Concepto de comprobación de compromiso

Concepto de contabilidad de compromisos

La contabilidad de compromisos proporciona a las empresas información a tiempo sobre el flujo de caja anticipado y los modelos de gastos. Cuando se registran las órdenes de compra como compromisos en relación a un presupuesto, es posible controlar el gasto real en relación al presupuesto y los gastos a los que se está comprometido, los cuales, en algún momento, se convierten en gastos reales.

Este es un método más estricto de controlar los gastos porque reduce el presupuesto disponible de una cuenta cuando se genera una orden de compra en relación a esa cuenta, en lugar de esperar a que se produzcan los gastos reales cuando se recibe una factura.

La contabilidad de compromisos se divide en dos partes:

• Comprobación de compromiso excesivo: comprobaciones específicas que se llevan a cabo solo en órdenes de compra y se pueden activar o desactivar. Cuando se introduce una orden de compra, el sistema comprueba si hay presupuesto disponible.
• Registro de gastos comprometidos para el presupuesto: cuando se aprueba la orden de compra, se reserva una parte del presupuesto. Este importe se puede utilizar como parte de la comprobación de gastos en la entrada de libro mayor y en transacciones de facturas de compra. También se puede utilizar en la comprobación de compromiso.

Registrar gastos comprometidos en presupuesto

Un presupuesto de SunSystems se divide en tres partes:

• Importe de presupuesto: el presupuesto permitido en una definición de comprobación de presupuesto (combinación cuenta/análisis).
• Gastos reales: gastos reales frente a presupuesto. Procede de transacciones de libro mayor directas o de transacciones de facturas de compra en Gestión de órdenes de SunSystems.
• Gastos comprometidos: el gasto aprobado procedente de órdenes de compra y reservado en el presupuesto disponible.

Al introducir una orden de compra en Gestión de órdenes y tener instalada la opción de comprobación de presupuesto, el sistema actualiza los gastos comprometidos del presupuesto. La combinación de cuenta/análisis que se va a actualizar es la cuenta y el análisis introducidos en la línea de orden de compra.

Una línea de orden de compra puede contener muchos valores (por ejemplo, cantidad, precio unitario, neto, impuesto, bruto) y estos se guardan como identificadores de valor. El identificador de valor exacto que se va a utilizar para actualizar el importe de gastos debe especificarse en el formulario Definición de tipo de compra: definir valores utilizando el indicador de Valor de presupuesto de compromiso. Todos los valores de presupuesto deben mantenerse en la moneda base.

Una orden de compra puede tener hasta dos fases, entrada de orden y confirmación de orden. La fase en la que la orden actualiza el presupuesto debe especificarse en Definir procesos de compras (PBS) utilizando el indicador Fase de compromiso.

Dónde se utiliza el gasto de compromiso

Cuando se introduce una transacción de libro mayor, una factura de compra o una orden de compra, el sistema puede realizar una comprobación de presupuesto para determinar si existen fondos de presupuesto disponibles. Si se está utilizando la contabilidad de compromisos, el presupuesto disponible se calcula de la siguiente manera:

• Si el valor de la transacción excede el presupuesto disponible, la transacción falla la comprobación de presupuesto y se retiene.

  Si desea ignorar el gasto comprometido al introducir transacciones de libro mayor de finanzas, deje sin seleccionar la casilla de verificación Incluir compromiso en Definir comprobación de presupuesto (BCS).

Comprobación de compromiso excesivo en las órdenes de compra de Gestión de órdenes

La comprobación de compromiso es una función adicional que se utiliza al introducir una orden de compra. Esta función se activa en Definir procesos de compras (PBS) tras seleccionar la casilla de verificación Comprobación de sobrecompromiso. Cuando se introduce una orden de compra, el sistema comprueba si hay fondos disponibles con la fórmula anterior. Si hay presupuesto disponible, el proceso de la orden continúa. Si no hay presupuesto disponible, la orden se retiene y no se puede continuar el proceso. Aparece un mensaje de aviso.

Se pueden utilizar anulaciones al realizar comprobaciones de compromiso. En Definir procesos de compras (PBS), es posible definir una tolerancia de valor exacto o una tolerancia de porcentaje. Si se requiere, las tolerancias del grupo de operadores definido en Consola de seguridad o Gestor de usuarios pueden anular estos valores. Si no hay presupuesto disponible, el sistema aplica las tolerancias. Si se está dentro de la tolerancia, aparece un mensaje de aviso pero se puede continuar. Si se está fuera de la tolerancia, aparece un mensaje de aviso y la orden se retiene.

Si utiliza comprobación de compromiso, cuando se empareja una factura de compra con una orden de compra el gasto comprometido se reduce y el gasto actual se incrementa por la misma cantidad para la combinación de cuenta y código análisis. Así pues, el gasto comprometido se convierte en gasto real.