Сверка проводок с доступным бюджетом

Примечание. Контроль бюджета и разнесение в книгу не связаны между собой. Эти функции настраиваются и работают независимо друг от друга. Данный раздел посвящен функции контроля бюджета, а функция разнесения в книгу в нем не рассматривается. Суммы контроля бюджета для подтвержденных и фактических расходов не зависят от разнесения в книгу обязательств или книгу фактических результатов. Тем не менее, функции контроля бюджета и разнесения в книгу могут быть настроены на работу в одно и то же время с одними и теми же значениями, однако следует помнить о различиях.

Случаи, в которых выполняется контроль бюджета

Контроль бюджета с учетом проводок книги выполняется в случае, если в форме «Настройка контроля бюджета» (BCS) задан какой-либо контроль бюджета для сочетаний счетов и кодов аналитики. Для тех же сочетаний счетов и кодов аналитики также выполняется контроль бюджета с учетом счетов закупки, если в форме «Настройка модуля "Управление закупками"» (PBS) выбран параметр «Контроль перерасхода» (или с учетом заказов на закупку, если в форме «Настройка модуля "Управление закупками"» (PBS) выбран параметр «Контроль превышен. обязательств»). Затем, после ввода фактических проводок каждая проводка проверяется на соответствие заданным параметрам контроля бюджета.

Контроль бюджета начинается с поиска определения контроля бюджета для счета, указанного в проводке. Это код счета в книге, указанный в строке заказа на закупку или счета закупки. Система использует данный код счета для проверки его принадлежности интервалу кодов счетов в настройках контроля бюджета.

Если контроль бюджета не распространяется на данный счет, проводка принимается без нее.

Если контроль бюджета применяется к данному счету, то в определении контроля бюджета указывается бюджетный счет и все дополнительные коды аналитики, которые содержат бюджет для данного счета.

Доступный бюджет

Суммы бюджета сохраняются в виде уникальных комбинаций следующих параметров:

код счета;
период;
код аналитики 1 (необязательно — в зависимости от настройки контроля бюджета);
код аналитики 2 (необязательно — в зависимости от настройки контроля бюджета);
код аналитики 3 (необязательно — в зависимости от настройки контроля бюджета);
код аналитики 4 (необязательно — в зависимости от настройки контроля бюджета);
код аналитики 5 (необязательно — в зависимости от настройки контроля бюджета).

Процесс контроля бюджета выполняет расчет оставшегося доступного бюджета для сочетания счета, кода аналитики и периода, чтобы определить наличие достаточного количества средств для проводки. Для каждого сочетания доступный бюджет рассчитывается следующим образом:

доступный бюджет = бюджет – подтвержденные расходы – фактические расходы

Все суммы бюджета сохраняются в основной валюте.

Понятие проводки

Процесс бюджетирования проверяет каждую отдельную проводку при ее вводе, чтобы гарантировать, что она не превышает доступный бюджет для кодов счета и аналитики. Проводка является заказом на закупку, счетом закупки или определенной проводкой книги (ввод в книгу, импорт в книгу и др.).

В случае заказов на закупку и счетов закупки контроль бюджета может выполняться либо построчно, либо для всего документа в зависимости от параметров в разделах «Типы закупок» (PTS) и «Настройка модуля "Управление закупками"» (PBS).

Методы контроля

Введенная проводка расходует бюджет, начиная с текущего периода. Для заказов на закупку и счетов закупки это текущий период закупок, а для проводок книги — текущий финансовый период.

Доступный бюджет проверяется и расходуется сначала для данного периода. Если в указанном периоде отсутствует достаточный доступный бюджет, то расходуется бюджет из других периодов в зависимости от заданного метода контроля. Метод можно задать с помощью кода аналитики или в форме «Настройка контроля бюджета» (BCS).

В таблицах ниже представлены примеры того, как различные методы контроля позволяют расходовать бюджеты разными способами и определять порядок их расходования.

Предположим, что текущий период — 03/2012 и что введена проводка в размере 1000 рублей.

						Израсходованный бюджет
Счет	Период	Бюджет	Подтвержденные расходы	Расходы	Доступный бюджет	Текущий период
A	01/2012	1000 руб.	200 руб.	300 руб.	500 руб.
A	02/2012	1000 руб.	300 руб.	400 руб.	300 руб.
A	03/2012 (текущий период)	1000 руб.	200 руб.	300 руб.	500 руб.	500 руб. ошибка
A	04/2012	1000 руб.	100 руб.	300 руб.	600 руб.
A	05/2012	1000 руб.	400 руб.	300 руб.	300 руб.

Предположим, что текущий период — 03/2012 и что введена проводка в размере 1500 рублей.

						Израсходованный бюджет
Счет	Период	Бюджет	Подтвержденные расходы	Расходы	Доступный бюджет	Прошедший и будущий — сначала прошедший
A	01/2012	1000 руб.	200 руб.	300 руб.	500 руб.	500 руб. третий
A	02/2012	1000 руб.	300 руб.	400 руб.	300 руб.	300 руб. второй
A	03/2012 (текущий период)	1000 руб.	200 руб.	300 руб.	500 руб.	500 руб. первый
A	04/2012	1000 руб.	100 руб.	300 руб.	600 руб.	200 руб. четвертый
A	05/2012	1000 руб.	400 руб.	300 руб.	300 руб.

