怎樣指定和監控憑証編號
SunSystems 為每一過帳到〔財務管理〕帳務的憑証指定唯一的憑証編號。SunSystems 過帳功能在過帳憑証前為其指定下一個可用憑証編號。該憑証編號保留在該憑証中的每筆憑証業務上。
確定憑証編號
憑証過帳審核報告 (REPJNA)列出指定的憑証號,而不管憑証是否已成功過帳。憑証列表報表允許您按憑証編號順序打印憑証,且〔憑証查詢〕允許您通過憑証編號查看憑証。
怎樣指定下一個可用憑証編號?
當某項 SunSystems 功能啟動過帳過程時,它將檢索下一個可用憑証編號並將該編號預先指定給該憑証。每一個指定的憑証編號將被記錄下來,並可在憑証過帳審核表格中監控它。
當過帳功能指定憑証編號時,它會向該表格添加該憑証過帳程序的細節。其中包括:
- 憑証類型
- 憑証描述
- 指定憑証編號的日期和時間
- 負責該憑証的操作員 ID
- 暫時性過帳指示符
- 當前狀態
當已將該憑証成功過帳時,過帳功能根據憑証編號將狀態更新為〔已過帳〕。
如果未能將憑証過帳,則過帳功能根據憑証編號設置相應的過帳失敗狀態。例如,如果未通過最終有效性檢查或發生硬件或軟件錯誤。在這種情況下,即使憑証業務尚未過帳到帳務,該編號仍將分攤給無效憑証,因此在憑証編號序列中會留下間隔。這意味著,過帳到帳務的憑証不總是包含連續的憑証編號。缺失的憑証編號可在憑証過帳審核表格上標識出並得到確認。
憑証審核表格狀態代碼
可向下述表格上的憑証編號指定下列狀態代碼以指示憑証的狀態:
狀態 | 狀態值 | 含義/示例 |
0 | 不完整憑証 | 憑証處於過帳過程中。 |
1 | 憑証過帳成功完成 | 已成功過帳憑証。 |
2 | 因預算引起失敗 | 由於預算支出/承諾檢查失敗,所以憑証未能過帳。 |
3 | 因數據錯誤引起失敗 | 含有無效數據,憑証未過帳。例如,科目代碼缺失。 |
4 | 因數據庫錯誤引起失敗 | 因為數據庫或文件錯誤,所以憑証未能過帳。 |
5 | 強制過帳 - 全部拒絕 | 因為所有憑証業務均遭到拒絕,所以憑証未能通過帳務導入過帳。 |
9 | 失敗(其他) | 因為其他錯誤,憑証未能過帳。 |