Impostazione processo di acquisto (PBS) - Autorizzazione acquisto

Controllo autorizzazioni

Indica il tipo di controllo delle autorizzazioni da applicare, se necessario. In altre parole, definisce le autorizzazioni da eseguire. Le opzioni disponibili sono: Autorizzazioni non in uso, Autorizzazioni ordine e fattura in uso, Autorizzazioni ordine in uso e Autorizzazione fattura in uso. È possibile definire le fasi in cui eseguire le autorizzazioni attraverso il tipo di acquisto.

Le opzioni elencate di seguito specificano le azioni eseguite se vengono modificati i processi di autorizzazione o le righe di acquisto quando è applicato il controllo delle autorizzazioni.

Riapprova dopo modifica

Questo campo determina la procedura da utilizzare quando viene modificata una riga di un ordine o di una fattura di acquisto prima e dopo l'autorizzazione della riga.

Prima dell’autorizzazione: se una riga di un ordine o di una fattura di acquisto viene modificata e corrisponde ai criteri stabiliti per un'altra riga della tabella di autorizzazione, le autorizzazioni iniziali stabilite al momento dell'inserimento della riga verranno sostituite con quelle nuove.

Dopo l’autorizzazione: nel caso di modifiche a dettagli sostanziali di una riga di un ordine o di una fattura di acquisto (ad esempio, codice articolo, etichetta valore, codice conto, codice valuta, ubicazione, codice responsabile acquisti, indirizzo di consegna), il sistema rileverà l'impostazione di questo campo. Qualora le modifiche si riferiscano a dettagli non sostanziali (ad esempio, la data di scadenza o l'ultima data di scadenza del fornitore), la modifica verrà accettata senza verifiche.

Se il campo viene considerato dal sistema e l'opzione è selezionata, sarà necessario ripetere l'autorizzazione della riga. Lo stato della riga verrà impostato automaticamente su Non autorizzato e verranno ripristinate le autorizzazioni iniziali. Se in seguito alla modifica apportata la riga corrisponde ai criteri di un'altra riga della tabella di autorizzazione, le autorizzazioni iniziali verranno sostituite con quelle nuove.

Se l'opzione non è selezionata, non sarà possibile modificare la riga.

Questo campo è disponibile sia in Impostazione processo di acquisto che in Tipi acquisto. Se è selezionato in una delle maschere, verrà ripetuta l’autorizzazione. Per applicare la funzionalità a livello di database, è consigliabile eseguire l'impostazione a livello di processo di acquisto. Per restringerla a specifici tipi di registrazione, è consigliabile eseguire l'impostazione a livello di tipo di acquisto.

Nota: Se l'opzione Riapprova dopo modifica è selezionata, le eventuali autorizzazioni preesistenti verranno eliminate. Lo stato della riga verrà impostato automaticamente su Non autorizzato e l’autorizzazione dovrà essere ripetuta.

Riapprova superamento tolleranza

Se l'opzione è selezionata, sarà necessario ripetere il processo di autorizzazione per le righe modificate che aggiornano il valore di un ordine o di una fattura. L'operazione aggiorna il timbro di autorizzazione. Se l'opzione non è selezionata, le autorizzazioni non verranno aggiornate dopo la modifica della riga.

Questo campo è disponibile sia in Impostazione processo di acquisto che in Tipi acquisto. Se è selezionato in una delle maschere, verrà ripetuta l’autorizzazione. Per applicare la funzionalità a livello di database, è consigliabile eseguire l'impostazione a livello di processo di acquisto. Per restringerla a specifici tipi di registrazione, è consigliabile eseguire l'impostazione a livello di tipo di acquisto.

Il valore modificabile è impostato come percentuale di tolleranza. Tale percentuale si riferisce all'etichetta valore utilizzata per le autorizzazioni, ossia quella definita nella tabella di autorizzazione.

Si supponga ad esempio che la percentuale di tolleranza sia impostata su 5% e che l'opzione Riapprova superamento tolleranza sia attivata in Impostazione processo di acquisto o Tipo registrazione acquisto. Al tipo di registrazione di acquisto viene assegnata una tabella di autorizzazione che utilizza l'etichetta valore Importo netto per stabilire il processo di autorizzazione. Viene inserita una riga di ordine o fattura con un importo netto pari a €100. Se la riga viene modificata e l’importo netto è compreso tra €95 e €105, non è necessaria una nuova autorizzazione. Se l’importo netto della riga modificata è al di fuori della tolleranza €95-105, sarà necessario ripetere l'autorizzazione.

Nota: Se l'opzione Riapprova dopo modifica è impostata su Sì, le eventuali autorizzazioni preesistenti verranno eliminate. Il timbro di autorizzazione verrà eliminato e sarà ricreato con il nuovo processo di autorizzazione.

Percentuale tolleranza

La percentuale di tolleranza da applicare all'importo prima di considerare la registrazione al di sopra dei valori consentiti. L'opzione è valida soltanto se il campo Riapprova superamento tolleranza è selezionato.

Autorizzazione multipla operatore

Se l'opzione è selezionata, gli operatori appartenenti a più gruppi di accesso ai dati potranno eseguire le autorizzazioni a tutti i livelli.

Si supponga ad esempio che i dettagli specificati nella tabella di autorizzazione siano i seguenti:

• Limite: 999.999.999
• Responsabile autorizzazione 1 - Gruppo X
• Responsabile autorizzazione 2 - Gruppo Y
• Responsabile autorizzazione 3 - Gruppo Z

Se un responsabile delle autorizzazioni appartiene sia al gruppo X che al gruppo Y e l'opzione Autorizzazione multipla operatore è selezionata, essi potranno eseguire l'autorizzazione sia per il gruppo X che per il gruppo Y. Le due autorizzazioni dovranno tuttavia essere eseguite separatamente.