В форме «Настройка контроля бюджета» (BCS) можно указать используемый интервал: один год или несколько лет. Если выбрано значение «один год», это означает, что при контроле бюджета используются только периоды текущего года. Если же выбрать значение «несколько лет», то будут использоваться периоды всех лет.

Допуски

Если сумма проводки превышает доступный бюджет, то учитывается процент или сумма допуска бюджета, заданные в форме «Настройка книги» (LES) или «Настройка модуля "Управление закупками"» (PBS). Если дефицит бюджета находится в пределах допуска, то проводка выполняется и отображается предупреждающее сообщение.

Настроив «Дополнительные разрешения», доступные в «Консоли безопасности» или «Менеджере пользователей», можно разрешить операторам игнорировать предупреждение о перерасходе и разносить проводки несмотря на недостаточный доступный бюджет.

Ошибка при контроле бюджета

Если проводка не проходит контроль бюджета, она задерживается, а на экран выводится сообщение. Проводка может пройти контроль бюджета, если применить один из следующих способов:

уменьшить сумму проводки до значения, которое меньше суммы доступного бюджета;
разрешить пользователю с более высоким допуском игнорировать данное условие, чтобы обработать проводку;
увеличить сумму бюджета для сочетания счета, кода аналитики и периода, что можно сделать путем перераспределения бюджетов
использовать другое сочетание счета, кода аналитики и периода в зависимости от метода контроля.

Если ни один из этих способов не позволяет освободить проводку, она не может быть обработана и должна быть отменена.

Заказы на закупку и счета закупки

Заказ на закупку обновляет сумму подтвержденных расходов. Когда счет-фактура подбирается к заказу на закупку и проходит этап контроля бюджета, происходит следующее:

сумма подтвержденных расходов уменьшается для периодов, бюджет которых расходуется;
сумма фактических расходов увеличивается для периодов, бюджет которых расходуется.

Заказ на закупку резервирует бюджет конкретного периода (или периодов). Когда обрабатывается соответствующий счет-фактура, зарезервированная бюджетная сумма превращается в сумму расходов для данного периода независимо от того, в каком периоде выполняется обработка.

Например, заказ на закупку резервирует бюджет периодов 03/2006 и 04/2006. Зарезервированная бюджетная сумма записывается в периодах 03/2006 и 04/2006. Счет-фактура получен в периоде 06/2006 и подобран к заказу на закупку. Зарезервированная бюджетная сумма уменьшается для периодов 03/2006 и 04/2006, и сумма расходов увеличивается для этих периодов, а не для периода 06/2006.

Поиск контроля бюджета для счета

Определение контроля бюджета содержит бюджетный счет, который необходимо проверить на соответствие счету, указанному в проводке. Процесс контроля бюджета выполняет поиск наиболее подходящего определения контроля бюджета для счета.

Изначально поиск выполняется для определения контроля бюджета, который относится исключительно к счету, указанному в проводке. Если такой контроль не найден, выполняется поиск контроля бюджета, который был задан для интервала счетов, включающего этот счет.

Это позволяет исключить выбранные счета из общего бюджета, заданного для интервала счетов. Например, может быть выделен общий бюджет на рекламу, включающий в себя большую сумму на телерекламу. В этом случае можно настроить специальный контроль бюджета для счета расходов на телерекламу и ввести бюджет, выделенный отдельно для данного счета. Затем можно настроить еще один контроль бюджета для остальных рекламных счетов. Интервал счетов, присвоенный для данного контроля бюджета, может содержать счет расходов на телерекламу, но это несущественно. При вводе проводки для счета расходов на телерекламу будет выполняться контроль бюджета, настроенная именно для этого счета. При вводе проводки для любого другого счета расходов на рекламу не будет найден конкретный контроль бюджета для счета, поэтому будет выполнен контроль бюджета, который связан с интервалом рекламных счетов.

При создании контроля бюджета для сочетания кодов счетов и кодов аналитики, которое не имеет бюджета, создается нулевой бюджет. Это означает, что каждая проводка, разнесенная с данным сочетанием кодов счетов и кодов аналитики, рассматривается как превышающая бюджет.

Если в форме «Коды аналитики» (ANC) выбран параметр «Комбин. контроль бюджета», то проводки будут разнесены на наиболее подходящий из доступных бюджетов. В случае превышения этого бюджета используется менее конкретный бюджет (при его наличии).

Примечание. Если проводка сторнируется отдельной проводкой, сторнирование выполняется относительно наименее конкретного из доступных бюджетов. Это означает, что в случае сторнирования проводки может отсутствовать противоположное влияние исходной проводки на показатели доступного бюджета. Однако изменение заказа в модуле «Закупки» или условной проводки в модуле «Финансовый учет» вызывает обязательную корректировку ранее затронутого бюджета.