Concepto de comprobación de gastos
Un presupuesto de SunSystems se divide en tres partes:
- Importe de presupuesto: el presupuesto permitido en una definición de comprobación de presupuesto (combinación cuenta/análisis).
- Gastos reales: gastos reales frente al presupuesto. Procede directamente de las transacciones de libro mayor o de las transacciones de facturas de compra de Gestión de órdenes de SunSystems.
- Gastos comprometidos: el gasto aprobado procedente de órdenes de compra y reservado en el presupuesto disponible.
La comprobación de gastos controla los gastos reales de una combinación cuenta/análisis en relación a un presupuesto establecido. Se utiliza en Finanzas y se puede aplicar a cuentas seleccionadas si se ha definido un registro de Definir comprobación de presupuesto (BCS) para cada combinación de cuenta/análisis. La comprobación de gastos también se puede utilizar en Gestión de órdenes al introducir facturas de compra, si así se solicita en la función Definir procesos de compras (PBS).
La comprobación de gastos verifica las transacciones de libro mayor introducidas en Finanzas para estas cuentas. Esto incluye transacciones introducidas en Entrada de libro mayor (LEN) o Importación de libro mayor (LIM), y aquéllas generadas por otras funciones de Finanzas. Si se utiliza el módulo Compras de Gestión de órdenes de SunSystems, también se puede utilizar para comprobar los valores de líneas de facturas a medida que se introducen.
Si se introduce una transacción en una cuenta que requiere comprobación de gastos, se compara el total de gasto real de la cuenta con el presupuesto asignado. Si la transacción excede el presupuesto asignado a la cuenta aparece un mensaje de aviso. Un usuario puede anular estas opciones según las tolerancias de su grupo de operadores o globales.
Cuando se utiliza la comprobación de gastos, el presupuesto disponible de una cuenta se calcula de la siguiente manera:
- Presupuesto disponible = presupuesto - gasto real - gasto comprometido
Cálculo de los importes real y de presupuesto
El importe de gasto real es la suma de las transacciones contabilizadas en la cuenta en el período.
El cálculo del importe de presupuesto de la cuenta es más complejo. Se determina por la definición de comprobación de presupuesto establecida en la cuenta. El presupuesto de una cuenta se puede establecer en niveles distintos, y puede calcularse a partir de una combinación de cuentas de presupuesto. El importe de presupuesto también viene determinado por el Método de navegación de presupuesto definido en la comprobación de presupuesto. Este método identifica los períodos contables utilizados para calcular el importe del presupuesto.
Actualización de presupuesto en facturas de compra de Gestión de órdenes
Cuando se introduce una factura de compra en Gestión de órdenes y se utiliza la comprobación de presupuesto, el importe del gasto del presupuesto se actualiza como si fuera una transacción de libro mayor. Esto quiere decir que cuando se introduce una factura se aumenta el importe de gasto real. La cuenta que se va a utilizar es la cuenta introducida en la línea de la factura de compra. El análisis que se va a utilizar es el análisis en la línea de la factura de compra.
Una línea de factura de compra puede contener muchos valores (por ejemplo, cantidad, precio unitario, neto, impuesto, bruto) y estos se guardan como identificadores de valor. El identificador de valor exacto que se utilice para actualizar el importe de gastos debe especificarse en el formulario Definición de tipo de compra: definir valores utilizando el indicador Valor de presupuesto de gasto. Todos los valores de presupuesto deben mantenerse en la moneda base.
Una factura de compra atraviesa varias fases, entrada de factura, emparejamiento de factura (con una orden de compra) y confirmación de factura. La fase en la que la factura actualiza el presupuesto debe especificarse en la función Definir procesos de compras (PBS) utilizando el indicador Fase de gastos. Esto afecta a todas las facturas y se puede anular en el formulario Tipos de compras (PTS) si se requiere en un tipo de compra concreto.
Comprobación de gastos excedidos en las facturas de compra de Gestión de órdenes
La comprobación de gastos excedidos es una función adicional que se utiliza al introducir una factura de compra. Esta función se activa en Definir procesos de compras (PBS) y es la misma que la comprobación de gastos excedidos en las transacciones de Finanzas. Cuando se introduce una factura, el presupuesto disponible se comprueba utilizando la fórmula de arriba. Si hay presupuesto disponible, el proceso de la factura continúa. Si no hay presupuesto disponible, la factura se retiene y no se puede continuar el proceso. Aparece un mensaje de aviso.
Se pueden utilizar anulaciones al realizar comprobaciones de gastos excedidos. En Definir procesos de compras (PBS), es posible definir una tolerancia de valor exacto o una tolerancia de porcentaje. Estas se pueden anular con las tolerancias definidas para el grupo de operadores de Consola de seguridad o Gestor de usuarios, si así se requiere. Si no hay presupuesto disponible, el sistema aplica las tolerancias. Si la transacción está dentro de la tolerancia, aparece un mensaje de aviso pero se puede continuar el proceso. Si se excede el límite de tolerancia, aparece un mensaje de aviso y la factura se retiene.
Si utiliza comprobación de compromiso, cuando se empareja una factura de compra con una orden de compra el gasto comprometido se reduce y el gasto actual se incrementa por la misma cantidad para la combinación de cuenta y código análisis. Así pues, el gasto comprometido se convierte en gasto real.