectation analytique présente un avantage majeur : il n'est pas nécessaire d'utiliser les catégories analytiques des transactions Business pour gérer les détails analytiques enregistrés dans le système, alors que l'unique objectif de ce processus consisterait à les transférer dans Financials. Vous pouvez vous contenter de réaffecter directement les informations d'un module à l'autre. Par exemple, il n'est pas nécessaire de gérer un code article associé à une catégorie analytique sur une transaction Business pour le transférer vers une transaction Grand Livre. Il vous suffit pour ce faire de le sélectionner directement dans la transaction Business dans le cadre de la réaffectation (en supposant qu'un article figure dans cette transaction).
Les réaffectations analytiques sont définies via Réaffectation analytique Grand Livre (ANM).
Pour réaffecter des informations analytiques, vous devez définir :
- La catégorie analytique transaction Grand Livre cible.
- Les données d'origine à transférer dans la catégorie cible.
- La catégorie analytique d'origine, si les données d'origine se réfèrent à une entité analysable.
Quelles sont les données Business d'origine disponibles ?
Vous disposez dans les modules Business de nombreuses données d'origine qui peuvent être utilisées pour renseigner chacun des dix codes analytiques associés aux transactions Grand Livre. La liste des données d'origine porte le nom de répertoire analytique. Chaque répertoire identifie un type de données pouvant être transférées dans le module Financials. Ces types de données peuvent être regroupés dans les deux catégories suivantes :
Entités utilisables
Les entités utilisables correspondent aux codes des données de référence statiques qui peuvent être définis dans les modules Business et Financials et qui sont référencés, directement ou indirectement, sur les transactions de vente, d'achat et de stock. Il s'agit par exemple des articles, des groupes de produits, des employés, des entrepôts, des codes clients et fournisseurs, des numéros de comptes clients et fournisseurs, des numéros de comptes et des codes immobilisations. Ces codes sont créés à l'aide de fonctions SunSystems spécifiques et prédéfinies. Ils sont gérés dans les transactions Business ou extraits à partir d'autres détails enregistrés sur celles-ci.
Les entités utilisables comprennent de nombreuses adresses qui sont susceptibles d'être référencées sur les transactions Business. Par exemple, une adresse de livraison figurant sur une ligne de commande fournisseur ou une adresse de livraison client.
Entités analysables
Les entités analysables correspondent aux entités SunSystems que vous pouvez analyser à partir de codes de catégories analytiques globales. Vous pouvez assigner jusqu'à dix catégories analytiques à une entité analysable via Structure analytique (ANS). Par exemple, vous pouvez analyser les clients, les fournisseurs, les immobilisations, les comptes Grand Livre, les employés, les lignes de commande fournisseur, les lignes de commande client, les lignes de facture vente, etc.
Le cas échéant, vous pouvez réaffecter certains de ces codes analytiques aux codes analytiques de transaction Grand Livre gérés par le module Financials. Supposons que vous ayez assigné la catégorie analytique contenant les codes des zones de vente à des lignes de facture vente ; vous pouvez choisir de transférer le code zone de vente associé à une ligne de facture vente vers la transaction Grand Livre correspondante qui inscrit la facture dans Financials.
Chaque entité analysable pouvant être associée à dix catégories analytiques, vous devez spécifier à la fois l'entité analysable et la catégorie analytique pour identifier les données d'origine que vous voulez réaffecter. Si nous reprenons l'exemple précédent, vous devez sélectionner l'entité analysable (la ligne de facture vente) et les données d'origine (la catégorie analytique Zone de vente).
Exemple de réaffectation analytique
Si le champ Catégorie analytique transaction Grand Livre 1 est défini sur Projet, lorsqu'une inscription Grand Livre est créée, il se peut que le journal et le compte exigent qu'un code analytique soit saisi dans la catégorie 1 (dans cet exemple un code projet). Le système peut automatiquement saisir un code projet dans le journal ; ce code peut provenir de la ligne de transaction qui l'a créé ou d'un élément de données statiques associé.
