Контроль расходов
Бюджет в SunSystems состоит из трех перечисленных ниже частей.
- Сумма бюджета — разрешенный бюджет для определения контроля бюджета (комбинация счета и кода аналитики).
- Фактические расходы — фактические расходы из бюджета. Это расходы непосредственно по проводкам книги либо по проводкам счетов закупки в модуле «Обработка заказов» системы SunSystems.
- Подтвержденные расходы — утвержденные затраты по заказам на закупку, зарезервированные из доступного бюджета.
Функция контроля расходов отслеживает соответствие фактических расходов по комбинации счета и кода аналитики установленному бюджету. Контроль расходов используется в модуле «Финансовый учет» и может применяться к выбранным счетам, если для каждой комбинации счета и кода аналитики определена запись в форме «Настройка контроля бюджета» (BCS). Контроль расходов также может использоваться в модуле «Обработка заказов» при вводе счетов закупки, если соответствующие параметры заданы в форме «Настройка модуля "Управление закупками"» (PBS).
Функция контроля расходов проверяет проводки книги, вводимые в модуле «Финансовый учет» для этих счетов. К ним относятся проводки, вводимые с помощью форм «Ввод в книгу» (LEN) и «Импорт в книгу» (LIM), а также проводки, генерируемые другими функциями модуля «Финансовый учет». Если используется модуль «Закупки» в средстве «Обработка заказов» системы SunSystems, контроль расходов можно применять для проверки вводимых значений в строках счетов-фактур.
Если для счета вводится проводка, требующая контроля расходов, общая сумма фактических расходов по счету сравнивается с выделенным бюджетом. Если проводка выходит за пределы бюджета по счету, выдается предупреждение. Для переопределения этого поведения можно использовать допуски группы операторов и глобальные допуски.
При контроле расходов доступный по счету бюджет рассчитывается по следующей формуле:
- доступный бюджет = бюджет – фактические расходы – подтвержденные расходы
Расчет суммы бюджета и фактической суммы
Сумма фактических расходов — это общая сумма по всем проводкам, разнесенным по данному счету за период.
Сумма бюджета для счета рассчитывается по более сложной схеме. Она основана на определении контроля бюджета, установленном для данного счета. Бюджет для счета может быть задан на различных уровнях и на основании комбинации счетов бюджета. Сумма бюджета также определяется методом контроля бюджета, выбранным для функции контроля бюджета. В этом методе задаются учетные периоды, которые используются для расчета суммы бюджета.
Обновление бюджета в счетах закупки в модуле «Обработка заказов»
При вводе счета закупки в модуле «Обработка заказов» сумма расходов по бюджету обновляется точно так же, как и при вводе проводки книги (если используется компонент контроля бюджета). Это означает, что при вводе счета-фактуры сумма фактических расходов увеличивается. При этом используется счет, указанный в строке счета закупки. Используемый код аналитики также указывается в строке счета закупки.
Строка счета закупки может содержать различные значения (например, количество, цена за единицу, начальная стоимость, налоги, остаточная стоимость), которые сохраняются как метки значений. Метка значения, которая будет использоваться для обновления суммы расходов, должна быть указана в форме «Настройка сумм определений типа закупки» с помощью параметра «Размер бюджета расходов». Все суммы бюджета необходимо хранить в основной валюте.
Обработка счета закупки может состоять из нескольких этапов: ввода, подбора (к заказу на закупку) и подтверждения. Этап, на котором бюджет будет обновлен данными из счета, должен быть указан в форме «Настройка модуля "Управление закупками"» (PBS) с помощью флажка «Этап расходов». Этот параметр действует для всех счетов на закупку, и его при необходимости можно переопределить для того или иного типа закупки в форме «Типы закупок» (PTS).
Контроль перерасхода в счетах закупки в модуле «Обработка заказов»
Контроль перерасхода — дополнительная функция, которую можно задействовать при вводе счетов закупки. Она активируется в форме «Настройка модуля "Управление закупками"» (PBS) и аналогична функции контроля перерасхода в проводках модуля «Финансовый учет». При вводе счета доступный бюджет проверяется по приведенной выше формуле. Если бюджет доступен, обработка счета продолжается. Если в бюджете нет доступной суммы, счет приостанавливается и его обработка не продолжается. В этом случае появится предупреждение.
При контроле перерасхода можно использовать переопределения. В форме «Настройка модуля "Управление закупками"» (PBS) можно задать допуск в виде точного значения или процента. Эти величины при необходимости могут быть переопределены с помощью допусков, настроенных для группы операторов в «Консоли безопасности» или «Менеджере пользователей». Если в бюджете нет доступной суммы, система применяет допуски. Если сумма проводки попадает в пределы допуска, выдается предупреждение, но обработка продолжается. Если сумма выходит за пределы допуска, выдается предупреждение и обработка счета приостанавливается.
Если используется контроль обязательств, то при подборе счета закупки к заказу на закупку сумма подтвержденных расходов уменьшается, а сумма фактических расходов для данной комбинации счета и кода аналитики увеличивается на ту же величину. Таким образом, подтвержденные расходы превращаются в фактические.