確定チェック
SunSystems の確定チェックは、発注オーダーの承認済み経費金額を、その発注オーダーに関連する元帳勘定科目と分析コードで使用できる予算と比較する機能です。
SunSystems 受発注処理で仕入モジュールを使用している場合にのみ、確定チェックを使用できます。
確定会計
確定会計を採用することによって、予想されるキャッシュフローと支出パターンに関する情報を迅速に提示することができます。すべての発注オーダーを予算に対する確定予算として記録することで、予算に対する実際の経費だけでなく、将来のある時点で実際経費となる確定経費も管理できます。
この方法では、請求書を受領して実際の経費が発生するまで待つのではなく、発注オーダーが勘定科目に作成された時点で勘定科目の使用可能予算額が減らされるため、経費をさらに厳重に管理できます。
確定会計は次の 2 つの部分で構成されます。
- 確定超過チェック - 発注オーダーにのみ実行される特殊なチェックです。設定を有効または無効にすることができます。発注オーダー入力時に、使用可能な予算があるかどうかがシステムによって確認されます。
- 予算に対する確定経費の記録 - 発注オーダーが承認されると、該当する予算金額が予約されます。この金額は、元帳取引や発注請求書取引の経費チェックの一部として使用できます。また、確定チェックにも使用されます。
予算に対して確定経費を記録する
SunSystems の予算は次の 3 つの要素で構成されます。
- 予算金額 - 予算照合定義 (勘定科目と分析の組み合わせ) に許可される予算
- 実際経費 - 予算に対する実際の経費。これは、元帳取引または SunSystems 受発注処理モジュール内の発注請求書取引から直接取得されます。
- 確定経費 - 発注オーダーの承認済経費。この金額分が使用可能予算から予約されます。
受発注処理モジュールに発注オーダーが入力され、予算照合が定義されていると、予算の確定済みの経費が更新されます。更新される勘定科目と分析の組み合わせは、発注オーダー行に入力される勘定科目と分析です。
発注オーダー行に含まれるさまざまな値 (数量、単価、正味、税金、総額など) は、値ラベルとして保持されます。経費金額の更新に使用する値レベルは、 [仕入タイプ定義 値設定] フォームの [確定予算値] フラグで指定します。すべての予算金額は基本通貨で保持する必要があります。
発注オーダーには、少なくともオーダー入力とオーダー確認の 2 つのステージがあります。オーダーによって予算が更新されるステージは、 [仕入業務設定 (PBS)] の [確定ステージ] フラグを使用して指定する必要があります。
確定経費の使用先
元帳取引、発注請求書、発注オーダーを入力すると、予算照合が実行され、予算の使用可能な資金が残っているかどうかが確認されます。確定会計を使用する場合、使用可能な予算は次のように計算されます。
- 取引金額が使用可能な予算を超過する場合、この取引は予算照合に失敗し、保留されます。
財務の元帳取引を入力するときに確定経費を無視したい場合は、 [予算照合設定 (BCS)] の [確定含む] チェックボックスをオフにします。
受発注処理モジュールの発注オーダーへの確定超過チェック
支払チェックは、発注オーダーの入力時に使用する追加機能です。この機能を有効にするには、 [仕入業務設定 (PBS)] の [確定超過チェック] チェックボックスを使用します。発注オーダーを入力すると、上記の数式を使って使用可能な予算があるかどうかがチェックされます。使用可能な予算があれば、オーダーを続行できます。使用可能な予算がない場合は、オーダーが保留にされ、処理を続行できません。警告メッセージが表示されます。
確定チェックを実行する際に、上書き変更オプションを使用できます。仕入業務設定 (PBS) で正確な許容差またはパーセンテージを設定できます。必要に応じて、セキュリティマネージャまたはユーザーマネージャで定義するオペレータグループの許容差で、これらの設定を上書き変更できます。使用可能な予算がない場合は、システムによって許容差が適用されます。許容差範囲内であれば、警告は表示されますが、オーダーを続行できます。許容差範囲を超えていると、警告が表示され、オーダーは保留されます。
確定チェックを使用している場合は、発注請求書を発注オーダーに照合するときに、勘定科目と分析コードの組み合わせに対して確定経費が減らされ、同じ金額で実際経費が増やされます。つまり、確定経費が実際経費に変換されます。