Niveles de definición de presupuesto
Definir comprobación de presupuesto (BCS) se utiliza para definir las normas de control de presupuesto de cada cuenta o rango de cuentas que tienen una asignación de presupuesto. Para vincular cuentas de libro mayor reales a las cuentas de libro mayor de presupuesto que contienen su asignación de presupuesto, se debe definir una comprobación de presupuesto.
Se pueden definir comprobaciones de presupuesto para vincular cuentas reales con cuentas de presupuesto de la siguiente manera:
- A nivel de cuenta, para vincular una sola cuenta de libro mayor a una sola cuenta de presupuesto. Por ejemplo, para comprobar una cuenta de costo de mantenimiento con el presupuesto asignado a esta cuenta.
- A nivel de resumen, para vincular un grupo de cuentas de libro mayor a una sola cuenta de presupuesto. Por ejemplo, para contrastar una serie de cuentas de publicidad con el total del presupuesto asignado.
- A nivel de código de cuenta/análisis, para vincular una o más cuentas reales a una cuenta de presupuesto donde los valores del presupuesto están definidos para dimensiones de análisis seleccionadas en la cuenta de presupuesto.
También se puede especificar para una comprobación de presupuesto si el total de los gastos realizados se debe incluir en la comprobación de gastos.
Comprobar presupuestos a nivel de cuenta
Se puede definir un presupuesto para cada cuenta en el plan contable y mantener los valores de presupuesto en la cuenta correspondiente del libro mayor de presupuesto.
Como alternativa, el presupuesto de una cuenta del libro mayor real se puede mantenerse en una cuenta diferente en el libro mayor de presupuesto.
Comprobar presupuestos a nivel de resumen
Se puede definir un presupuesto de alto nivel y utilizarlo para controlar los gastos de un rango de cuentas reales. Por ejemplo, en el caso de que el libro mayor real contenga varias cuentas de gastos de publicidad, y que desee controlar todas ellas en un único presupuesto de publicidad.
Introduzca el valor de presupuesto en cualquier cuenta del libro mayor de presupuesto dentro del rango correspondiente de cuentas reales. Por ejemplo, en la primera cuenta del rango de cuentas. A continuación, define una comprobación de presupuesto que selecciona el rango de cuentas reales y las vincula a la cuenta de presupuesto que contiene el total de los fondos.
Comprobar presupuestos a nivel de códigos de análisis
También es posible registrar y controlar los valores de presupuesto a nivel de código de análisis en una cuenta de presupuesto. Por ejemplo, si desea mantener y controlar un presupuesto de marketing por departamento, en donde los departamentos se identifican en una dimensión de análisis en las transacciones del libro mayor.
Cuando se introduce una transacción de libro mayor con la combinación del código de cuenta y de análisis, el valor de la transacción se confronta con el presupuesto contabilizado en la combinación código de análisis/cuenta correspondiente.
Se puede variar el tipo de comprobación de presupuesto que se aplica a los códigos de análisis seleccionados. Al definir los códigos de análisis de una dimensión en Códigos de análisis (ANC), la opción Comprobación de presupuesto determina si se permite esta comprobación para un código de análisis y, de ser así, el tipo de comprobación que se requiere.
Cuando el presupuesto se mantiene a nivel de código de análisis se pueden establecer las siguientes opciones de comprobación para cada código de análisis:
- Comprobación presupuesto no requerida. No comprobar el presupuesto en este código de análisis. Por ejemplo, un presupuesto de marketing está dividido por departamentos pero al departamento X no le corresponde ninguna parte de este presupuesto. Al introducir costos de marketing en este departamento, no es necesario que se compruebe el presupuesto.
- Permitir comprobación de presupuesto. Comprobar el presupuesto con la combinación cuenta y análisis. Por ejemplo, cuando se utiliza todo el presupuesto de marketing del departamento A, la utilidad de comprobación de presupuesto comprueba si la cuenta de marketing tiene suficientes fondos disponibles. Aparece un mensaje de aviso solo cuando se ha superado el presupuesto del departamento y el de la cuenta. Esta comprobación se realiza si la opción Comprobar presupuesto combinado está definida en el código de análisis Códigos de análisis (ANC).
- Permitir comprobación de presupuesto solo a nivel de cuenta. Comprobar únicamente el presupuesto de la cuenta. Por ejemplo, el departamento Z no tiene definido un presupuesto de marketing, pero sí se ha definido un presupuesto de emergencia para la cuenta de marketing. Los costos de marketing introducidos en el departamento Z se deben contrastar con el presupuesto de emergencia de la cuenta. Aparece un mensaje de aviso si la transacción excede los fondos disponibles para la cuenta de marketing.