Comprobar transacciones en presupuestos disponibles

Nota: Las funciones Comprobación de presupuesto y Contabilización de libro mayor no están relacionadas. Se definen de forma independiente y funcionan de forma separada. Este tema se refiere a la funcionalidad de comprobación y no a la de contabilización de libro mayor. Los importes de comprobación de presupuesto para los gastos reales y comprometidos son independientes de cualquier contabilización en el libro mayor real y libro mayor de compromisos. Sin embargo, la comprobación de presupuesto y contabilizaciones de libro mayor se pueden configurar para operar al mismo tiempo con los mismos valores, pero el usuario debe ser consciente de las diferencias.

¿Cuándo se realiza la comprobación de presupuesto?

La comprobación de presupuesto se realiza en las transacciones de libro mayor cuando se define la comprobación de presupuesto para combinaciones de análisis/cuentas en Definir comprobación de presupuesto (BCS). Si la opción Comprobar gastos excesivos se encuentra seleccionada en Definir procesos de compras (PBS), se realiza también una comprobación de presupuesto en facturas de compra para las mismas combinaciones de cuenta/análisis; si la opción Comprobar compromiso excesivo se encuentra seleccionada en Definir procesos de compras (PBS), se realiza la comprobación de presupuesto para órdenes de compra. Cuando se introducen transacciones, el proceso de comprobación de presupuesto valida cada transacción para garantizar que cumple los controles presupuestarios definidos.

La comprobación de presupuesto busca primero la definición de comprobación de la cuenta a la que se hace referencia en la transacción. Este es el código de cuenta del libro mayor, orden de compra o línea de factura de compra. El sistema utiliza este código de cuenta para ver si se encuentra dentro de los rangos de códigos de cuenta definidos para la comprobación de presupuesto.

Si la cuenta no tiene comprobación de presupuesto, la transacción se acepta sin comprobación.

En caso de ser aplicable una comprobación de presupuesto en la cuenta, la definición de comprobación identifica la cuenta de presupuesto y los códigos de análisis opcionales que contienen el presupuesto en la cuenta.

Presupuesto disponible

Los importes de presupuesto son combinaciones exclusivas tal como aparecen a continuación:

  • Código de cuenta
  • Período
  • Código de análisis 1 (opcional: depende de Definir comprobación de presupuesto)
  • Código de análisis 2 (opcional: depende de Definir comprobación de presupuesto)
  • Código de análisis 3 (opcional: depende de Definir comprobación de presupuesto)
  • Código de análisis 4 (opcional: depende de Definir comprobación de presupuesto)
  • Código de análisis 5 (opcional: depende de Definir comprobación de presupuesto)

La comprobación de presupuesto calcula el presupuesto restante disponible para la combinación de cuenta, código de análisis y período, con el fin de comprobar si hay fondos suficientes para la transacción. Para cada combinación, el presupuesto disponible se calcula de la siguiente forma:

Presupuesto disponible = presupuesto - gasto comprometido - gasto real

Todos los importes de presupuesto se mantienen en la moneda base.

Concepto de transacción

El proceso de comprobación de presupuesto verifica cada transacción individual a medida que se introduce para asegurar que no se excede el presupuesto disponible para los códigos de cuenta y análisis. Una transacción es una orden de compra, factura de compra o determinadas transacciones de libro mayor como entrada de libro mayor, importación de libro mayor etc.

Para las órdenes y facturas de compra, la comprobación de presupuesto se puede realizar línea por línea o en el documento entero, según la configuración establecida en Tipos de compras (PTS) o Definir procesos de compras (PBS).

Métodos de navegación

Cuando se introduce una transacción, se consume presupuesto empezando por el período actual. Es decir, para órdenes y facturas de compra es el período de compras actual y para las transacciones de libro mayor es el período financiero actual.

El presupuesto disponible se comprueba y consume para este primer período. Si no hay suficiente presupuesto disponible en este período, se consume presupuesto de otros períodos según el método de navegación definido. Esta situación se define utilizando un código de análisis o Definir comprobación de presupuesto (BCS).

En las siguientes tablas se ilustran las diferencias de consumo de presupuesto y el orden en que se realiza según el método de navegación seleccionado.

Suponga que el período actual es 03/2012 y que se ha introducido una transacción de 100 dólares (USD).

            Presupuesto utilizado
Cuenta Período Presupuesto Gastos comprometidos Gasto Presupuesto disponible Período actual
A 01/2012 100 USD 20 USD 30 USD 50 USD  
A 02/2012 100 USD 30 USD 40 USD 30 USD  
A 03/2012 (período actual) 100 USD 20 USD 30 USD 50 USD 50 USD falla
A 04/2012 100 USD 10 USD 30 USD 60 USD  
A 05/2012 100 USD 40 USD 30 USD 30 USD  

Suponga que el período actual es 03/2012 y que se ha introducido una transacción de 150 dólares (USD).

            Presupuesto utilizado
Cuenta Período Presupuesto Gastos comprometidos Gasto Presupuesto disponible Anteriores y futuros/primero anteriores
A 01/2012 100 USD 20 USD 30 USD 50 USD 50 USD tercero
A 02/2012 100 USD 30 USD 40 USD 30 USD 30 USD segundo
A 03/2012 (período actual) 100 USD 20 USD 30 USD 50 USD 50 USD primero
A 04/2012 100 USD 10 USD 30 USD 60 USD 20 USD cuarto
A 05/2012 100 USD 40 USD 30 USD 30 USD  

En Definir comprobación de presupuesto (BCS) puede definir si se va a utilizar un año o varios. Un año supone comprobación de presupuesto utilizando solamente períodos del año actual mientras que varios años implica el uso de períodos de todos los años.

