Уровни установки бюджета
С помощью функции «Настройка контроля бюджета» (BCS) можно определить правила контроля бюджета для каждого счета или интервала счетов, предусматривающих распределение бюджета. Контроль бюджета настраивается для того, чтобы связать счета книги фактических результатов со счетами книги бюджета, которые содержат данные о распределении бюджета.
Связывать фактические и бюджетные счета при настройке контроля бюджета можно разными способами:
- на уровне счетов, сопоставляя один счет книги с одним счетом бюджета (например, для контроля счета расходов на содержание здания относительно бюджета, выделенного для этого счета);
- на уровне сводки, сопоставляя группу счетов книги с одним счетом бюджета (например, для контроля ряда рекламных счетов относительно общего выделенного на рекламу бюджета);
- на уровне кода счета или кода аналитики, сопоставляя один или несколько фактических счетов со счетом бюджета, если для выбранных категорий аналитики соответствующего счета бюджета установлены значения бюджета.
При настройке контроля бюджета также необходимо указать, следует ли включать в контроль расходов совокупные подтвержденные расходы.
Контроль бюджета на уровне счетов
Для каждого счета в плане счетов можно указать бюджет и ввести значения бюджета в корреспондирующий счет в книге бюджета.
Кроме того, бюджет для счета в книге фактических результатов можно вести на другом счете в книге бюджета.
Контроль бюджета на уровне сводки
Система позволяет определить бюджет высокого уровня и использовать его для контроля расходов по ряду фактических счетов. Например, в книге фактических результатов может быть несколько счетов рекламных расходов, которые нужно сопоставлять с единым, общим бюджетом на рекламу.
Введите значение бюджета на любой счет книги бюджета, входящий в соответствующий интервал фактических счетов, Например в первый счет в интервале. Затем настройте контроль бюджета, который будет выбирать этот интервал фактических счетов и сопоставлять его со счетом бюджета, содержащим общую сумму средств.
Контроль бюджета на уровне кодов аналитики
Система также позволяет фиксировать и отслеживать значения бюджета на уровне кодов аналитики в пределах бюджетного счета. Этот способ можно использовать, например, если бюджет на маркетинг нужно вести и отслеживать по каждому подразделению, а подразделения обозначаются в проводках книги категорией аналитики.
При вводе проводки книги с определенным сочетанием кода счета и кода аналитики сумма проводки сверяется с выделенным для этого сочетания бюджетом.
Тип контроля бюджета, применяемого к выбранным кодам аналитики, можно менять. При настройке кодов аналитики для той или иной категории с помощью формы «Коды аналитики» (ANC) параметр «Контроль бюджета» определяет, разрешен ли контроль бюджета для определенного кода аналитики, и если да, то какой тип контроля необходим.
Если бюджет отслеживается на уровне кодов аналитики, для каждого из них можно настроить описанные ниже параметры контроля бюджета.
- Контроль бюджета не требуется — проверять бюджет по данному коду аналитики не нужно. Например, бюджет на маркетинг распределяется между подразделениями, но для подразделения Х бюджет не предусмотрен, поэтому при вводе расходов на маркетинг для этого подразделения контроль бюджета не требуется.
- Допустить контроль бюджета — контроль бюджета выполняется для определенного сочетания кода аналитики и счета. Например, когда бюджет на маркетинг подразделения А истощится, функция контроля бюджета проверит наличие достаточных средств на маркетинговом счете. Предупреждение о превышении бюджета появляется только тогда, когда израсходованы и бюджет подразделения, и бюджет счета. Контроль данного типа запускается, если для кода аналитики в форме «Коды аналитики» (ANC) установлен параметр «Комбинированный контроль бюджета».
- Допустить контроль бюджета только на уровне счета — бюджет проверяется только для счета. Например, для подразделения Z бюджет на маркетинг не выделен, но для маркетингового счета предусмотрен резервный бюджет. В этом случае все отражаемые маркетинговые расходы подразделения Z необходимо сверять с резервным бюджетом на уровне счета. Предупреждение о перерасходе бюджета появляется, если проводка превышает объем средств, доступных для маркетингового счета.