Контроль обязательств

Контроль обязательств в SunSystems — это процесс сравнения утвержденной суммы расходов из заказа на закупку с доступным бюджетом для счетов и кодов аналитики книги, соответствующих этому заказу.

Контроль обязательств доступен только при использовании модуля «Закупки» в средстве «Обработка заказов» системы SunSystems.

Примечание. Функции контроля обязательств не связаны с книгой обязательств. Они настраиваются и работают независимо друг от друга. Суммы контроля бюджета для подтвержденных расходов не зависят от разнесения в книгу обязательств, хотя эти процессы можно настроить для одновременной работы с одним набором значений.

Учет обязательств

Учет обязательств позволяет организациям своевременно получать информацию о предполагаемых потоках денежных средств и структуре расходов. Регистрируя все добавленные заказы на закупку в качестве обязательств по бюджету, можно контролировать соответствие бюджету не только фактических расходов, но и любых запланированных затрат, которые в определенный момент станут фактическими.

Это намного более жесткий метод контроля расходов, так как он уменьшает доступный по счету бюджет при добавлении заказа на закупку еще до того, как расходы будут фактически понесены при получении счета-фактуры.

Учет расходов состоит из двух частей.

Контроль превышен. обязательств — проверка, которая проводится только для заказов на закупку и которую можно включить или отключить. При вводе заказа на закупку система проверяет, доступна ли в бюджете соответствующая сумма.
При регистрации подтвержденных расходов из бюджета после утверждения заказа на закупку резервируется соответствующая сумма в бюджете. Эту сумму можно затем использовать в рамках контроля расходов при вводе данных в книгу, а также в проводках по счетам закупки. Ее также можно использовать при контроле обязательств.

Регистрация подтвержденных расходов в бюджете

Бюджет в SunSystems состоит из трех перечисленных ниже частей.

Сумма бюджета — разрешенный бюджет для определения контроля бюджета (комбинация счета и кода аналитики).
Фактические расходы — фактические расходы из бюджета. Это расходы непосредственно по проводкам книги либо по проводкам счетов закупки в модуле «Обработка заказов» системы SunSystems.
Подтвержденные расходы — утвержденные затраты по заказам на закупку, зарезервированные из доступного бюджета.

Если настроен контроль бюджета, то при вводе заказа на закупку в модуле «Обработка заказов» система обновляет данные о подтвержденных расходах бюджета. При этом обновляются данные для комбинации счета и кода аналитики, указанных в строке заказа на закупку.

Примечание. Должен быть установлен компонент «Контроль бюджета». Для комбинации счета и кода аналитики должно быть задано определение контроля бюджета с установленным параметром «Учитывать обязательства».

Строка заказа на закупку может содержать различные значения (например, количество, цена за единицу, начальная стоимость, налоги, остаточная стоимость), которые сохраняются как метки значений. Метка значения, которая будет использоваться для обновления суммы расходов, должна быть указана в форме «Настройка сумм определений типа закупки» с помощью флажка «Сумма бюджета обязательств». Все суммы бюджета необходимо хранить в основной валюте.

Для заказа на закупку предусмотрено до двух этапов: ввод и подтверждение. Этап, на котором бюджет будет обновлен данными из заказа, должен быть указан в форме «Настройка модуля "Управление закупками"» (PBS) с помощью флажка «Этап обязательств».

Где используются подтвержденные расходы?

При вводе проводки книги, счета закупки или заказа на закупку система может выполнить контроль бюджета, чтобы проверить сумму доступных в бюджете средств. Если используется учет обязательств, доступный бюджет рассчитывается по следующей формуле:

Если сумма проводки превышает доступный бюджет, проводка не проходит контроль бюджета и приостанавливается.
Чтобы не учитывать подтвержденные расходы при вводе проводок финансовой книги, снимите флажок «Учитывать обязательства» в записи «Настройка контроля бюджета» (BCS).

Контроль превышения обязательств в заказах на закупку в модуле «Обработка заказов»

Контроль обязательств — дополнительная функция, которую можно задействовать при вводе заказов на закупку. Чтобы ее включить, необходимо установить флажок «Контроль превышен. обязательств» в форме «Настройка модуля "Управление закупками"» (PBS). При вводе заказа на закупку система проверяет, доступна ли в бюджете соответствующая сумма, с использованием приведенной выше формулы. Если бюджет доступен, обработка заказа продолжается. Если в бюджете нет доступной суммы, заказ приостанавливается и его обработка не продолжается. В этом случае появится предупреждение.

При контроле обязательств можно использовать переопределения. В форме «Настройка модуля "Управление закупками"» (PBS) можно задать допуск в виде точного значения или процента. Эти величины при необходимости могут быть переопределены с помощью допусков для группы операторов, настроенной в «Консоли безопасности» или «Менеджере пользователей». Если в бюджете нет доступной суммы, система применяет допуски. Если сумма попадает в пределы допуска, выдается предупреждение, но обработка заказа продолжается. Если сумма выходит за пределы допуска, выдается предупреждение и обработка заказа приостанавливается.

Если используется контроль обязательств, то при подборе счета закупки к заказу на закупку сумма подтвержденных расходов уменьшается, а сумма фактических расходов для данной комбинации счета и кода аналитики увеличивается на ту же величину. Таким образом, подтвержденные расходы превращаются в фактические.