Tolerancias

Si el importe de transacción excede el presupuesto disponible, se tiene en cuenta el porcentaje de tolerancia de presupuesto o el importe definido en Definir libro mayor (LES) o Definir procesos de compras (PBS). Si el déficit del presupuesto se encuentra dentro de los límites de tolerancia, la transacción se permite y se avisa al usuario.

Permisos misceláneos, disponible en Consola de seguridad o Gestor de usuarios, permite a los operadores anular el aviso de gasto excesivo y contabilizar las transacciones aunque no haya suficiente presupuesto.

Error de comprobación de presupuesto

Si una transacción no pasa la comprobación de presupuesto, se retiene y aparece un mensaje. Una transacción puede pasar la comprobación de presupuesto mediante uno de los métodos siguientes:

  • Reduciendo el valor de la transacción de forma que sea menor que el presupuesto disponible.
  • Permitiendo al usuario mayor anulación de tolerancia para poder procesar la transacción.
  • Aumentando el importe del presupuesto para esta combinación de cuenta, análisis y período. Esto puede realizarse reasignando presupuestos.
  • Utilizando una combinación diferente de cuenta, análisis y período según el método de navegación.

Si no se puede utilizar ninguno de los métodos anteriores para liberar la transacción, no se procesa y debe cancelarse.

Órdenes de compra y facturas de compra

Una orden de compra actualiza el importe del gasto comprometido. Cuando se empareja una factura con una orden de compra y pasa la fase de comprobación de presupuesto ocurre lo siguiente:

  • El importe de gasto comprometido disminuye para los períodos cuyo presupuesto se ha consumido.
  • El importe de gasto real aumenta para los períodos cuyo presupuesto se ha consumido.

La orden de compra reserva el presupuesto para un período o períodos concretos. Cuando se procesa la factura correspondiente, el importe pasa de ser importe de presupuesto reservado a ser importe de gasto para ese período, independientemente del período en que se procesa la factura.

Por ejemplo, una orden de compra reserva presupuesto para los períodos 03/2006 y 04/2006. El importe de presupuesto reservado se registra en los períodos 03/2006 y 04/2006. Se recibe una factura en el período 06/2006 y se empareja con la orden de compra. El importe de presupuesto reservado disminuye para los períodos 03/2006 y 04/2006, y el gasto aumenta para esos períodos, no para el período 06/2006.

Encontrar la comprobación de presupuesto de una cuenta

Una definición de comprobación de presupuesto identifica la cuenta del presupuesto que se debe comprobar para la cuenta a la que se hace referencia en la transacción. El proceso de comprobación de presupuesto busca la definición de comprobación más apropiada de la cuenta.

Inicialmente se realiza una búsqueda para localizar la comprobación de presupuesto relacionada de forma exclusiva con la cuenta que aparece en la transacción. Si no encuentra una, se realiza una búsqueda para encontrar una comprobación de presupuesto definida en un rango de cuentas que incluye la cuenta de la transacción.

Esto permite excluir cuentas seleccionadas del presupuesto total definido en el rango de cuenta. Por ejemplo, se cuenta con un presupuesto total asignado a la publicidad que incluye un importe elevado para publicidad de TV. Se puede entonces especificar una comprobación de presupuesto en la cuenta de gastos de publicidad de TV e introducir el presupuesto asignado solo a esta cuenta. Luego, se podría configurar otra comprobación de presupuesto para las cuentas de publicidad restantes. El rango de cuenta asignado a esta comprobación de presupuesto podría hacer referencia a la cuenta de publicidad de TV, pero eso es irrelevante. Cuando se introduce una transacción para la cuenta de publicidad de TV, el proceso de comprobación utiliza la comprobación de presupuesto de la cuenta de publicidad de TV. Si se introduce una transacción para cualquier otra cuenta de gastos de publicidad, el proceso de comprobación no encontrará una comprobación de presupuesto específica para la cuenta y utilizará la comprobación de presupuesto que hace referencia al rango de cuentas de publicidad.

Si se crea una comprobación de presupuesto para una combinación de códigos de cuenta y códigos de análisis que no tienen un presupuesto, se crea un presupuesto cero. Esto significa que cada transacción contabilizada en esa combinación de códigos de cuenta y análisis se considera que ha excedido el presupuesto.

Si ha seleccionado la opción Comprobar presupuesto combinado en Códigos de análisis (ANC), se contabilizan las transacciones contra el presupuesto más específico disponible. Si éste ha sido excedido, se utiliza un presupuesto menos específico si está disponible.

Nota: Si se invierte una transacción con una transacción separada, la inversión se realiza contra el presupuesto menos específico disponible. Esto significa que si se invierte una transacción, es posible que esto no tenga el efecto contrario de la transacción original en las cifras de presupuesto disponibles. No obstante, la modificación de una orden en Compras o de una transacción provisional en Finanzas garantiza el ajuste del presupuesto previamente afectado.