Dans le cas d'un code projet provenant d'une ligne de transaction, l'inscription Grand Livre peut être générée par une commande fournisseur. Si l'une des dix catégories analytiques figurant sur la commande fournisseur contient le code projet, ce champ peut être réaffecté au code analytique "Projet journal". La catégorie analytique qui figure sur la commande fournisseur n'est pas nécessairement la catégorie analytique 1.
Par ailleurs, un élément de données statiques associé peut également être réaffecté. Par exemple, le code article peut être réaffecté à n'importe quelle catégorie analytique Grand Livre. Le code spécifique saisi dans le journal serait extrait du code article de la ligne de transaction génératrice de l'inscription Grand Livre. D'autres exemples incluent notamment le code fournisseur, le code client, le code groupe de produits, le code entrepôt, l'adresse de livraison d'une ligne de commande fournisseur et l'adresse de livraison client. Pour plus d'informations, voir la section précédente Quelles sont les données Business d'origine disponibles ?
Détermination du type d'interface Grand Livre associé à la réaffectation analytique
Les trois principaux types d'interface Grand Livre peuvent être configurés dans Interface Grand Livre (LIS) à l'aide des valeurs Type valeur interface Grand Livre suivantes :
- Valeur transaction
- Coût stock
- Importation ligne Business/externe - valeur
Dans Réaffectation analytique Grand Livre (ANM), si vous définissez le Type définition sur Commandes clients, Commandes fournisseurs ou Stock, ces valeurs ne s'appliquent qu'aux inscriptions d'une interface Grand Livre dont le type de valeur est défini sur Valeur transaction.
Cependant, si vous définissez le Type définition sur Réceptions ou Sorties, ces valeurs s'appliquent aux inscriptions d'interface Grand Livre de type Coût stock.
Enfin, les types de définition Vente (externe), Achat (externe) et Stock (externe) s'appliquent aux inscriptions Grand Livre de type Importation ligne Business/externe - valeur.
Autres facteurs ayant un impact sur la réaffectation analytique Grand Livre
La configuration des fonctions suivantes peut également affecter les codes analytiques qui sont importés ou définis pour chaque dimension :
- Interface Grand Livre - Détails ligne : dans Interface Grand Livre (LIS), vous pouvez utiliser les Détails ligne pour supprimer des données et empêcher l'inscription de données, ou pour remplacer l'analyse par un code fixe. Vous pouvez configurer ces fonctions séparément pour chaque ligne de journal créée par l'interface.
- Type journal : Type journal (JNT) autorise ou interdit les inscriptions aux catégories analytiques. Le type de journal à utiliser est défini dans l'en-tête d'Interface Grand Livre (LIS).
- Plan comptable : dans Plan comptable (COA), l'analyse d'un numéro de compte peut être interdit au niveau même du numéro de compte. Le numéro de compte à utiliser pour chaque ligne de journal est défini dans Interface Grand Livre (LIS) - Détails ligne.
- Type achat, Type vente et Type transfert : Vous pouvez définir à ce niveau les analyses à NE PAS transférer depuis les réceptions vers les sorties. La configuration de cette fonction peut affecter l'analyse inscrite pour les définitions de type "Sortie".
Toutes les fonctions décrites ci-dessus remplacent les paramètres configurés dans Réaffectation analytique Grand Livre (ANM) ; il est donc recommandé de les planifier de manière cohérente. Par exemple, si vous devez réaffecter une catégorie analytique à partir de transactions de type Commande client, ne la supprimez pas via Interface Grand Livre ; vous devez l'inclure dans le Type journal. Vous ne devez pas non plus l'interdire dans l'enregistrement Plan comptable correspondant au compte indiqué dans la ligne d'Interface Grand Livre - Détails ligne.