Как выполняется автоматическое согласование?
Параметр «автоматического согласования» в функции «Менеджер согласования» (RCM) предназначен для поиска подбираемых проводок в двух наборах проводок, выбранных для согласования.
При автоматическом согласовании используются критерии подбора, заданные в «профиле согласования» . Эти критерии определяют способ распознания подбираемых проводок в каждом наборе. Существует три возможных типа подбора:
- подбор по критериям, отличным от суммы;
- подбор по сумме и другим критериям;
- общий подбор по сумме и другим критериям.
Подбор по критериям, отличным от суммы
Если среди критериев подбора, установленных в профиле согласования или определенных в наборе правил, отсутствует в качестве одного из критериев подбора сумма проводки, а параметр «Консолидировать суммы» не задан, то подбор выполняется только по выбранным критериям. Сумма каждой отдельной проводки игнорируется. В результате этот метод подбирает проводки следующим образом:
- «одна к одной», т. е. подбор по одной проводке в каждом наборе (счет согласования);
- «одна ко многим», т. е. подбор одной проводки в одном наборе к нескольким проводкам в другом наборе;
- «многие ко многим», т. е. подбор нескольких проводок в одном наборе к нескольким проводкам в другом наборе.
При использовании этого метода маловероятно соблюдение баланса между общими суммами согласованных проводок в каждом наборе; поэтому перед разнесением подбора может потребоваться вмешательство пользователя.
Подбор по сумме и другим критериям
Если критерии подбора, заданные в профиле согласования или определенные в наборе правил, включают в качестве одного из критериев поле суммы, то подбор проводок по типу «одна к одной» для согласования двух проводок проводится только в случае полного совпадения сумм в каждой проводке.
При использовании этого метода подбора параметр «Консолидировать суммы» не должен быть выбран.
В профиле согласования можно указать сумму или процентное значение допуска. Это позволяет согласовать две проводки, если суммы этих проводок находятся в рамках такого допуска. При этом большая из проводок разделяется на две проводки. Одна разделенная проводка содержит точную сумму, необходимую для подбора, и согласуется автоматически. Вторая разделенная проводка на меньшую сумму остается не согласованной по счету.
С помощью этого метода можно согласовать только две проводки: по одной из каждого набора.
Общий подбор по сумме и другим критериям
Метод автоматического согласования путем общего подбора позволяет подбирать несколько проводок в каждом наборе согласовании при условии, что они удовлетворяют критериям сопоставления и что метод обеспечивает сбалансированность итоговых сумм подбора. Например, он позволяет подобрать проводку разового платежа по счету согласования к нескольким выставленным счетам-фактурам на меньшие суммы.
Для использования этого метода подбора необходимо установить параметр «Консолидировать суммы».
Критерии подбора должны включать в себя по крайней мере одно поле подбора и не должны включать поле суммы. Это обусловлено тем, что поле суммы включается автоматически. Критерии подбора используются при определении набора доступных для подбора проводок в каждой области окна. Далее выполняется объединение сумм этих проводок в каждом наборе, и в процессе автоматического согласования используется общая сумма по каждому набору. Меньшая из этих общих сумм является общей суммой, подлежащей согласованию.
В процессе автоматического согласования происходит обработка проводок в каждом наборе по дате проводки. Первой обрабатывается самая ранняя проводка. Согласование проводок в каждом наборе продолжается до тех пор, пока не будет полностью согласован набор с меньшей общей суммой. Любая частично согласованная операция в наборе с большей общей суммой разделяется, что обеспечивает точность согласования. Остаток разделенных проводок остается несогласованным.
Наиболее наглядно это можно пояснить на примере:
Критерии подбора: Отдел (аналитика книги 1)
Перед автоматическим согласованием
Набор проводок 1 (верхняя область окна)
Детали проводки | Сведения об обработке | |||||
Отдел | Дата проводки | Сумма проводки | Дебет/кредит | Индикатор распределения | Учитывать при согласовании? | Консолидированный итог |
100 | 20/05/02 | 200,00 | Дебет | Да | 200,00 | |
100 | 25/05/02 | 150,00 | Дебет | Да | 350,00 | |
100 | 26/05/02 | 100,00 | Дебет | Да | 450,00 | |
110 | 26/05/02 | 100,00 | Дебет | Нет (неверный отдел) |
Набор проводок 2 (нижняя область окна)
Детали проводки | Сведения об обработке | |||||
Отдел | Дата проводки | Сумма проводки | Дебет/кредит | Индикатор распределения | Учитывать при согласовании? | Консолидированный итог |
100 | 02/05/02 | 100,00 | Кредит | Да | 100,00 | |
100 | 06/05/02 | 50,00 | Кредит | Да | 150,00 | |
100 | 07/05/02 | 60,00 | Кредит | Да | 210,00 | |
100 | 10/05/02 | 80,00 | Кредит | Да | 290,00 | |
100 | 11/05/02 | 50,00 | Кредит | Да | 340,00 | |
110 | 14/05/02 | 40,00 | Кредит | Нет (неверный отдел) |
После автоматического согласования
Набор проводок 1
Детали проводки | Сведения об обработке | |||||
Отдел | Дата проводки | Сумма проводки | Дебет/кредит | Индикатор распределения | Обработка | Консолидированный итог |
100 | 20/05/02 | 200,00 | Дебет | R | Согласовано полностью | 200,00 |
100 | 25/05/02 | 140,00 | Дебет | R | Исходная проводка — разделена и согласована | 340,00 |
100 | 25/05/02 | 10,00 | Дебет | Новая разделенная проводка — не согласована | ||
100 | 26/05/02 | 100,00 | Дебет | Не согласовано | ||
110 | 26/05/02 | 100,00 | Дебет |
Набор проводок 2
Детали проводки | Сведения об обработке | |||||
Отдел | Дата проводки | Сумма проводки | Дебет/кредит | Индикатор распределения | Обработка | Консолидированный итог |
100 | 02/05/02 | 100,00 | Кредит | R | Согласовано полностью | 100,00 |
100 | 06/05/02 | 50,00 | Кредит | R | Согласовано полностью | 150,00 |
100 | 07/05/02 | 60,00 | Кредит | R | Согласовано полностью | 210,00 |
100 | 10/05/02 | 80,00 | Кредит | R | Согласовано полностью | 290,00 |
100 | 11/05/02 | 50,00 | Кредит | R | Согласовано полностью | 340,00 |
110 | 14/05/02 | 40,00 | Кредит |