Asignar y controlar números de diario
SunSystems Asigna un número de diario único a cada diario contabilizado en el libro mayor de Finanzas. La función de contabilización de SunSystems asigna el siguiente número de diario disponible al diario antes de su contabilización. El número de diario se incluye en cada una de las transacciones del diario.
Identificar los números de diario
Informe de auditoría de contabilizaciones de diario (REPJNA) contiene los números de diario asignados independientemente de si el diario se ha contabilizado correctamente o no. Los informes Lista de diarios permiten imprimir diarios en el orden de número de diario y Consulta de diarios permite ver los diarios por número de diario.
Asignación del siguiente número de diario disponible
Cuando una función de SunSystems inicia el proceso de contabilización, extrae el siguiente número de diario disponible y preasigna este número al diario. Cada número de diario asignado se registra y controla en la tabla de Contabilización de auditoría de diario.
Cuando la función de contabilización asigna un número de diario, añade a esta tabla datos del procedimiento de contabilización del diario. Esto incluye:
- tipo de diario
- La descripción del diario
- La fecha y hora en que se asignó el número de diario
- El id. de operador responsable del diario
- El indicador de contabilización provisional
- El estado actual
Cuando el diario se ha contabilizado, la función de contabilización actualiza el estado del número de diario a Contabilizado.
Si no se contabiliza el diario, la función de contabilización define un estado de error de contabilización para el número de diario. Por ejemplo, si falla la validación final o en caso de que ocurra un error de software o hardware. Cuando sucede esto, el número permanece asignado al diario no válido, aunque no se hayan contabilizado las transacciones en el libro mayor, dejando un hueco en los números de diario. Esto significa que los números de diario contabilizados en el libro mayor no siempre contienen números de diario consecutivos. Los números de diario que faltan se pueden identificar y verificar en la tabla de Auditoría de contabilización de diario.
Códigos de estado de tabla de Auditoría de diario
Los siguientes códigos de estado se asignan a un número de diario en esta tabla para indicar el estado del diario:
Estado | Valor de estado | Significado/Ejemplo |
0 | Diario incompleto | El diario está en proceso de contabilización. |
1 | Diario contabilizado correctamente | El diario se ha contabilizado correctamente. |
2 | Error en presupuesto | El diario no se ha contabilizado porque han fallado las comprobaciones de compromisos/gastos de presupuesto. |
3 | Fallido (errores de datos) | El diario no se ha contabilizado debido a datos no válidos. Por ejemplo, falta un código de cuenta. |
4 | Fallido (error base de datos) | El diario no se ha contabilizado debido a un error en el archivo o en la base de datos. |
5 | Contabilización forzada (todo rechazado) | El diario no se ha contabilizado en Importación de libro mayor porque todas las transacciones de diario se han rechazado. |
9 | Fallido (otro) | El diario no se ha contabilizado debido a otro error. |